График отпусков на следующий год

График отпусков на 2020 год надо утвердить не позднее чем за две недели до начала следующего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). То есть не позднее 17 декабря 2019 года. Это обязательный документ для всех организаций. Индивидуальные предприниматели не обязаны составлять график, но при большом количестве работников Роструд все-таки советует его утвердить.

Зачем и кому нужен график отпусков

График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых, кроме того он полезен работодателю. Ведь надо планировать работу компании, заблаговременно выплачивать отпускные (за 3 дня до ухода в отпуск), заменять временно отсутствующего работника и т.д.

Работникам график тоже удобен, ведь они заранее смогут запланировать поездку на отдых.

Обратите внимание на то, что отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются.

Как утвердить график отпусков на 2020 год

Унифицированную форму № Т-7 работодатели использовать не обязаны, но на практике чаще всего используют именно её, тем более, что она есть в бухгалтерских и кадровых программах. 📌 Реклама Отключить

Чтобы известить сотрудников о составлении графика, можно издать приказ, в котором обязать руководителей подразделений собрать у подчиненных их пожелания. Опросные листы руководители подразделений передают в кадровую службу.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии).

С графиком сотрудников надо ознакомить под расписку. Для этого можно использовать лист ознакомления. Хранить график надо минимум один год (п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

📌 Реклама Отключить

Чем опасно отсутствие или несоблюдение графика

Государственная инспекция труда всегда проверяет график отпусков, анализируя, точно соблюдается ли он. Само отсутствие такого графика обойдется компаниям в 50 тыс. рублей штрафа, но вот непредоставление отпуска грозит таким же штрафом уже за каждый случай (т.е. за каждого работника).

Нежелание работников полностью использовать свое право на отпуск (да-да, есть и трудоголики) может обернутся для рабодателя большими штрафами. Так что лучше следить за графиком и не допускать накопления неотгулянных отпусков.

Кто имеет право выбрать время отпуска

Список в таблице не исчерпывающий, могут быть и другие льготные категории. Например, утвержденные ведомственными или внутренними локальными актами организации.

Категория работников

Период предоставления отпуска

Документальное обоснование

Норма

Работники в возрасте до 18 лет Удобное для работника время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя Паспорт гражданина РФ, заявление работника Статья 267, абз. 3 ч. 3 ст. 122 ТК РФ, п. п. 1, 4 Положения о паспорте гражданина РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828)
Женщины Перед началом отпуска по беременности и родам или непосредственно после него, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя Справка медицинской организации, подтверждающая беременность, листок нетрудоспособности по беременности и родам, заявление работницы Абзац 2 ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК РФ, п. 46 Порядка выдачи листков нетрудоспособности (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н), Письмо Роструда от 18.03.2008 N 659-6-0
Непосредственно после окончания отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа работы у данного работодателя Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, заявление работницы Статья 260 ТК РФ
Мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам Период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. Отпуск предоставляется независимо от времени непрерывной работы супруга у данного работодателя Справка с места работы супруги, подтверждающая, что она находится в отпуске по беременности и родам, свидетельство о браке, заявление супруга Часть 4 ст. 123 ТК РФ, ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ
Работник, усыновивший ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев До истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя Решение суда об усыновлении ребенка, заявление работника Абзац 4 ч. 3 ст. 122 ТК РФ, ст. 274 ГПК РФ
Один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет Удобное для работника время.

Отпуск предоставляется до дня достижения ребенком-инвалидом возраста 18 лет

Справка об установлении инвалидности ребенка

Свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка, документ, подтверждающий установление опеки (попечительства) над ребенком

Справка с места работы другого родителя (опекуна, попечителя, приемного родителя) о том, что он не воспользовался правом на предоставление отпуска в порядке, предусмотренном ст. 262.1 ТК РФ

Статья 262.1, ч. 4 ст. 123 ТК РФ, ст. ст. 23, 43 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, ст. 14 Федерального закона от 24.04.2008 N 48-ФЗ, п. п. 6, 7 ст. 145, п. 1 ст. 152 СК РФ, Приложение N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 N 1031н
Лица, награжденные знаком «Почетный донор России», «Почетный донор СССР» Удобное для работника время года Удостоверение к нагрудному знаку «Почетный донор России», «Почетный донор СССР» Пункт 1 ч. 1, 2 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ, Приложение N 7 к Приказу Минздравсоцразвития России от 31.03.2005 N 246
Работники-совместители Период ежегодного оплачиваемого отпуска по основному месту работы, в том числе до истечения шести месяцев работы по совместительству Выписка из графика отпусков (справка) о периоде ежегодного оплачиваемого отпуска с основного места работы Часть 1 ст. 286 ТК РФ
Один из родителей (опекунов, попечителей), имеющий ребенка (детей) в возрасте до 18 лет, если организация-работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности Период сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в организации, осуществляющие образовательную деятельность, расположенные в другой местности Паспорт гражданина РФ, свидетельство о рождении ребенка, справка-вызов, справка с места работы второго родителя, подтверждающая, что он не воспользовался правом на отпуск в указанный период Часть 5 ст. 322 ТК РФ, п. п. 1, 4 Положения о паспорте гражданина РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828), Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Лица:

1) получившие (перенесшие) лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с воздействием радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС или с работами по ликвидации ее последствий;

2) ставшие инвалидами вследствие чернобыльской катастрофы, перечисленные в п. 2 ч. 1 ст. 13 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1

Удобное для работника время Удостоверение получившего(ей) или перенесшего(ей) лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС; ставшего(ей) инвалидом Пункты 1, 2 ч. 1 ст. 13, п. 5 ч. 1 ст. 14, ч. 4 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1, п. 2 Порядка, утвержденного Приказом МЧС России N 728, Минздравсоцразвития России N 832, Минфина России N 166н от 08.12.2006, и Приложение N 1 к нему
Рабочие и служащие, военнослужащие, лица начальствующего и рядового состава ОВД и Государственной противопожарной службы, которые получили профессиональные заболевания, связанные с лучевым воздействием на работах в зоне отчуждения, в том числе инвалиды из числа указанных лиц Удобное для работника время Удостоверение получившего(ей) или перенесшего(ей) лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС; ставшего(ей) инвалидом Пункт 5 ч. 1 ст. 14, ч. 2 ст. 16 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1, п. 2 Порядка, утвержденного Приказом МЧС России N 728, Минздравсоцразвития России N 832, Минфина России N 166н от 08.12.2006, и Приложение N 1 к нему
Лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, перечисленные в п. п. 3, 4 ч. 1 ст. 13 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 Удобное для работника время Удостоверение участника ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС Пункты 3, 4 ч. 1 ст. 13, абз. 1 ч. 1, п. 1 ч. 3, ч. 4 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1, п. 2 Порядка, утвержденного Приказом МЧС России N 727, Минздравсоцразвития России N 831, Минфина России N 165н от 08.12.2006, и Приложение N 1 или N 2 к нему
Лица, эвакуированные из зоны отчуждения или переселенные из зоны отселения либо выехавшие в добровольном порядке из указанных зон, включая детей, в том числе детей, которые в момент эвакуации находились в состоянии внутриутробного развития Удобное для работника время Специальное удостоверение единого образца гражданина, подвергшегося воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС Пункт 6 ч. 1 ст. 13, п. 5 ч. 1 ст. 14, ч. 1 ст. 17 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1, п. 2 Порядка, утвержденного Приказом МЧС России N 228, Минздравсоцразвития России N 271, Минфина России N 63н от 11.04.2006, и Приложение N 1 к нему
Граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 5 сЗв (бэр) Удобное для работника время Удостоверение гражданина, подвергшегося радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне Пункт 15 ст. 2, ст. 5 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ, Приложение N 4 к Порядку, утвержденному Приказом МЧС России от 18.09.2009 N 540
Дети первого и второго поколений граждан, принимавших в 1957 и 1958 гг. непосредственное участие в работах по ликвидации последствий аварии на производственном объединении «Маяк», страдающие заболеваниями вследствие воздействия радиации на их родителей Удобное для работника время Справка установленного образца Статья 12 Федерального закона от 26.11.1998 N 175-ФЗ, п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1, Приложение N 8 к Положению, утвержденному Приказом МЧС России от 24.04.2000 N 229
Лица из подразделения особого риска, перечисленные в п. 1 Постановления ВС РФ от 27.12.1991 N 2123-1 Удобное для работника время Удостоверение участника действий подразделений особого риска Пункт 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1, абз. 1 — 3 п. 2 Постановления ВС РФ от 27.12.1991 N 2123-1, п. 1 Порядка, утвержденного Приказом Министра обороны РФ от 22.09.2016 N 590, и Приложение N 5 к нему
Ветераны боевых действий Удобное для работника время Удостоверение ветерана боевых действий Подпункт 11 п. 1 ст. 16, пп. 4 п. 2 ст. 16, пп. 3 п. 3 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ, п. 1 Инструкции о порядке заполнения, выдачи и учета удостоверения ветерана боевых действий (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.12.2003 N 763); единый образец бланка удостоверения ветерана боевых действий (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.12.2003 N 763)
Супруги военнослужащих Время отпуска супруга-военнослужащего Свидетельство о заключении брака, документ, подтверждающий предоставление отпуска супругу-военнослужащему (например, справка с места службы, выписка из графика отпусков, копия приказа на отпуск) Статья 30 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы Удобное для работника время Удостоверение о присвоении звания, удостоверение к соответствующей государственной награде, орденская книжка награжденного орденами Трудовой Славы трех степеней Часть 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ, п. 9 Инструкции, утвержденной Постановлением Президиума ВС СССР от 11.06.1980 N 2260-X, образцы бланков удостоверений к государственным наградам Российской Федерации, государственным наградам СССР, званию Героя Российской Федерации, бланков Грамоты о присвоении звания Героя Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 07.09.2010 N 1099), образец бланка удостоверения Героя Труда Российской Федерации, бланка Грамоты о присвоении звания Героя Труда Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 29.03.2013 N 294)
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы Удобное для работника время Удостоверение к соответствующей государственной награде Пункты 1, 2 ст. 1.1, п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы», образцы бланков удостоверений к государственным наградам Российской Федерации, государственным наградам СССР, званию Героя Российской Федерации, бланков Грамоты о присвоении звания Героя Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 07.09.2010 N 1099)
Работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска В удобное для работника время в течение текущего рабочего года либо путем присоединения к отпуску за следующий рабочий год Приказ об отзыве работника из ежегодного оплачиваемого отпуска, график отпусков Часть 2 ст. 125 ТК РФ
Работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет Удобное для работника время Свидетельства о рождении детей, заявление работника Статья 262.2 ТК РФ

Если работник имеет право на выбор времени отпуска, лучше взять у него заявление о том, в какое время он хотел бы его получить.При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон. 📌 Реклама Отключить

Можно ли будет изменить график

Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса утвержденный график отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Однако по соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена. Для этого в форме Т-7 предусмотрены графы 8 и 9.

Кроме того, график может быть изменен из-за отзыва работника из отпуска. Вот для такого случая в форме граф нет, но можно использовать графу 10 «Примечания».

Третий случай изменения графика — прием на работу нового сотрудника. В этом случае можно оформить дополнение к Т-7.

Что еще надо учесть

Сведения об отпуске внешнего совместителя вносить не обязательно, но допустимо. Для этого можно запросить у совместителя справку с места основной работы.

Неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы тоже можно включать, а можно не включать.

📌 Реклама Отключить

Следует иметь ввиду, что время отпуска должно быть указано конкретными датами, а не просто месяцем, на этом настаивает Роструд.

Дополнительные отпуска за вредные условия труда должны быть обязательно включены в график.

Cоставлениt графика отпусков

Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.

Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ. Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов <1>.

При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.

Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год. Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя. Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Период отпуска

Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.

Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев. Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е. в 12 месяцев со дня приема работника на работу. С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).

Пример 1. Сотрудник принят на работу 17.11.2014. Планировать отпуск работника на 2014 г. работодателю не нужно, т. к. как он еще не отработал в этом году шести месяцев. Однако в график отпусков на 2015 г. данного работника работодатель уже должен включить. При этом в графике работодатель должен запланировать отпуск данного работника не позднее 20.10.2015 (за 28 дней до окончания первого рабочего года), а минимально — с 17.04.2015 (по истечении полугода после начала работы). Однако в первом случае — это обязанность работодателя, а во втором — обязанность только при наличии такого соглашения между сторонами трудового договора. Если же в графике отпусков время с 17.04.2015 по 20.10.2015 полностью занято предусмотренными отпусками других сотрудников, работающих не первый год, то работодатель обязан предоставить отпуск, который начнется не позднее 20.10.2015. С расчетом, что к годовщине работы (до 17.11.2015) сотрудник уже должен будет отгулять свой ежегодный основной отпуск в 28 календарных дней. Предоставление отпуска ранее не исключается, например, в случае такой возможности и при наличии согласия на это самого работодателя.

Таким образом, Работодатель в графике отпусков обязан предусмотреть отпуск вновь принятого работника с таким расчетом, чтобы окончание данного отпуска при полном исчислении его продолжительности приходилось не позднее годовщины даты приема на работу. По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и ранее этого срока, в том числе ранее истечения шести месяцев непрерывной работы данного сотрудника.

Закон предусматривает несколько Исключений из вышеуказанного правила при утверждении перечня категорий работников и обстоятельств, при которых оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен им работодателем Независимо от стажа работы работника на предприятии (в том числе менее шести месяцев). Категории работников см. в таблице 1.

Таблица 1. Работники, имеющие право на отпуск независимо от стажа работы

N Категория работников Обстоятельство, в силу которого работник обладает льготой в части очередности отпуска Когда работодатель обязан предоставить отпуск Основание/Примечание
1 Мужчина, находящийся в браке Беременность жены В период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам Часть 4 ст. 123 ТК РФ. Обязательность предоставления работником работодателю документов, связанных с подтверждением беременности или периода отпуска жены, закон не устанавливает
2 Одинокий мужчина Имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет В указанное ими время до дня достижения детьми возраста 12 лет Подпункт «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», Распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 N 2275р «О предоставлении отпуска для одиноких работающих мужчин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет»
3 Женщины
4 Беременность Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него Часть 3 ст. 122 ТК РФ Прямого требования о документальном подтверждении факта, с которым закон связывает возникновение льготы по очередности отпусков, закон не установил. Но в случае спорности вопроса работодатель вправе потребовать представления такого документа
5 Работники любого пола Возраст работника — до 18 лет Любое удобное для них время
6 Факт усыновления ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев В указанное ими время Работодатель вправе потребовать представить решение суда об усыновлении ребенка (детей)
7 Работающие у данного работодателя по совместительству Одновременно с отпуском по основной работе Статья 286 ТК РФ. Прямого требования о представлении копии приказа по основной работе о предоставлении отпуска закон не содержит, но в целях выполнения требования указанной нормы такой документ предполагается к представлению работодателю по работе по совместительству

Учет пожеланий работников

Стоит помнить, что при составлении графика отпусков учет желания некоторых категорий работников обязателен. Так, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Поэтому, чтобы избежать многократного внесения изменений в уже утвержденный на год график отпусков, кадровая служба перед его составлением должна запросить у некоторых категорий работников их пожелания о времени отпуска. К таким категориям работников законами отнесены граждане, перечисленные в таблицах 1 и 2.

Таблица 2. Работники, мнение которых при составлении графика отпусков следует учитывать

N Категория работников (их статус) Норма закона, установившая льготу по очередности отпусков для них
1 Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, дети первого и второго поколений граждан, принимавших участие в работах по ликвидации последствий аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча в 1957 и 1958 гг. и страдающие заболеваниями вследствие воздействий радиации на их родителей Пункт 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (далее — Закон N 1244-1), ст. 12 Федерального закона от 26.11.1998 N 175-ФЗ «О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча»
2 Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС Пункт 1 ч. 3 ст. 15 Закона N 1244-1
3 Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), из числа граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне Пункт 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»
4 Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»
5 Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники ВОВ и боевых действий, ветераны труда, военнослужащие и лица начальствующего состава ОВД, Государственной противопожарной службы, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, ставшие инвалидами вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (служебных обязанностей) и др. Подпункт 17 п. 1 ст. 14, пп. 13 п. 1 ст. 15, пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 9 п. 1 ст. 17, пп. 9 п. 1 ст. 18, пп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
6 Супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих) Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»
7 Граждане, награжденные знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР» Пункт 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона РФ от 20.07.2012 N 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»
8 Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы Часть 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического труда, героям труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена трудовой Славы»
9 Сотрудник органов внутренних дел, не реализовавший свое право на основной отпуск в определенный графиком срок (отпуск в удобное для него время до окончания текущего года либо в течение следующего года) Часть 3 ст. 57, ст. 64 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
10 Военнослужащие, имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 16 лет, трех и более детей в возрасте до 16 лет, одинокие военнослужащие, воспитывающие ребенка до 14 лет Подпункты «г», «д», «ж» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 N 1237 «Вопросы прохождения военной службы»
11 Любой работник, которого по инициативе работодателя в связи с производственной необходимостью отозвали из отпуска (за неотгулянные дни отпуска в удобное время в течение текущего рабочего года) Часть 2 ст. 125 ТК РФ
12 Работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в другую местность (ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка к месту поступления на обучение) Часть 5 ст. 322 ТК РФ

Обратите внимание: ТК РФ не вменяет в обязанность работникам представить документы, подтверждающие их льготы на установление очередности отпусков в удобное для них время; также закон не обязывает таких работников-льготников представлять заявления об определении удобного для них времени отпуска До составления и утверждения графика отпусков. Соответственно, и документы, подтверждающие льготы, и заявления они могут направить работодателю в любое время. Такую позицию неоднократно озвучивали и сами инспекции труда (см., например, Памятку работодателю по составлению графика отпусков, размещенную на официальном сайте ГИТ в Хабаровском крае <2>).

Лица с семейными обязанностями

Законодательством РФ не установлена гарантия предоставления отпуска в определенное время (например, летом) лицам с семейными обязанностями (см. гл. 19 и 41 ТК РФ). Однако имеется не отмененное Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», пп. «б» п. 3 которого установил для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время. В соответствии со ст. 423 ТК РФ указанный нормативный правовой акт можно применять постольку, поскольку он не противоречит ТК РФ.

Следует добавить, что Решением Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440 названная норма признана не противоречащей положениям ТК РФ и не носящей дискриминационный характер по отношению к другим работникам.

Стаж работы

Многолетняя работа на предприятии не гарантирует работнику «льготного» положения при определении очередности и времени отпуска. Напомним, что отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

Другими словами, здесь работодатель не связан требованиями ч. 2 ст. 122 ТК РФ, поэтому ограничений по стажу работы в текущем году, необходимому для предоставления отпуска, нет. Если работодатель при составлении графика отпусков учитывает пожелания работников, то работнику в будущем году отпуск может быть предоставлен и через два месяца после прошедшего ежегодного отпуска в текущем году, то есть через любое, даже небольшое время после очередного отпуска.

Если же работник не относится к льготным категориям, то работодатель не обязан удовлетворять просьбу сотрудника, но может пойти ему навстречу, если это возможно.

Заявление о переносе отпуска может быть написано:

— если время отпуска по графику прошло и работник по каким-то причинам не отгулял весь отпуск или его часть. Обычно такая необходимость возникает, если сотрудник был отозван из отпуска или заболел во время его;

— если сотрудник просит о новых датах до отпуска, указанного в графике отпусков. Тогда можно как написать обычное заявление, так и сослаться на утвержденный график.

Если работодатель обязан предоставить отпуск работнику по его желанию или если он не против просьбы сотрудника о переносе дат отдыха, он должен издать приказ.

Как поступить с графиком отпусков в случае изменений? Если меняется период отпуска, то все данные, связанные с переносом отпуска, предусмотрены в документе. Так, дату следует поставить в графе 7 «Дата фактическая» графика отпусков после того, как сотрудник фактически использует отпуск. В графах 8 — 10 графика указываются причины изменений. В графе 8 «Основание (документ)» отразите реквизиты приказа о переносе отпуска, в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новый период отдыха. Графу 10 «Примечание» заполнять не обязательно, но там можно указать причины переноса отпуска, например то, что отпуск перенесен в связи с уходом в отпуск по беременности и родам супруги работника, как в примерах 3 — 4.

Некоторые специалисты вносят изменения в график отпусков, издавая соответствующий приказ. Наиболее вероятен случай, когда в график вносятся дополнения в связи с приемом нового сотрудника уже после утверждения документа. Однако документами, подтверждающими правомерное использование ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудником, который трудится у работодателя первый год, являются заявление и приказ об отпуске.

* * *

Подведем итоги. Отпуск должен предоставляться работнику каждый год в количестве не менее 28 дней (или более — в силу норм законодательства).

В графике отпусков должны быть предусмотрены отпуска работников, которые были приняты и после составления графика, если к моменту окончания года сотрудник проработает на предприятии 11 месяцев. Причем закон позволяет предусмотреть и предоставить отпуск таким «новичкам» и ранее этого срока, в том числе ранее шести месяцев стажа работника на данном предприятии.

Указанные изменения необходимо отражать в графике отпусков, внося в ранее утвержденный график изменения и/или дополнения и утверждая их приказом работодателя.

В некоторых случаях работодатель обязан запрашивать мнение по вопросу удобного времени будущего отпуска и учитывать его при составлении графика отпусков на следующий год.

Закон не налагает на сотрудника обязанность представлять работодателю при приеме на работу или перед составлением графика отпусков на очередной год документы, подтверждающие его право на отпуск в удобное для него время.

Работник, обладающий в силу закона правом на отпуск в удобное для него время, может выразить свое желание взять отпуск в любой момент, а не тогда, когда утверждается график отпусков. При этом внесенная в график информация о том, что ему предусмотрен отпуск, например, зимой, не будет иметь правового значения для реализации его права на отпуск в удобное для него время.

Если самим законом сотрудник не отнесен к «льготной» категории работников, имеющих право выбора времени отпуска в удобное для них время, отпуск ему может быть запланирован самим работодателем и без учета его мнения.

Как видите, работодатель наделен большими правами в части определения очередности отпусков и приоритетного времени их предоставления работникам. Он, по сути, вправе предоставить отпуска не в «сезон» под предлогом того, что предоставление отпуска летом негативно скажется на производственном процессе. Но большинство работодателей в целях исключения конфликтных ситуаций по поводу очередности отпусков и соблюдения интересов работников перед составлением графика отпусков на будущий год все-таки руководствуются пожеланиями работников (запрашиваемых у них с учетом мнения их непосредственных руководителей), а не только нормами закона и правом на свое усмотрение устанавливать очередность отпусков.

Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

См. все связанные документы >>>

1. Предоставление оплачиваемых отпусков определяется ежегодно графиком на календарный год. Этот график составляется работодателем и утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Этот локальный нормативный акт обязателен как для работника, так и для работодателя. График отпусков доводится до сведения всех работников, а о конкретной дате реализации отпуска работником — за 2 недели до его начала. Поэтому за 2 недели до начала отпуска работодатель в письменном виде должен известить работника о времени начала отпуска и времени его окончания.

При нарушении этого порядка отпуск по заявлению работника переносится на другой срок.

2. Использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для работников время могут лишь работники, специальное право которых закреплено в комментируемой статье и других нормативных актах. Это следующие категории лиц:

работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК);

Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);

Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);

инвалиды войны (подп. 17 п. 1 ст. 14 Закона «О ветеранах»);

участники ВОВ из числа лиц, указанных в подп. «а» — «ж», «и» п. 1 ст. 2 Закона «О ветеранах» (подп. 13 п. 1 ст. 15 Закона «О ветеранах»);

ветераны боевых действий (подп. 11 п. 1, подп. 4 п. 2 и подп. 3 п. 3 ст. 16 Закона «О ветеранах»);

военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее 6 мес., военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период (п. 9 ст. 17 Закона «О ветеранах»);

лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда» (подп. 9 п. 1 ст. 18 Закона «О ветеранах»);

лица, работавшие в период ВОВ на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог (подп. 10 п. 1 ст. 19 Закона «О ветеранах»);

граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»). Имеют право на получение дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней:

граждане, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, и инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

граждане (в том числе временно направленные или командированные), принимавшие в 1988 — 1990 гг. участие в работах по ликвидации последствий чернобыльской катастрофы в пределах зоны отчуждения или занятые в этот период на эксплуатации или других работах на Чернобыльской АЭС; военнослужащие и военнообязанные, призванные на специальные сборы и привлеченные в эти годы к выполнению работ, связанных с ликвидацией последствий чернобыльской катастрофы, независимо от места дислокации и выполнявшихся работ, а также лица начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, проходившие в 1988 — 1990 гг. службу в зоне отчуждения (п. 1 ст. 15 Закона «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»).

Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих. При этом продолжительность отпуска супругов военнослужащих может быть по их желанию приравнена к продолжительности отпуска военнослужащих. Часть отпуска супругов военнослужащих, превышающая продолжительность ежегодного отпуска по основному месту их работы, предоставляется без сохранения заработной платы (п. 11 ст. 11 Федерального закона «О статусе военнослужащих»).

Работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по требованию работника независимо от графика:

женщине, которая пожелала уйти в отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК);

лицу, работающему по совместительству, при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК);

по просьбе одного из работающих родителей (опекуна, попечителя) ребенка в возрасте до 18 лет предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности. При наличии 2 и более детей отпуск для указанной цели предоставляется 1 раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК).

3. Если работник не может по уважительным причинам использовать отпуск в срок, указанный в графике, он имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением, в котором указывает причины переноса отпуска на другой срок. По договоренности с работодателем срок использования отпуска работником может быть перенесен на другое время.

При перенесении срока использования отпуска на другое время по причинам, указанным в ст. 124 ТК, либо по другим причинам, когда по соглашению сторон трудового договора время использования отпуска изменено, в график отпусков вносятся изменения.

В тех случаях, когда работник имеет право на выбор времени использования отпуска, при составлении графика целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск.

4. При изменении графика использования очередного отпуска следует иметь в виду, что, как правило, отпуск можно переносить только в рамках того рабочего года, за который он предоставляется, и нельзя менять время использования отпуска тем работникам, которым законодательством в качестве льготы установлено право на получение отпуска, например, в летнее время.

5. Форма Т-7 «График отпусков» утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Эта форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Унифицированная форма N Т-7

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика отпусков по форме Т-7 .docСкачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 .doc

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *