Исправления в авансовых отчетах допускаются

Содержание

Вносим исправления в авансовый отчет

Согласно абз. 2 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» авансовый отчет проверяется главным бухгалтером или бухгалтером, утверждается руководителем в срок, установленный руководителем. Однако данное указание не включает авансовый отчет в перечень кассовых документов.
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, утвердившим форму авансового отчета, авансовый отчет является первичным учетным документом.
Следовательно, исправлять авансовый отчет следует по правилам бухгалтерского учета.
На основании п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Пункт 16 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» содержит запрет только на исправление кассовых и банковских документов, а в остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибка в первичных учетных документах исправляется следующим образом (раздел 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105, Письмо Минфина России от 31.03.2009 № 03-07-14/38):
• зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы, зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• ставится надпись «исправлено»;
• подтверждается подписью лиц, подписавших документ;
• проставляется дата исправления.
Утвержденный авансовый отчет содержит подписи: руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и подотчетного лица (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).
Таким образом, в авансовом отчете аккуратно одной чертой зачеркивается неверная сумма, надписывается правильная сумма, ставится надпись «исправлено», дата исправления. Исправление заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и подотчетного лица.

Н.А. Спиридонова,
руководитель консультационно-аналитического отдела
Группы компаний «Ю-Софт»

19 Октября 2014Касса: продолжаем осваивать новые правила

Лимит, подотчет, кассовая книга в ОП, оформление движения наличных у ИП — новые вопросы по порядку ведения кассы возникают постоянно. Продолжаем разбираться, как с учетом последних изменений работать с наличными.

Как установить лимит, если деньги в кассу поступают только от подотчетников

(?) Интересует расчет по объему выдачи наличных. Поступления выручки в кассу нет. Подскажите, как определить показатель Nn (промежуток времени между получениями денежных средств по чеку в банке), если денежные средства по чеку из банка ни разу не поступали. Деньги снимают подотчетники по корпоративным картам, а неизрасходованный остаток они вносят в кассу. И сдавать эти наличные в тот же день в банк не всегда получается. Возможно ли вообще при такой схеме установить лимит остатка денежных средств в кассе?

Л. Осинникова, г. Орел

Ответ

Существующая формула не позволяет вам установить ненулевой лимит, так как Nn равен нулю. Проще всего в такой ситуации дважды выдать деньги под отчет не через корпоративные карты, а из кассы наличными, сняв их предварительно в банке. Интервал между этими двумя снятиями должен быть больше 7 дней. Лимит ведь можно рассчитать и по кассовым расходам даже 1 дня (так как продолжительность расчетного периода ограничена только сверху). В результате у вас появятся показатели, необходимые для установления лимита по второй формуле <1>:

— объем выдач наличных из кассы;

— Nn. Он будет равен 7 рабочим дням.

Такое установление лимита не обязывает вас в будущем снимать деньги с расчетного счета.

Авансовый отчет исправить можно

(?) В ГК, 2014, N 12 вы написали, что в Указании закреплена возможность вносить исправления в кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, которые ведутся на бумаге, а также в расчетно-платежные и платежные ведомости.

А как же авансовый отчет — допустимы ли исправления в нем? В самом Указании говорится, что исправления можно вносить во все предусмотренные им документы, кроме ПКО и РКО.

Г. Сачкова, г. Кемерово

Ответ

Исправления в авансовом отчете допустимы сейчас и были допустимы раньше, до вступления в силу Указания. Дело в том, что Указание не устанавливает порядок составления авансового отчета и не содержит ссылки на обязательную его форму. Поэтому и возможность исправлений в нем регулируется вовсе не порядком ведения кассовых операций.

Авансовый отчет — это первичный документ бухучета. И исправлять его нужно по установленным в бухучете правилам. Они, в общем-то, совпадают с правилами, установленными для исправления кассовой документации <2>: нужны дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: даже если исправления касаются только заполняемой бухгалтером части авансового отчета, заверять их своей подписью должны все, кто участвовал в его составлении, в том числе и подотчетник, и утвердивший его директор (уполномоченное им лицо).

Штраф за отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении

(?) Теперь в Указаниях ясно сказано, что у каждого ОП, в том числе и такого, которое не сдает деньги в банк, должна быть своя кассовая книга <3>. Есть ли наказание за ее отсутствие в таких ОП? В ч. 1 ст. 15.1 КоАП это нарушение не названо в числе тех, за которые положен штраф.

Е. Марченко, г. Пермь

Ответ

Налоговики и раньше штрафовали за неведение в обособленном подразделении своей кассовой книги по ч. 1 ст. 15.1 КоАП <4>. А вот правомерность такого штрафа зависит от того, учтены ли кассовые операции ОП в какой-либо другой ведущейся в организации кассовой книге (головного подразделения или другого обособленного подразделения):

<если> нет, то это однозначно является неоприходованием наличных, за которое в КоАП предусмотрен штраф <5>. Ведь именно внесение в кассовую книгу записей о ПКО и РКО и является полным оприходованием наличных <6>;

<если> да, то правомерность штрафа под вопросом, и пока сложно предсказать, как на этот вопрос станут отвечать суды. С одной стороны, выручку организация оприходовала, пусть и не в той кассовой книге. ОП — не самостоятельное юрлицо, а часть организации. И от того, что записи сделаны в книге другого подразделения, они не перестают быть записями в кассовой книге организации. Такой подход суд поддержал в период действия прежних правил ведения кассовых операций <7>. С другой стороны, есть вероятность, что теперь, когда в правилах ведения кассовых операций четко указано, что у каждого ОП должна быть своя кассовая книга, учет операций не в той книге инспекция будет приравнивать к неоприходованию и за это штрафовать. Тем более что и раньше бывало, что судьи признавали неведение книги в ОП нарушением <8>.

ИП может вести кассу без правил

(?) Как доказать налоговой, что если ИП составляет в отдельных случаях ПКО и РКО (например, когда нужно подтвердить факт и дату передачи денег), то это не обязывает его постоянно вести кассу с соблюдением всех правил? Вправе ли ИП вести кассовую книгу без учета установленных Указанием требований к ней, то есть для себя — как источник данных для налогового учета (так настроена программа, которой мы пользуемся)?

А. Ермилина, г. Тверь

Ответ

Составьте документ о том, что с такого-то числа ИП пользуется своим правом не оформлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу <9>. И здесь же отдельно оговорите, что эти документы могут оформляться для нужд внутреннего учета ИП и/или в качестве первичных документов в налоговых целях с соблюдением общих требований к первичке, установленных Законом о бухучете <10>, но без соблюдения требований к кассовым документам, установленных Указанием.

Кстати, по некоторым хозяйственным операциям факт и дату передачи денег можно подтвердить без составления ПКО и РКО, просто добавив строки для подписей о выдаче и о получении денег (с указанием даты) в первичный документ, которым оформляется операция. Например, такими строками можно дополнить:

— заявление покупателя — для подтверждения выдачи покупателям денег за возвращаемый не в день покупки товар;

— заявление о выдаче денег под отчет — для подтверждения получения денег подотчетником;

— авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами — для подтверждения возврата неизрасходованного остатка.

Не всегда нужен ПКО и для подтверждения доходов. Основанием для записи о выручке в книге учета доходов и расходов будут те документы, которые у организаций являются основанием для составления ПКО на выручку, — Z-отчеты ККМ, БСО, копии товарных чеков <11>.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ
ИП, которые применяют ККТ, от ведения журнала кассира-операциониста не освобождены <12>.

Учредителям-неработникам деньги под отчет не выдают

(?) Учредитель ездит с директором и другими работниками в командировки, иногда покупает что-то для организации и берет на это наличные в кассе организации. Прочла у вас, что деньги под отчет теперь можно выдавать не только тем, с кем заключен трудовой договор. Означает ли это, что учредитель тоже может быть подотчетником?

Е. Черемискина, главбух

Ответ

На учредителя это не распространяется. Деньги под отчет теперь можно выдавать физлицам, работающим с организацией по гражданско-правовому договору <13>, например подряда или оказания услуг. А отношения учредителя и фирмы построены вовсе не на основании такого договора. Другое дело, если с учредителем у вашей организации заключен какой-либо не связанный с его «учредительством» гражданско-правовой договор, на исполнение которого и требуются деньги (например, договор оказания услуг на поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров, сбор и анализ необходимой вашей компании информации и т.п.).

Работающим по гражданско-правовым договорам не обязательно выдавать деньги под отчет

(?) Наш вопрос связан с тем, что Указание предусматривает выдачу денег под отчет не только работникам, но и физлицам (не ИП), с которыми у организации (ИП) заключены договоры подряда и оказания услуг <13>.

Если такое физлицо должно для выполнения договора закупить что-то за счет и от имени организации, то выдавать ему наличные именно под отчет (с соблюдением всех правил — заявление, авансовый отчет, невозможность выдачи денег при наличии задолженности по предыдущему подотчету) мы обязаны или это только наше право?

Т. Скорнякова, бухгалтер

Ответ

Вы по-прежнему вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора». В Указании не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет. Там просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в такой договор пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Может ли ИП в зарплатных ведомостях оставлять пустой строку, предназначенную для реквизитов РКО

Л. Смолина, г. Солнечногорск

Ответ

От оформления зарплатных ведомостей ИП никто не освобождал. А форма ведомости обязательна <14>, поэтому ни изменить ее, ни разработать свою форму ИП не вправе. И раз графа есть, ее нужно заполнять. Укажите в ней «Не оформляется в соответствии с п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 N 3210-У».

Схемы исправления старых ошибок

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.

Содержание журнала № 6 за 2013 г.Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Как исправить ошибку прошлых периодов в бухучете, налогах и страховых взносах с учетом и официальных, и негласных правил

Ошибки неприятны сами по себе. А если за них могут еще и оштрафовать, совсем невесело. Избежать штрафов можно, если вовремя и правильно все исправить. Эта статья посвящена исправлению ошибок прошлых периодов. Поскольку с текущими периодами, как правило, сложностей не возникает.

Исправляем прошлогодние ошибки в бухучете

Новый Закон о бухучете ничего не изменил в этом вопросе. Таким образом, исправлять ошибки прошлых лет надо по всем знакомой схеме.

1п. 6 ПБУ 22/2010; 2п. 3 ПБУ 22/2010; 3п. 14 ПБУ 22/2010; 4п. 9 ПБУ 22/2010; 5подп. 2 п. 9 ПБУ 22/2010; 6пп. 6—8 ПБУ 22/2010

(1) Критерий существенности ошибки вы определяете и устанавливаете сами. Его надо закрепить в учетной политикеп. 3 ПБУ 22/2010; п. 4 ПБУ 1/2008

Исправляем налоговые ошибки

Под ошибками мы будем понимать неверный расчет в декларации (уже поданной вами в инспекцию) каких-либо сумм, влияющих на расчет налога. Если же вы нашли какие-то неточности в учете до подачи декларации, то просто исправьте их до ее составления.

Универсальный способ исправления ошибок — представить уточненную декларацию за тот период, в котором ошибка была допущена (далее — «ошибочный» период). Поэтому сразу хотим обратить внимание на особенности составления и представления в инспекцию уточненной декларации:

  • составлять ее надо по форме, действовавшей в период совершения ошибкип. 5 ст. 81 НК РФ;
  • на титульном листе декларации надо указать номер корректировки;
  • уточненная декларация должна включать в себя не только исправляемые данные, а все показатели, в том числе и те, которые были изначально верные;
  • к уточненной декларации инспекторы часто рекомендуют приложить сопроводительное письмо с описанием сложившейся ситуации и копии платежек, подтверждающих уплату недоимки и пеней (если такая уплата требовалась, например, чтобы избежать штрафовп. 4 ст. 81 НК РФ).

Однако конкретный порядок исправления ошибки зависит от вида налога и от того, к чему привела ошибка: к занижению суммы налога или ее завышению.

Ошибки, занизившие налог

Если в результате ошибки сумма налога была занижена, то корректировки надо внести по следующей схеме. Причем не имеет значения, какой именно налог вы занизили.

1пп. 2, 3 ст. 81 НК РФ

(1) Срока для представления уточненной декларации нет. Однако штрафа за занижение налога не будет, только если ошибка обнаружена и исправлена до того, как сама инспекция нашла такую ошибку либо назначила выездную проверку по налогу за этот периодподп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ

Если вы подадите уточненку, но до этого не заплатите недоимку и пени, то вас могут оштрафовать за несвоевременную уплату налогаподп. 1 п. 4 ст. 81, ст. 122 НК РФ. Правда, подача уточненки в таком случае может быть смягчающим обстоятельством, сославшись на которое, вы сможете уменьшить штрафподп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ; Постановления ФАС МО от 16.07.2012 № А40-90732/11-91-391, от 22.05.2012 № А40-41701/11-91-182; ФАС СЗО от 22.05.2012 № А05-8232/2011.

Ошибки, завысившие налог

Ошибки, которые привели к переплате налогов, можно вообще не исправлять, ведь так вы бюджету хуже не сделаете. Но исправление таких ошибок выгодно самой организации — зачем же понапрасну расставаться с деньгами?

Если вы вносите какие-либо исправления в расчет налога, то должны в случае документальной проверки суметь доказать, что налоговая база прошлого периода была рассчитана неверно. Это означает, что у вас на руках должны быть не просто документы, подтверждающие конкретные доходы или расходы. Вам надо иметь все иные первичные документы, которые были учтены при расчете налога за тот год, в котором допущена ошибка.

Особенности исправления ошибок зависят от вида завышенного налога.

Налог на прибыль и НДС можно исправить двумя способами: или подав уточненку, или исправив их текущим периодом. Но сразу оговоримся: при исправлении ошибок, допущенных при расчете НДС, приводимая ниже схема применима только к тем из них, которые связаны с расчетом налоговой базы. То есть были завышены облагаемые доходы, неправильно применена ставка налога (18% вместо 10%) и так далее.

(1) Риск связан с тем, что проверяющие считают: исправление ошибок, приведших к переплате налога, ограничено сроком, отпущенным НК на зачет и возврат налоговп. 1 ст. 78 НК РФ; Письмо Минфина от 05.10.2010 № 03-03-06/1/627. Если вы готовы пойти на риск, то он оправдан, только если ошибка привела к переплате налога. Ведь только в этом случае вы соблюдаете все условия для исправления ошибок, предусмотренные НК РФст. 54 НК РФ

(2) Учтите, что уточненная декларация, по которой сумма налога уменьшается, — повод для назначения выездной проверки уточняемого периода (в том числе и повторной)п. 10 ст. 89 НК РФ

Исправить ошибку в расчете налога на прибыль в текущем периоде можно так:

  • <если>ошибка связана с неправильным учетом расходов или убытков — отражаете «забытые» расходы и убытки в текущем периодеп. 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина от 30.01.2012 № 03-03-06/1/40:
  • <или>как расходы прошлых лет, выявленные в текущем периоде;
  • <или>как обычные текущие расходы;
  • <если>ранее были завышены облагаемые доходы — признаете ошибочно учтенные суммы в составе внереализационных расходов текущего периода — в качестве убытка прошлых летп. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81, подп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Исправить ошибку в расчете налоговой базы по НДС в текущем периоде, если ориентироваться на НК, можно такп. 1 ст. 54 НК РФ:

  • <если>ошибка связана с неверным выставлением счета-фактуры покупателю/заказчику, то:
  • составляете исправительный счет-фактуру в двух экземплярах и заполняете строку 1а «Исправления…»подп. «б» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее — Постановление № 1137);
  • делаете исправительные записи в книге продаж за текущий квартал, для этого:

— первоначальный счет-фактуру регистрируете, отражая суммовые данные с минусом;

— исправленный счет-фактуру регистрируете в обычном порядке;

  • <если>ошибка не затронула выставленные счета-фактуры, то корректируете данные книги продаж. К примеру, если в ней был ошибочно зарегистрирован дважды один и тот же счет-фактура, то в книге продаж текущего периода можно зарегистрировать его суммовые данные со знаком минус.

Однако учтите, что данная схема применима для исправления ошибок в НДС, только если ориентироваться на Налоговый кодекс. Ведь в Правилах ведения книги продажутв. Постановлением № 1137 нет ни слова об исправлении ошибок в текущем периоде. Более того, эти Правила предусматривают регистрацию исправленных счетов-фактур в дополнительном листе книги продаж за квартал излишнего начисления НДСп. 11 Правил ведения книги продаж; п. 3 Правил заполнения дополнительного листа книги продаж, утв. Постановлением № 1137. То есть Правила как бы предлагают исправлять все ошибки только в периоде их совершения. За разъяснениями мы обратились к специалистам ФНС.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДУМИНСКАЯ Ольга Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

“При необоснованном завышении налоговой базы по НДС в одном из прошлых кварталов (к примеру, при ошибочном включении сумм в облагаемые НДС операции), ошибку нужно исправить. Пункт 1 ст. 54 Налогового кодекса предусматривает возможность исправления таких ошибок в текущем периоде. Однако тогда следовало бы в книге продаж за текущий период отразить операцию со знаком минус. А Правила ведения книги продаж, утвержденные Постановлением № 1137, не предусматривают подобных записей. Поэтому для того, чтобы исправить ошибку в такой ситуации, надо заполнить дополнительный лист книги продаж за тот период, когда была допущена ошибкап. 3 разд. 4 приложения № 5, утв. Постановлением № 1137. То есть исправить ее текущим периодом, учитывая утвержденные Правительством Правила, не получится.

Не исключаю, что на местах налоговые инспекторы могут предъявить организации претензии за занижение базы по НДС текущего периода и привлечь к ответственности по ст. 122 НК РФ”.

Получается, что налог на прибыль текущим периодом исправлять можно без опаски. А вот про НДС такого однозначно сказать нельзя. Однако нормы НК, несомненно, имеют больший вес, чем Правила ведения книги продаж. И наверняка арбитражные суды с этим согласятся.

Если же ошибка связана с занижением вычетов по НДС, ее нужно исправлять в особом порядке. Ведь вычеты НДС не участвуют в формировании налоговой базы (которая определяется как стоимость реализованных товаров (работ, услуг)п. 1 ст. 154 НК РФ). Таким образом, принятие вычета, относящегося к прошлому налоговому периоду, не приводит к перерасчету налоговой базы текущего налогового периодаПисьмо Минфина от 25.08.2010 № 03-07-11/363. А значит, приведенная выше схема вообще не применима.

Остановимся подробнее на заявлении забытых вычетов входного НДС — когда вы не отразили счет-фактуру в книге покупок в том периоде, в котором у вас возникло право на вычет.

1Постановления Президиума ВАС от 15.06.2010 № 2217/10, от 30.06.2009 № 692/09

(1) Минфин считает, что вычет надо заявлять только в том квартале, в котором право на вычет появилось, и действующими Правилами ведения книги покупок не предусмотрена регистрация счетов-фактур в более поздних кварталахПисьма Минфина от 13.02.2013 № 03-07-11/3784, от 14.12.2011 № 03-07-14/124. Однако у Высшего арбитражного суда иная позиция, и ее должны придерживаться нижестоящие судыПостановления Президиума ВАС от 22.11.2011 № 9282/11, от 15.06.2010 № 2217/10, от 30.06.2009 № 692/09

Если же вы отразили счет-фактуру своевременно — в том периоде, в котором у вас появилось право на этот вычет, однако затем обнаружилось, что ошибка допущена в самом счете-фактуре, ситуация складывается следующая. Поставщик должен выставить вам исправленный счет-фактуру. А вам нужно:

  • снять вычет в прошлом периоде, отразив в дополнительном листе к книге покупок суммы неправильного счета-фактуры со знаком минус;
  • подать уточненную декларацию за квартал, в котором был отражен неправильный счет-фактура;
  • отразить в книге покупок текущего периода показатели исправленного счета-фактуры;
  • <если>готовы поспорить с инспекцией — снять вычет в прошлом периоде (как уже было описано выше), но в том же периоде и принять к вычету НДС по исправленному счету-фактуре. Большинство судов такой подход поддерживаютПостановления Президиума ВАС от 03.06.2008 № 615/08, от 04.03.2008 № 14227/07; ФАС ЦО от 20.08.2012 № А35-8786/2011; ФАС МО от 07.09.2011 № А40-136255/10-129-436; ФАС УО от 24.05.2011 № Ф09-1652/11-С2; ФАС ПО от 12.04.2011 № А55-14064/2009. Если исправление ошибки не привело к уменьшению суммы налога, то пени платить вообще не придется. А вот уточненная декларация понадобится (если сумма НДС в ошибочном счете-фактуре не совпадает с суммой налога в исправленном счете-фактуре).

Налог на имущество. Исправить ошибку можно, только подав уточненную декларацию за «ошибочный» период.

Виной тому форма декларации и особенности расчета имущественного налога. Ведь в ней отражается остаточная стоимость основных средств только текущего года. Если вы ошиблись со стоимостью ОС в прошлом году и исправите ее в отчетности по налогу на имущество текущего периода, то у вас будет правильно рассчитан лишь налог за последний квартал. А суммы налога за предшествующие периоды не изменятся.

Земельный налог. И тут не обойтись без уточненки. Ведь декларация по земельному налогу составлена аналогично «имущественной»: в ней невозможно отразить перерасчеты налога за прошлые годы.

Но результат исправления ошибок по налогу на имущество и земельному налогу повлияет на расчет налога на прибыль только в текущем периоде — излишне начисленные ранее суммы земельного и имущественного налога можно включить в доходы на момент обнаружения ошибки. Нет необходимости снимать расходы задним числом, подавая уточненку по прибыли. Ведь ранее вы обоснованно включали начисленные налоги в «прибыльные» расходыПостановление Президиума ВАС от 17.01.2012 № 10077/11.

Исправляем ошибки по страховым взносам

Прежде чем их исправлять, определитесь, а точно ли это ошибка прошлого периода. К примеру, если вы ошибочно начислили работнику в прошлом периоде меньше, чем нужно, на сумму страховых взносов прошлого периода это повлиять не должно. Ведь доначисление дохода вы отразите текущим периодом — и в текущем периоде эта выплата должна быть учтена для целей расчета страховых взносов. В таком случае не нужно ни доплачивать взносы за прошлые периоды, ни начислять и уплачивать пени.

Но если это все же ошибка прошлого периода, за который уже сдана отчетность, и она привела к занижению взносов, ее надо исправлять. Вот какой вариант исправления ошибок, приведших к недоплате взносов, предлагают внебюджетные фонды.

(1) Это связано с тем, что инспекторы могут вносить в программу только данные, содержащиеся в текущей отчетности

Если же вы хотите исправить ошибку, приведшую к завышению взносов, можно отразить ее исправление в текущей отчетности (уменьшив в отчетном периоде базу по взносам)ч. 2 ст. 17 Закона № 212-ФЗ. Можно составить и уточненную отчетность, но ее вам в электронной форме сдать вряд ли удастся. Так что придется подавать ее либо лично, либо отсылать по почте.

***

При исправлении ошибок не забудьте составить бухгалтерскую справку. В ней надо отразить не только суть выявленной ошибки, но и то, как вы ее исправляете и в каком периоде. Такая справка — первичный документ, обосновывающий ваши записи и в бухгалтерском учете, и в налоговомст. 313 НК РФ; п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Ошибки — исправление»:

Исправляем ошибки в первичных документах

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 июля 2018 г.

Содержание журнала № 14 за 2018 г.Л.А. Елина,
ведущий эксперт Большинство первичных документов можно исправлять. В начале этого года налоговая служба внесла смуту, заявив, что существует лишь один допустимый способ исправления первички. А спустя несколько месяцев ФНС сама же себя и поправила.

Формы первичных документов в электронном виде можно найти:

раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

Какие первичные документы исправлять можно, а какие — нет

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документып. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н:

•приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

•расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

•платежные поручения и иные банковские документы.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый. Отметим, что авансовый отчет и кассовая книга не являются кассовыми документами. Следовательно, в них возможны исправления.

Также не допускается внесение исправлений в БСО, выдаваемые вместо чеков ККТп. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.

В остальных первичных учетных документах ошибки исправлять можно. Но исправление должно быть заверено лицами, которые изначально подписали исправляемый документ, с указанием фамилий и инициалов. Также должна быть указана дата внесения исправленийч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н. Если же работник, подписавший первоначальный документ, уже уволился, исправления визирует либо руководитель организации, либо другой сотрудник, уполномоченный на подписание таких документов.

Однако не все ошибки нужно исправлять. Так, Минфин считает, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, вообще можно не исправлять. К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т. д.ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ Наличие несущественных ошибок в первичке не препятствует признанию соответствующих расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учетеПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@).

Справка

Счет-фактура не относится к первичным документам, при его исправлении действуют особые правила. Независимо от того, каким способом вы исправили ошибку, допущенную в первичном документе на реализацию товаров (работ, услуг), для исправления ошибки в счете-фактуреподп. «б» п. 1, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137:

•составляется новый, исправленный счет-фактура с тем же номером и датой;

•в строке 1а «ИСПРАВЛЕНИЕ № ___ от «__» ___________» указываются, соответственно, номер и дата исправления;

•в графы и строки счета-фактуры, в которых были допущены ошибки, вносятся верные данные;

•остальные графы и строки исправленного счета-фактуры заполняются так же, как и первоначального.

Правила исправления первички

В Законе о бухучете нет четкого порядка внесения исправлений в первичные учетные документы. В январе 2018 г. ФНС в своем Письме разъяснила, что если в первичном документе, принятом к бухучету, обнаружена ошибка, то нельзя ее исправить, заменив первичный учетный документ новымПисьмо ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264. Исходя из этого Письма многие сделали вывод, что налоговая служба признает лишь один способ исправления первички — традиционный (иногда называемый корректурным).

Напомним, при традиционном способе исправления вносятся непосредственно в документ, в котором обнаружена ошибка. Неправильные данные зачеркиваются, вписываются верные. Затем ставятся дата, надпись «Исправлено». Исправления должны заверить лица, подписавшие первоначальный документразд. 4 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105; ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Некоторые фирмы предпочитают электронную первичку бумажной. Так вот, двусторонний электронный документ нельзя подписать одному контрагенту ЭП, а второму — собственноручной подписью

Учтите, что если изначально документ был выставлен в нескольких экземплярах (к примеру, один — для продавца, другой — для покупателя), то в каждый должны быть внесены одинаковые исправления. Ведь экземпляры должны быть идентичны друг другу. Иначе внесенные исправления не будут иметь законной силыПостановление 1 ААС от 30.06.2015 № А43-27322/2014.

Однако уже в марте 2018 г. налоговая служба выпустила дополнительные разъяснения к своему январскому ПисьмуПисьма ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@. Первичный документ можно исправить, составив исправленный, — так же, как при обнаружении ошибок в счетах-фактурах составляется исправленный счет-фактураПравила заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

При таком «счет-фактурном» способе исправления надо:

•оформить исправленный документ с тем же номером и датой, что и первоначальный первичный учетный документ;

•в остальные строки и графы вписать показатели первоначального первичного учетного документа с правильными значениями.

•документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);

•документ о передаче товаров при торговых операциях;

•документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру.

Отметим, что Минфин тоже считает правомерным исправление первички любым из двух вышеуказанных способовПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

Совет

В ситуации, когда проверяющие смогут обнаружить, что существовал первоначальный документ, в котором была ошибка, не стоит просто заменять ошибочную первичку на новую без указания на то, что в нее внесены исправления. Правда, некоторым организациям в судах удается отстоять такой вариант исправления первички и признание на ее основании расходов в налоговом учетеПостановления АС ПО от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017; ФАС МО от 31.05.2011 № КА-А40/4937-11.

Тем не менее этот способ исправления первички многие используют, если есть возможность уничтожить все следы существования документа с ошибкой. К примеру, в случае когда это внутренний документ организации или фирма может договориться с контрагентом, чтобы он вернул первоначальный документ взамен его нового варианта.

Пример традиционного исправления первички

Рассмотрим такую ситуацию: заказчик и исполнитель подписали договор об оказании услуг. Их стоимость определена в сумме 34 800 руб.

Однако в акте об оказании услуг, подписанном сторонами договора 20.06.2018, была допущена ошибка. Стоимость оказанных услуг указана неверно — 38 400 руб. Обнаружилась эта ошибка в следующем месяце. Чтобы исполнителю правильно внести исправления в такой акт, надо:

•запросить у заказчика его экземпляр акта с целью внесения в него исправлений;

•сделать нужные исправления в обоих экземплярах акта, должным образом их заверить со своей стороны;

•попросить представителя заказчика, который ранее уже заверял этот акт, поставить на всех экземплярах акта под исправлениями свою подпись с указанием ф. и. о. и должности;

•вернуть заказчику его экземпляр акта с внесенными в него исправлениями.

Акт об оказании услуг № 1/2018

г. Москва

20.06.2018

4. Услуги оказаны на сумму 34 800 (тридцать четыре тысячи восемьсот) руб. 00 коп. 38 400 (тридцать восемь тысяч четыреста) руб. 00 коп.При исправлении традиционным способом в первичном документе неправильные данные зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное. Над зачеркнутым пишутся верные данные НДС не облагаются (исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения).

Исправлено 03.07.2018
Генеральный директор ООО «Прима»
П.А. Приоров Исправления должны подписать те же лица, которые подписали первоначальный документ

С исправлениями согласен 03.07.2018
Генеральный директор ООО «Медовая поляна»
В.П. Мозов Исправления должны подписать те же лица, которые подписали первоначальный документ

7. Подписи сторон

Исполнитель:
генеральный директор
Заказчик:
генеральный директор
П.А. Приоров В.П. Мозов

Составление исправленного документа в дополнение к ошибочному

Рассмотренную выше ошибку, которая допущена в акте об оказании услуг, можно исправить, выставив в дополнение к первоначальному акту новый — исправленный — акт. Составляется он в том же количестве экземпляров, что и первоначальный. В нашем примере — в двух экземплярах: один — для заказчика, второй — для исполнителя.

г. Москва

20.06.2018

Исправление № 1 от «03» июля 2018 г.

4. Услуги оказаны на сумму 34 800 (тридцать четыре тысячи восемьсот) руб. 00 коп. НДС не облагаются (исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения).

7. Подписи сторон

Исполнитель:
генеральный директор
Заказчик:
генеральный директор
П.А. Приоров В.П. Мозов

Первоначальный экземпляр акта (в котором была допущена ошибка) каждая из сторон договора должна хранить вместе с исправленным актом в течение как минимум 5 летч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ. Кроме всего прочего, этот акт может пригодиться при прохождении налоговой проверки для подтверждения расходов у заказчика и доходов у исполнителя.

Планы Минфина

Минфин 31.05.2018 опубликовал на своем сайте проект федерального стандарта бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». По планам ведомства этот стандарт должен заработать с 2020 г. В проекте уделено внимание и внесению исправлений в первичные документы. Рассмотрим, что предлагает Минфин.

1. Допустимые способы исправления документов бухучета, соответствующие законодательству, каждая организация будет устанавливать для себя самап. 20 проекта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — проект ФСБУ) (Внимание! PDF-формат).

2. Исправление в документе, составленном на бумаге, нужно будет делать лишь традиционным способом — зачеркивать неправильный текст или суммы и указывать верное над зачеркнутым. Как и ранее, исправление надо будет сопровождать надписью «Исправлено», датой исправления и подписями лиц, составивших первичный документп. 23 проекта ФСБУ (Внимание! PDF-формат).

Особо подчеркнуто, что исправления в виде подчисток (замазывания, стирания и т. п.) в бумажном документе не допускаютсяп. 23 проекта ФСБУ (Внимание! PDF-формат).

3. Исправление электронного документа должно быть сделано так, чтобы были ясны правильные и неправильные данные. Должна быть указана дата исправления, а также должны стоять электронные подписи лиц, составивших первичный документ. Также допускается исправление электронного документа бухучета путем составления нового (исправленного) электронного документа, при этомпп. 21, 22 проекта ФСБУ (Внимание! PDF-формат):

•в новом (исправленном) документе должно быть указано, что он составлен взамен первоначального электронного документа, должна стоять дата исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ;

•средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Удивляет, что в опубликованном проекте ФСБУ прямо не предусмотрена возможность выставления на бумаге нового, исправленного документа (в дополнение к первоначальному).

Кстати, до 30.09.2018 вы можете направить свои замечания по проекту стандарта на адрес электронной почты разработчика.

* * *

Каким способом исправлять ошибки в первичке, решать вам. Методику внесения исправлений пропишите в учетной политикеПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235. Лучше закрепить оба законных способа. А в каждом конкретном случае применять тот, который представляется более удобным.

Не забудьте, что на основании исправленного документа надо внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет. Разумеется, если такие корректировки нужны.

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия создать не сложно, рассмотрим по шагам с наглядными примерами. Последовательно исследуем два варианта отражения в программе 1С выдачи денежный средств под отчет. Так же разберём основные определения по теме, коснёмся рабочих вопросов и поговорим о некоторых новшествах от 2019 г.

Основные определения и порядок взаимодействия между сторонами

Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.

Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.

Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.

Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.

Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.

На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность. Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.

Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:

1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.

2. Составить акт сверки с сотрудником.

3. Скорей всего, далее последует:

3.1 отчет со стороны сотрудника;

3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;

3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.

4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника.

Выдача подотчетных сумм в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам.

Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2018 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.

Выдача авансовой суммы через кассу в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Формируем в программе 1С 8.3 Бухгалтерия расходный кассовый ордер:
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Касса» – «Кассовые документы» – «Выдача наличных (создание)»

2. Указываем (заполняем документ):

2.1 Вид операции: «выдача подотчетному лицу».

2.2 Номер и дата присваиваются автоматически программой.

2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.

2.4 Сумма: указываем необходимую сумму, отталкиваясь от основания (приказа или заявления).

2.5 Статья движения денежных средств: «выдача подотчетных сумм».

2.6 Комментарий: удобно указать, что послужило основанием для выдачи аванса, например, «приказ No124А от 11.07.2019 г» или «заявление от сотрудника от 11.07.2019 г.»

2.7 Счет учета: «50.01» (автоматически)

2.8 Организация: выбираем и списка, если в программе ведется отчет по нескольким предприятиям. Если Организация одна, то автоматически она будет выбрана.

2.9 Открываем «Реквизиты печатной формы» — заполняем «основание»: пишем номер и дату приказа от директора или дату заявления от сотрудника.

3. Далее нажимаем «провести».

4. Проверяем сформированные программой проводки. Для этого нажимаем кнопочку «Дт/Кт». Проводки: дебет 71.01, кредит 50.01.

Проверка: если открыть оборотную сальдовую ведомость по 71 счету, то мы увидим, что за сотрудником числится авансовая сумма.

5. Заходим в только созданный расходный кассовый ордер и отправляем на печать (значок с изображением принтера).

6. Поставить подписи подотчетного лица, бухгалтера и руководителя.

7. Следующим шагом последует выдача денег сотруднику.

Перевод денежных средств в программе 1С 8.3 Бухгалтерия со счета Организации на личный счет работника.

Создаем документ в 1С Бухгалтерия 8.3, выдача денежных средств путем перечисления безналичных денежных средств на личный счет сотрудника.

1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Банк» — «Банковские выписки» — «Списание с расчетного счета (создание)». Создаём новый документ (платежное поручение).

2. Указываем:

2.1 Вид операции: «перечисление подотчетному лицу»

2.2 Дата и номер документа присваиваются автоматически.

2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.

2.4 Сумма: вносим необходимую сумму, указанную в основании на выдачу аванса.

2.5 Назначение платежа: «выдача под отчет денежных средств на покупку канцелярских товаров на основании приказа №1020А от 11.07.2019г.».

3. Записать документ и закрыть.

4. Далее потребуется выгрузить файл для отправки в банк, либо сформировать платежное поручение непосредственно в онлайн-банке (в Организациях связь с банком настроена по-разному).

5. После того, как с банка будет получена выписка с фактическим списанием с расчетного счета Организации, бухгалтер разносит ее в программе и снова заходит в документ, созданный при перечислении средств, ставит галочку «подтверждено выпиской банка», и прикрепляет платежное поручение. Провести документ.

6. Программа формирует проводки: дебет 71.01, кредит 51.

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Первичные документы, принимаемые к отчету. С обновлениями от 1 июля 2019 года.

Какие документы могут служить для отчета?

1. Кассовые чеки. С 1 июля 2019 года чеки обязаны выдавать или отправлять через электронную почту все продавцы, в том числе и индивидуальные предприниматели. Следовательно, онлайн-чек или чек, распечатанный на кассе, необходимо требовать за любую покупку. Электронный чек так же вполне подходит и имеет юридическую силу, как и распечатанный. В этом случае в авансовом отчете важно указать «электронный чек». Если аванс был выдан на топливо, то к чеку нужно приложить путевой лист.

2. Квитанции об оплате, если по каким-либо причинам продавец не выдает чеки, с указанием реквизитов и подписью продавца.

3. Проездные документы.

3.1 К билету на самолет важно прикладывать так же и посадочный талон, в другом случае Организация может потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ.

3.2 Если сотрудник передвигался на поезде, то к отчету должен прилагаться выданный в кассе билет. Если билет электронный, то он должен быть с отметкой о пройденной регистрации. Без отметки электронный чек не действителен.

3.3 Если сотрудник пользовался услугами такси и заказывал через приложение, то там же необходимо запросить электронный чек и у водителя попросить квитанцию с его подписью. Иногда Организация по предоставлению услуг такси может предложить доставить подписанную квитанцию на адрес Вашей Организации. Чтобы подтвердить цель поездки, нужно попросить сотрудника из приложения распечатать так же маршрут, по которому следовал заказанный автомобиль.

4. Счета на проживание (в командировке).

5. Счета-фактуры, накладные.

Без предъявления такого рода документов, отчет не действителен.

Поэтапное создание отчета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Сотрудник по истечении оговоренного срока подготавливает документы для отчета и составляет отчет самостоятельно в форме АО-1 в течение трех дней. Бухгалтер проверяет документы и, если все в порядке, приступает к оформлению документов в программе 1С.

В некоторых Организациях принято так, что сотрудник приносит в бухгалтерию лишь первичные документы и не заботится о составлении самого отчета. А уже сам отчет бухгалтер формирует в программе 1С, на основании первичных документов от сотрудника, распечатывает из программы 1С и уже готовый документ подписывает подотчетное лицо, бухгалтер и, далее, руководитель.

Поэтапное создание отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3:

1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Авансовые отчеты» — «Создать»

2. Указываем (заполняем документ):

2.1 Номер и дата: заполняется автоматически. Так же можно изменить.

2.2 Организация: поле заполняется автоматически или выбираем, если в программе данные по нескольким предприятиям.

2.3 Подотчетное лицо: выбираем и списка.

2.4 Склад: указываем, если приобретались ТМЦ. Можно указать «основной»

3. Вкладка «Авансы». Нажимаем «добавить» и выбираем в появившемся окне «выдача наличных» или «списание с расчетного счета» (в зависимости от того, каким образом сотрудник получал авансовые деньги), далее выбираем нужный документ из списка, по которому предоставляется отчет.

4. Вкладка «Товары». Заполняем, если сотрудником приобретались какие-либо материальные ценности или оказывались услуги в пользу Организации, для этого наживаем «добавить» и приступаем к заполнению таблицы

4.1 Документ: пишем наименование документа, например: «Товарный чек № 2551265 от 11.07.2019 г.»

4.2 Номенклатура: например «канцелярские товары», выбираем и списка или создаём нужную группу товаров или услуг.

4.3 Количество: 1.

4.4 «Сумма»: указываем сумму, которая в данном чеке.

4.5 «НДС»: выбираем «с НДС» или «без НДС» (смотрим в чеке)

4.6 Если есть счет-фактура на приобретенные ТМЦ, то нужно пролистать таблицу далее и заполнить вкладку «поставщик», выбрать и списка или создать на основании прописанных в счет-фактуре полных реквизитов. Далее поставить галочку в колонке с названием «СФ» (счет — фактура) и в следующей колонке указываем дату и номер счет-фактуры.

4.7 «Счет учета»: 10.09 (при покупке материалов) или 41 (товары), формируется автоматически на основании выбранной или созданной группы товаров или услуг в номенклатуре (заполняется в начале таблицы).

4.8 «Счет НДС»: 19.03, формируется так же автоматом (правильность формирования проводок лучше сразу проверять)

5. Проводим документ и смотрим какие проводки сформировались. При оформлении, например, покупки ТМЦ образуется следующая проводка: Дебет 10.09, Кредит 71.01.

6. Выводим документ на печать, собираем подписи.

Для того, чтобы проверить правильность созданных документов в 1С, формируем оборотную сальдовую ведомость по счету 71.01 за нужный период и просматриваем отраженные суммы напротив ФИО сотрудников. Через эту ведомость удобно контролировать подотчетных лиц и вовремя напоминать о задолженности или необходимости отчитаться.

Подписанный авансовый отчет храним с аккуратно подколотыми чеками, квитанциями, проездными документами, счетами – фактурами, накладными в папке с отчетами, как правило, не менее четырех лет.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

#Инструкция #1С #Отчет

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *