Куда подшивать счета на оплату?

Содержание

Статья: Как хранить счета-фактуры (Новикова Н.А.) («Главная книга», 2010, n 13)

«Главная книга», 2010, N 13
КАК ХРАНИТЬ СЧЕТА-ФАКТУРЫ
Вопрос о том, где и как хранить счета-фактуры, на первый взгляд абсолютно не сложен. Ведь законодательством прямо установлено, что делать это нужно в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур . Но на практике вопросов возникает немало, ответы на самые интересные из них мы и дали.
———————————
Пункт 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила).
Журнал учета полученных счетов-фактур,
по сути, просто реестр
Вопрос: Скажите, что такое журнал учета полученных и выписанных счетов-фактур? Этот журнал можно купить в магазине?
З.П.Бойкова, г. Бузулук
Ответ: Плательщики НДС обязаны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур . При этом обязательная форма самих журналов не установлена. По сути, эти журналы представляют собой простой реестр счетов-фактур, полученных и выписанных организацией, составленный в хронологическом порядке . Кстати, в некоторых бухгалтерских программах он так и называется — реестр полученных (или выписанных) счетов-фактур. Помимо самого реестра, журнал включает в себя еще и подшивку зарегистрированных в нем счетов-фактур .
Нормативно не урегулировано, какие показатели счета-фактуры должны попасть в журнал. Поэтому формально можно ограничиться лишь номером и датой, но лучше, конечно, записать в него часть реквизитов, которые в дальнейшем попадают в книгу продаж или книгу покупок: номер и дату счета-фактуры, название контрагента, стоимость товаров (работ, услуг). Это более удобно с практической точки зрения — искать нужные счета-фактуры потом будет значительно легче.
———————————
Пункт 3 ст. 169 НК РФ.
Пункт 2 Правил.
Пункты 1, 6 Правил.
Счета-фактуры удобнее складывать в порядке заявления
налоговых вычетов
Вопрос: Счета-фактуры от поставщиков у нас подшиваются в отдельную папку по мере поступления. Но на поиск нужного документа иногда требуется некоторое время. Посоветуйте, как лучше складывать счета-фактуры?
Т.А.Артемьева, г. Сургут
Ответ: Счет-фактура — это документ, дающий право на вычет НДС . Но период вычета может не совпадать с датой получения счета-фактуры от поставщика (например, при экспортных операциях). Именно поэтому при большом объеме документов хранить их удобно вместе с книгой покупок за тот период, когда входной налог поставлен к вычету. Сами же счета-фактуры лучше подшивать в порядке, в котором они занесены в эту книгу. Тогда и найти нужный документ будет проще.
———————————
Пункт 1 ст. 172 НК РФ.
Хранить счета-фактуры с накладными или отдельно —
решать вам
Вопрос: На моей предыдущей работе счета-фактуры хранились вместе с накладными. Но в организации, куда я недавно устроилась, бухгалтер хранил счета-фактуры отдельно от первички. Вот и думаю — как же правильнее?
Т.А.Артемьева, г. Сургут
Ответ: Вы можете делать так, как удобно именно вам. Главное при этом — хранить документы так, чтобы любой из них всегда можно было быстро найти.
На практике применяются оба указанных варианта. Здесь все зависит от объема вашего документооборота. Когда документов немного, то хранить счета-фактуры удобнее вместе с накладными и актами. Если же документов немало, счета-фактуры лучше все-таки хранить отдельно.
Кстати, если ваша организация часто заявляет в декларациях суммы НДС к возмещению, такие декларации проходят «углубленную» камеральную проверку . Инспекторы, как правило, не запрашивают на проверку первичку, а просят представить лишь копии счетов-фактур. Тогда отдельное хранение счетов-фактур предпочтительнее. Найти и отксерить нужные документы можно значительно быстрее, если все они хранятся вместе, отдельно от других бумаг.
———————————
Пункт 8 ст. 88 НК РФ.
Журналы и книги сшивать не обязательно
Вопрос: В нашей организации все счета-фактуры хранятся в папках-скоросшивателях, документы никак не сшиваются. Является ли это нарушением?
Г.П.Крутов, г. Омск
Ответ: Действительно, по Правилам вы обязаны пронумеровывать и прошнуровывать журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур (вместе со счетами-фактурами), а также книги покупок и продаж . Требование законодательства в этой части направлено прежде всего на обеспечение сохранности таких документов и невозможности их несанкционированного изъятия.
Если счетов-фактур у вас немного, тогда и трудностей не возникает. А если только за месяц их набирается больше сотни? Не говоря уже о том, что сброшюровать такой объем непросто. Да и трудно себе представить, что делать, если, к примеру, инспектор потребует представить на проверку лишь некоторые из них. Отксерить счет-фактуру из середины этой пачки весьма непросто. Поэтому не стоит в этом вопросе быть формалистом, ведь никакой ответственности за то, что вы не прошнуруете эти документы, нет. Не усложняйте себе жизнь — найдите золотую середину между нормой закона и практикой жизни, храните счета-фактуры в скоросшивателях, как вы и делаете.
———————————
Пункты 1, 6, 15, 27 Правил.
Счета-фактуры на аванс лучше хранить
вместе с «отгрузочными»
Вопрос: До недавнего времени мы оформляли счета-фактуры на аванс только в электронном виде. Но сейчас такие документы все чаще и чаще требуют покупатели, поэтому мы стали их распечатывать. И не знаем, как лучше их хранить — в том же журнале, что и счета-фактуры на отгрузку, или отдельно?
Г.П.Крутов, г. Омск
Ответ: «Авансовые» счета-фактуры регистрируются в книге продаж наряду со счетами-фактурами на реализацию. Каких-либо особенностей здесь нет. Поэтому и хранить их удобнее вместе с остальными счетами-фактурами, в том порядке, в котором они регистрируются в журнале учета выданных счетов-фактур или книге продаж .
———————————
Пункты 1, 6, 17, 18 Правил.
Н.А.Новикова
Налоговый консультант
Подписано в печать
25.06.2010

Закон требует от компаний на каждое действие оформлять документы с печатями и подписями, но в какой-то момент компания понимает, что воткнуть очередной документ некуда, все шкафы переполнены. Что же делать? Можно ли выкинуть это всё, или надо покупать еще шкафы, арендовать новые помещения под архив?

Чтобы не было проблем, важно соблюдать сроки хранения документов. Для большинства из них установлен срок 5 лет, но в некоторых случаях он может быть гораздо больше, например документы по сотрудникам надо хранить 75 лет, а документы, связанные с созданием организации, и бухгалтерскую отчетность надо хранить в течение всего времени существования компании.

Обязательно ли во всех случаях переводить бумагу? Какие документы можно не распечатывать?

Некоторые документы можно хранить в электронном виде, при этом распечатывать их нет необходимости:

  • Банковские выписки и платежки, если у вас есть доступ в интернет-банк;
  • Любые документы, которые вы получили в электронном виде с электронной подписью (например, через Контур.Диадок);
  • Налоговая и бухгалтерская отчетность, отправленная в электронном виде через Контур.Бухгалтерию, Контур.Экстерн, личный кабинет налогоплательщика и т.п. с помощью электронной подписи;
  • Счета на оплату, выставленные клиентам и полученные от поставщиков. Они не участвуют в формировании налоговой базы и бухгалтерских проводках, поэтому хранить счета в бумажном виде нет необходимости, налоговики при проверке их не затребуют;

Как лучше сформировать архив?

Важно построить систему хранения рабочей макулатуры таким образом, чтобы при необходимости можно было легко найти нужную бумажку.

Так, например, если речь идет о документах по покупкам или продажам, можно их просто в хронологическом порядке хранить – тогда будет папка с документами покупок и папка с документами продаж. Либо можно еще по поставщикам/покупателям разбить, если по каждому из них много документов. Тогда будет по каждому поставщику и по каждому покупателю отдельная папка с документами в хронологическом порядке.

Если документов много – стоит сортировать еще и по годам: на каждый год своя папка или хотя бы подраздел в папке с крупной закладкой, чтобы легко можно было найти – где начинаются документы за нужный год.

Удобно еще вкладывать первым листом в папку реестр документов – список тех бумаг, которые в этой папке лежат. В таком списке стоит указать номер, дату, сумму документа, название контрагента, иные необходимые данные, которые позволят определить, что это нужный документ. Многие бухгалтерские программы, например, Контур.Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия, позволяют распечатать такой реестр, причем можно задать любые необходимые параметры: период, за который печатается реестр, контрагент, если нужен список по конкретному поставщику или покупателю и т.д. Главное, чтобы все документы были внесены в учетную программу – тогда писать список от руки не придется, а можно будет просто взять из программы.

Если речь идет о кадровых документах – удобнее всего сделать папки с несколькими типами документов: кадровые приказы (например, о приеме на работу, об увольнении, об отпусках, командировках и др.), личные документы сотрудников (их копии паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовые книжки и др), зарплата (расчетные и платежные ведомости и др.).

При этом для облегчения поиска можно оригиналы кадровых приказов хранить в соответствующей папке в хронологическом порядке, а их копии – в папках по сотрудникам. Так можно будет посмотреть все приказы скопом – скажем, если надо понять, кого в тот или иной период времени отправляли в отпуск. Либо по конкретному сотруднику можно будет отследить его историю – когда приняли, когда отправляли в отпуска, командировки, когда уволили.

Как отсчитывать срок хранения документов?

Начало отсчета срока хранения – 1 января следующего года после даты составления. Например, документ от 05.03.2018 – хранить его надо минимум 5 лет, т.е. с 1 января 2019 по 31 декабря 2023гг, а уже 1 января 2024г можно уничтожить.

Из любого правила есть исключения:

  • Так, если куплено основное средство (например, станок) и срок его использования скажем 7 лет, тогда только после полного списания его стоимости в расходы (через амортизацию) начинает отсчитываться срок 5 лет, после чего документы можно будет уничтожить. Т.е. в данном случае придется хранить документы целых 12 лет.
  • Если компания понесла убытки и в последующие годы начинает их учитывать в уменьшение налогов (УСН/налога на прибыль) – тогда только после полного списания убытков начинаем отсчитывать 5 лет. Если убытки прошлых лет учитывали, например, в течение 4 лет, то в итоге придется хранить документы 9 лет.
  • Если покупатель должен вам за товары/услуги, причем долг признан безнадежным, то можно списать сумму в расходы. Но должны быть сохранены документы, касающиеся сделки. Обычно срок исковой давности составляет 3 года, после этого момента долг может считаться безнадежным. Но если контрагент признал свою задолженность, например, подписал акт сверки, ответил на претензию, оплатил небольшую часть задолженности – срок давности начинает отсчитываться сначала. Но как бы ни пытался отодвигать сроки должник – максимальный срок давности все равно не может превышать 10 лет. В итоге документы по сделке придется хранить в течение всего времени, пока не пройдет срок исковой давности + 5 лет.

Что грозит за отсутствие документов?

Если не будет документов – жди неприятностей: могут насчитать штрафы, недоимки, пени.

Если нет документов – снимут расходы и вычеты по НДС, т.к. должно быть документальное подтверждение. Соответственно, доначислят к уплате НДС и налог на прибыль, а раз срок уплаты давно прошел – насчитают недоимки + пени и штрафы за несвоевременную уплату.

За что Сколько На кого Статья закона
Несвоевременная уплата налогов 20% от суммы неуплаченных налогов На организацию П. 1 ст. 122 НК РФ
Отсутствие первичных документов или отчетности в течение установленных сроков их хранения Если повторно выявили отсутствие документов (за другой период например) 5-10 тыс руб
10-20 тыс руб. Или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет
На директора
На директора
П. 1 ст. 15.11 КоАП П. 2 ст. 15.11 КоАП
Отсутствие первичных документов за 1 год за несколько лет если отсутствие документов привело к занижению налогов 10 тыс руб
30 тыс руб
20% от суммы неуплаченных налогов, но минимум 40 тыс руб
На организацию
На организацию
На организацию
П. 1 ст. 120 НК РФ П. 2 ст. 120 НК РФ П. 3 ст. 120 НК РФ
Непредставление документов по запросу налоговой 300-500 руб 200 руб за каждый документ На директора На организацию П. 1 ст. 15.6 КоАП П. 1 ст. 126 НК РФ
Нет документов, связанных с созданием организации, либо нет бух.отчетности за какой-то год 200-300 тыс руб 2,5-5 тыс руб На организацию На директора П. 2 ст. 13.25 КоАП П. 2 ст. 13.25 КоАП

Срок хранения закончился, как лучше избавиться от документов?

Для компании выгодно официально уничтожить документы, а не просто отнести на свалку. Например, если будет судебное разбирательство и потребуют предоставить документы, надо будет подтвердить, что они уничтожены. Если же не предоставить документы и не подтвердить факт их уничтожения, могут оштрафовать на 30-50 тыс руб за неисполнение судебного решения (пункт 1 статьи 17.15 КоАП РФ)

Для уничтожения документов надо:

  • издать приказ о создании комиссии (из сотрудников), которая будет проверять архив и выбирать документы с истекшим сроком хранения
  • оформить акт, в котором указать уничтожаемые документы, причем каждый переписывать не обязательно, можно просто указать «накладные за 2005 год – 50 штук, крайние даты 15.03.2005-19.11.2005»
  • еще в акте надо прописать способ уничтожения документов: утилизация (т.е. сдача в макулатуру на переработку) либо самостоятельное уничтожение путем сжигания, измельчения шредером, выбрасывания и т.д.
  • непосредственно уничтожить бумаги. Если они передаются другой компании на утилизацию, то надо составить накладную, указать дату передачи, вес и количество документов/листов.

Таким образом, хранение и уничтожение документов – мероприятия важные и ответственные, а потому к ним стоит подходить серьезно, чтобы не нарваться на налоговые штрафы.

Как правильно подшить товарные накладные и счета фактуры по приобретенным товарам и услугам?

Как правильно оформляются торг 12 и счет фактура с 2019года

Новый бланк счета-фактуры Счет-фактура (бланк, скачать в word) Скачать Счет-фактура (бланк, скачать excel 2018) Скачать Составляем счет-фактуру правильно Действующий порядок заполнения СФ представлен в 169 статье НК РФ и Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Чиновники установили перечень обязательных реквизитов:

  • для СФ на отгрузку продукции – перечень закреплен в п. 5 ст.169 НК;
  • для счета-фактуры на аванс, когда выписывается документ на перечисление предоплаты – п. 5.1 ст. 169 НК.

Документ должен быть обязательно подписан. Право подписи имеется у руководителя и главного бухгалтера, или иных уполномоченных лиц. Документ, составленный в электронном виде, тоже должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важно

Примерами таких неточностей могут быть неверный ИНН, адрес, ошибка в наименовании.

Внимание

Так как неверные данные искажают учет и расчеты с бюджетом.

К таковым относят неточности, которые не препятствуют идентификации товара, покупателя и продавца.
Например, лишняя кавычка или тире в адресе, названии организации.

  • При обнаружении ошибки следует переписать документ или составить корректировочный счет-фактуру.
  • Задорожнева Александра 11 декабря 2017 Приемка товарно-материальных ценностей осуществляется по товарной накладной.
    Расскажем, как правильно принять товар по ТОРГ-12 и на что обратить особое внимание при проверке.

    Перед тем как принять товар у поставщика, заказчик должен произвести сверку товарно-материальных ценностей на предмет соответствия данным, указанным в товарной накладной, а также количественным и качественным характеристиками, прописанным в условиях контракта.

    ТОРГ-12, образец заполнения 2018 года Скачать Как заполнять Правила заполнения ТОРГ-12 в 2018 году подробно изложены в другой статье.
    Обратим внимание на самые важные моменты.

    Как принять товар по накладной торг-12

    Что проверить при получении товара Перед подписанием в момент получения груза документ необходимо внимательно проверить и обратить внимание на ряд важных нюансов, возникающих при заполнении:

    1. Если ТМЦ принимаются по доверенности, то лицо, принявшее товар, ставит свою подпись с расшифровкой, а также дату и номер доверенности, которая обязательно должна прилагаться к накладной.

      В таких случаях печать не ставится.

    2. Если материально-ответственное лицо заказчика получает продукцию самостоятельно, то ставится подпись, расшифровка и печать в правом нижнем углу.
    3. Если в обоих организациях печать официально не используется, то документ может быть оформлен и без оттиска.

    ВАЖНО! Если в ТОРГ-12 отсутствуют подписи, Ф.И.О.

    Если допущены ошибки при оформлении счетов-фактур и первичных документов

    Графа Торг-12 Торг 12, правила заполнения Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты Наименование вписывается и полное, и краткое Структурное подразделение Максимально полная информация (наименование, контактные данные) Поставщик Полное и краткое наименование, адресные и банковские данные Грузополучатель То же, что для поставщика Плательщик Указывается организация-покупатель (если самостоятельно покупает и оплачивает груз) Основание Указываются данные договора или заказ-наряда, на основе которых состоялась сделка Коды ОКУД и ОКПО, вид деятельности по ОКДП Указываются коды, присвоенные организации органом статистики при постановке на учет Табличная часть ТОРГ-12 Поставщик перечисляет реализованные товары, их единицы измерения и количество, массу брутто и нетто, цену и ставку НДС.

    Как ип заполняет торг-12 в 2018 году

    В случае, если организация-заказчик получает товар по документу, составленному поставщиком в электронной форме, то процедура приемки выглядит следующим образом:

    1. Поставщик создает накладную, подписывает ее своей электронной подписью и направляет онлайн в бухгалтерию заказчика.
    2. Заказчик получает электронный вариант унифицированной формы ТОРГ-12.
    3. Распечатывает документ, проверяет правильность заполнения и передает ответственному лицу для сверки товара с накладной.
    4. Материально-ответственное лицо сверяет данные приходной документации с поставленной продукцией и подписывает документ.

    ВАЖНО! Если товарная накладная составлена по форме, которая не соответствует условиям контракта, то она является недействительной и не подтверждает передачу ТМЦ покупателю.

    Инструкция по заполнению счетов-фактур

    При ведении деятельности, облагаемой льготной ставкой в ТОРГ-12 прописывается НДС как «0 %» Никакие прочерки и пустые строки в тринадцатой графе товарной накладной ТОРГ-12 недопустимы, как не приемлема и путаница со ставками.

    Соблюсти требования по заполнению ТОРГ-12 важно, поскольку налоговики отмечают малейшие недочеты при оформлении торговой накладной, признавая их за попытки уклонения от налогов и сокрытия доходов.

    Кроме того неправильно оформленный документ не может приниматься к учету, а значит осуществленная хозоперация останется не подтвержденной. Нарушения при заполнении товарной накладной чреваты для организаций штрафными санкциями и непредвиденными расходами.

    Если же наличие данного документа является обязательным, он должен быть оформлен в тот же период, когда была произведена сделка (оказана услуга, подтвержденная актом выполненных работ или приобретен товар, о чем свидетельствует наличие товарной накладной).

    Фактически и счет и счет–фактуру бухгалтер выписывает как при оказании каких–либо услуг, так и при совершении договора купли–продажи.
    Разница лишь в назначении этих документов. Счет нужен покупателю для того, чтобы оплатить оказанные услуги, которые зафиксированы в договоре.

    Именно для этого в счете указываются реквизиты для перечисления нужной суммы денежных средств и услуги или товар, за которые данная сумма будет произведена.

    Счет–фактура нужна для того, чтобы произведенная операция было отражена в налоговом учете, т.е.

    должен быть зафиксирован НДС по выполненной услуге или товару, которые планируется выполнить по указанной сделке.

    Как правильно оформляются торг 12 и счет фактура с 2018года

    Если без НДС для ИП Товарная накладная с незаполненной графой «Ставка» считается ненадлежащее оформленной.

    Заполнять данную строку необходимо даже при работе ИП без НДС.

    Вариант заполнения зависит от применяемого режима налогообложения.

    Так если ИП работает без НДС с применением режима: УСН или ЕНВД То налогоплательщиком НДС он не является, следовательно, ему нет необходимости выставлять счет-фактуру и выделять НДС в любых документах.

    В товарной накладной проставляется «Без НДС» ОСНО Но при этом освобожден от уплаты НДС в соответствии со ст.145 НК, то счет-фактура выставляется с нулевым НДС.

    Любая отгрузка товара сопровождается выдачей ТОРГ-12, в которой выделяется или не выделяется НДС.

    Хранение счетов-фактур: новые правила 2017 года

    С июля 2017 года вступают в силу новые правила хранения счетов-фактур. Подробнее о новых правилах, а также о некоторых причинах, по которым следует хранить счета-фактуры, расскажем в статье.

    Новые правила хранения счетов-фактур

    Документ: письмо ФНС России от 19.07.17 № СД-4-3/14079

    Последствия: реже будут штрафовать за документы

    В подшивке счетов-фактур могут быть хронологические пропуски, если вы выставляете и бумажные, и электронные счета-фактуры.

    Это ФНС России подтвердила в письме от 19.07.17 № СД-4-3/14079. Компания вправе выставлять счета-фактуры на бумаге и в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Но у электронных и бумажных документов разные правила хранения.

    Бумажные счета-фактуры компания хранит в хронологическом порядке по мере того, как их выставляют или исправляют (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). На практике компании сшивают счета-фактуры в хронологическом порядке вместе с накладными.

    Электронные счета-фактуры компания хранит без распечатки. Это следует из пункта 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10.11.15 № 174н. Аналогично хранятся электронные подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры.

    Минфин считает, что нарушать эти правила нельзя (письмо от 30.05.17 № 03-07-09/33048). Например, хранить бумажные счета-фактуры в электронном виде.

    Но когда компания выставляет часть счетов-фактур на бумаге, а часть электронно, в подшивках бумажных счетов-фактур будут хронологические пропуски.

    Это естественно, ведь электронные счета-фактуры для хранения вы не печатаете. ФНС уточнила, что такие пропуски не являются нарушениями.

    Специально фиксировать их в сшиве бумажных счетов-фактур не надо.

    Почему нужно хранить счета-фактуры

    Когда компания обнаружит, что из-за работника возник материальный ущерб, сразу задокументируйте факты, которые имеют к этому отношение. Составляйте все в письменной форме.

    Это могут быть служебные, докладные записки, свидетельские показания, счета-фактуры, накладные, чеки. Подробно описывайте обстоятельства, указывайте время, дату, кто при этом присутствовал, что сделал работник и какие последствия его действий.

    Также выясните, выполнял ли он при этом свои должностные обязанности и др.

    Запросите письменные объяснения у работника, который причинил компании материальный ущерб (образец ниже). Это обязательное требование (ч. вторая ст. 247 ТК РФ). Трудовой кодекс не определяет, устно или письменно запрашивать объяснения.

    Но чтобы подтвердить, что работодатель исполнил свою обязанность, делайте это письменно, отдельным запросом. В ответ сотрудник может все изложить в свободной форме, например в виде объяснительной записки. Если работник отказывался письменно комментировать инцидент, составьте акт.

    Без объяснений сотрудника работодатель все равно может привлечь виновного к материальной ответственности.

    Скачать образец >>>

    Старший перегонщик 16 октября 2017 г. в 10.00 отгружал с территории терминала товарный автомобиль «Форд Фокус» и обнаружил на нем повреждения. Об этом он написал в служебной записке руководителю. По камерам видеонаблюдения установили, что 10 октября 2017 г.

    в 11.30 перегонщик Самойлов Иван Петрович на складе хранения товарных автомобилей перемещал автомобиль из одной зоны хранения в другую. Когда заезжал в ряд хранения и сдавал задним ходом, не заметил рядом другой автомобиль и повредил оба транспортных средства.

    Руководитель изложил в докладной записке все, что ему стало известно, запросил объяснения от перегонщика Самойлова. В объяснительной записке тот написал, что о поврежденных товарных автомобилях не знает.

    Как используются счета-фактуры в случае причинения материального ущерба

    Чтобы сотрудник возместил компании ущерб, работодатель обязан провести проверку и установить размер и причину ущерба. Для проведения проверки работодатель может создать комиссию из специалистов разных отделов. Такая комиссия может действовать как на постоянной основе, так и собираться работодателем для каждого конкретного случая.

    Издайте приказ по основной деятельности, которым определите состав комиссии, ее цель и обязанности (образец ниже). Установите сроки и в какой форме оформлять материалы проверки.

    Если будете создавать отдельную комиссию для проверки каждого случая, то в приказе прописывайте проступок, который совершил работник, обстоятельства, время и момент, когда обнаружили случившееся, счета-фактуры и другие документы и основания, которые это подтверждают.

    Скачать образец >>>

    Работодатель вправе не собирать комиссию, если размер материального ущерба можно установить на основании счетов-фактур и других документов. Например, если по вине сотрудника случилось ДТП, то работодатель определит ущерб по документам от страховой компании, которая ремонтировала транспортное средство.

    Оформление счета-фактуры при возврате товаров

    Компания-покупатель учла приобретенные товары на счете 41. Но затем выявила бракованные товары. Эти товары компания вправе вернуть поставщику. Или другая ситуация — клиент договорился с поставщиком о возврате качественных товаров, которые не удалось перепродать. Как оформить возврат, чтобы не было ошибок в НДС?

    В любом случае не важно, какие товары — бракованные или хорошие. Здесь главное, что они числятся на учете у покупателя. Значит, он должен выставить счет-фактуру поставщику на стоимость сданной обратно продукции (см. схему 1).

    Учет у покупателя. Выставите поставщику счет-фактуру на стоимость возвращенных товаров (п. 3 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). В строке 2 укажите название покупателя.

    В строке 6 — наименование поставщика. Стоимость товаров покупатель определяет исходя из цен, приведенных в отгрузочных документах поставщика.

    Таким образом, начисленный налог будет равен той сумме, которую покупатель ранее принял к вычету по этим товарам.

    Учет у поставщика. Вы сможете заявить вычет НДС со стоимости возвращенных товаров на основании счета-фактуры, полученного от покупателя. Для этого данный счет-фактуру зарегистрируйте в книге покупок.

    Покупатель на общем режиме возвращает часть не принятых к учету товаров

    Рассмотрим ситуацию, когда покупатель выявляет бракованную продукцию сразу при приемке товаров и, соответственно, не учитывает товары на счете 41.

    Некачественные товары покупатель отражает за балансом на счете 002. В отличие от предыдущей ситуации он не должен выставлять поставщику счет-фактуру.

    Наоборот, поставщик должен выставить покупателю корректировочный счет-фактуру (см. схему 2).

    Учет у поставщика. Составьте корректировочный счет-фактуру (письмо Минфина России от 7 апреля 2015 г. № 03-07-09/19392). В нем уменьшите стоимость отгрузки в связи с тем, что покупатель вернул часть товаров.

    В строке 2 корректировочного счета-фактуры укажите наименование поставщика. В строке 3 — наименование компании-покупателя. На основании корректировочного счета-фактуры вы заявите вычет НДС со стоимости возвращенных товаров.

    Поэтому корректировочный счет-фактуру зарегистрируйте в книге покупок за текущий квартал. Исправлять отчетность за период отгрузки не нужно.

    Учет у покупателя. Покупатель принимает на учет только часть товаров. Поэтому отгрузочный счет-фактуру поставщика зарегистрируйте только на ту сумму НДС, которая относится к товарам, принятым на учет.

    Такое мнение чиновники высказали в схожей ситуации с недопоставкой товаров (письмо Минфина России от 10 февраля 2012 г. № 03-07-09/05). Рассчитать сумму вычета налога можно в бухгалтерской справке. Уточнять расчет налога в связи с возвратом товаров не понадобится.

    Поэтому корректировочный счет-фактуру, полученный от поставщика, не нужно регистрировать в книге покупок.

    Покупатель на общем режиме возвращает все не принятые к учету товары

    В предыдущем разделе мы рассмотрели ситуацию, когда покупатель возвращает часть не принятых к учету товаров. А при возврате всей неучтенной партии порядок будет другим: покупатель счета-фактуры по этой операции не регистрирует (см. схему 3).

    Учет у поставщика. Корректировочный счет-фактуру оформлять не нужно. В нем компания уменьшает стоимость отгруженных товаров. А в данной ситуации отгрузка аннулируется. Тем не менее поставщик вправе заявить вычет со стоимости возвращенных товаров (п. 5 ст. 171 НК РФ). Для этого в книге покупок можно зарегистрировать счет-фактуру, который поставщик ранее выписал на отгрузку.

    Учет у покупателя. Поскольку покупатель отказался от партии товаров, он не заявляет вычет налога. Отгрузочный счет-фактуру поставщика покупатель не регистрирует в книге покупок.

    Покупатель на упрощенке или вмененке

    Покупатели на упрощенке и вмененке не платят НДС. Поэтому покупатель не будет выставлять счета-фактуры независимо от того, принял ли он товары на учет. Документооборот зависит от другого: сколько товаров возвращает покупатель — всю партию или только ее часть.

    Покупатель возвращает часть товаров

    Поставщик выставляет сначала счет-фактуру на отгрузку, а затем корректировочный (см. схему 4).

    Учет у поставщика. В книге покупок поставщик регистрирует корректировочный счет-фактуру (письмо Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-07-15/8473).

    Учет у покупателя. Никаких возвратных счетов-фактур не выставляйте и в возвратной накладной НДС не выделяйте. Иначе начнутся споры о том, почему не заплатили налог.

    Покупатель возвращает всю партию

    В такой ситуации достаточно счета-фактуры, который поставщик составил при отгрузке товаров (см. схему 5).

    Учет у поставщика. При возврате всей партии товаров корректировочный счет-фактуру поставщик не составляет. Чтобы заявить вычет, в книге покупок можно зарегистрировать счет-фактуру на отгрузку (письмо ФНС России от 14 мая 2013 г. № ЕД-4-3/8562).

    Учет у покупателя. Компания на спецрежиме не должна указывать сумму НДС в возвратной накладной.

    Как при возврате отражать счета-фактуры в книге продаж и книге покупок

    Ситуация Какой код указать в графе 2 книги продаж или книги покупок
    Покупатель на общей системе вернул товары, принятые на учет, и выставил счет-фактуру (схема 1) Поставщик указывает в книге покупок код 03. Покупатель приводит в книге продаж тоже код 03.
    Покупатель на общей системе вернул часть товаров, не принятых на учет (схема 2) Продавец регистрирует в книге покупок корректировочный счет-фактуру и ставит в графе 2 код 18. Код 03 указывать не нужно. Покупатель корректировочный счет-фактуру не регистрирует.
    Покупатель на общей системе вернул всю партию товаров, не принятых на учет (схема 3) Поставщик регистрирует в книге покупок свой счет-фактуру на отгрузку с кодом 03.Покупатель отгрузочный счет-фактуру не регистрирует.
    Покупатель на спецрежиме вернул часть товаров (схемы 4 и 5) Поставщик регистрирует в книге покупок корректировочный счет-фактуру и указывает код 16. А покупатель отражает этот документ в книге учета доходов и расходов.
    Покупатель на спецрежиме вернул все товары (схема 5) Поставщик регистрирует в книге покупок отгрузочный счет-фактуру и указывает код 16. А покупатель нигде этот документ не регистрирует.

    Сентябрь 2015 г.

    Счет-фактура, Оптовая торговля, Регистры налогового учета

    Куда и как подшивать возвратные накладные

    » » » При надлежащем качестве товара или поставляемой продукции важно вернуть отдельно взятые образцы или всю партию. Для этого требуются соответствующие документы.

    А именно необходимо оформить возвратную накладную. На сегодняшний день унифицированной формы для данной операции нет.

    Но существует особые бланки таких будет всего три: ТОРГ-12, ТОРГ-2 или ТОРГ-3.

    Основанием может быть несоблюдение сроков поставки или отсутствие заявленного качества на продукцию и отдельно взятую партию изделий.

    Папки в бухгалтерии

    P , by

    Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше.

    Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг.

    Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

    Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг.

    Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы.

    Рассмотрим, как их удобнее хранить.

    Образец возвратной накладной ТОРГ-12

    В процессе использования унифицированной формы документа товарная накладная формируется исключительно по форме ТОРГ-12.

    Изначальный вариант документации обязательно должен быть заверен руководством компании и главным бухгалтером.

    Допускается возможность заверения доверенными лицами. Сама привилегия на право подписи базируется исключительно на внутренней документации организации.

    Обязательно ТОРГ-12 должна обладать несколькими копиями:

    Как заполнить товарную накладную на возврат (нюансы)

    > > > Налог-налог 24 мая 2019 33000 Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Товарная накладная на возврат может оформляться по форме, разработанной налогоплательщиком самостоятельно с учетом требований к первичному документу, установленных ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

    Однако часто возврат ТМЦ оформляют при помощи унифицированной формы ТОРГ-12. На ее примере мы и рассмотрим важные вопросы заполнения возвратной накладной. Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре.

    Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары в случае их несоответствия согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п.

    3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п.

    Как составить возвратную накладную поставщику

    Возвратная накладная является одним из главных документов, фигурирующих в документообороте между покупателем и поставщиком при расторжении, либо частичной корректировки сделки на приобретаемый товар.

    Образец и форма накладной на возврат товара поставщику

    » Все операции, связанные с движением товара по складам, должны быть сопровождены документацией.

    Ошибки и нарушения в документации могут привести к конфликту с поставщиком или проблемам с органами надзора. Накладная на возврат товара поставщику, образец которой будет приведен ниже, считается важным документом, заполняемым при частичной или полной отмене сделок с контрагентами. Возвратная накладная (ВН) – это документ, составляемый по единой форме ТОРГ-12.

    Она оформляется, если компании требуется вернуть товар частично или полностью продавцу.

    На основании ВН корректируются данные о количестве продукции на складе организации. Вместе с накладной могут составляться: Претензионное письмо с требованиями об обмене некачественных изделий или возврате денежных средств.

    Акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, если причиной возвращения товаров является несоответствие заказа и поставки по количеству или качеству изделий.

    Бухгалтерские и юридические услуги

    УСН (доход-расход).

    Как правильно подшить товарные накладные и счета фактуры по приобретенным товарам и услугам? Данные документы подшивайте помесячно.

    Так как: — относительно товарных накладных – обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения); — относительно счетов-фактур — особых правил хранения этих документов для компаний на «упрощенке» нет.

    А значит, подшивать счета-фактуры можно как угодно. Например, вести журнал для регистрации входящих счетов-фактур. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбухvip-версия 1.

    Рекомендация:Правила хранения документов Счета-фактуры, книги покупок и продаж. Книги покупок . равно как и книги продаж .

    а также журнал учета полученных ивыставленных счетов-фактур следует хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи.

    Те же сроки установлены для дополнительных листов к книгам покупок и книгам продаж .

    Форум казахстанского налогоплательщика

    Сообщений: 71 • • 2 Клео » 25 авг 2009, 17:30 galiyshaлучше всё же года отделять

    удобнее будет для вас и при проверках

    Клео——- Сообщения: 1104Зарегистрирован: 25 мар 2009, 22:54Откуда: Костанай Тема пока не добавлена ни в одно сообщество Lesena » 26 авг 2009, 12:20 К примеру берем зарядку на телефон, неужели недостаточно чека или СФ, обязательно нужна накладная?

    Lesena——- Сообщения: 28Зарегистрирован: 25 мар 2009, 16:10Откуда: г. Астана Доминика » 26 авг 2009, 12:30 Телефон вообще на балансе фирмы?

    Если нет, то можно даже без счет-фактуры, на вычеты все равно взять не сможете. А вообще это мелочь, пусть то лицо, которое телефоном пользуется на произвольно составленном акте приемки (сами составьте)

    Данные документы подшивайте помесячно. Так как: — относительно товарных накладных – обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п.

    6.4 Положения); — относительно счетов-фактур — особых правил хранения этих документов для компаний на «упрощенке» нет. А значит, подшивать счета-фактуры можно как угодно.

    Например, вести журнал для регистрации входящих счетов-фактур. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip-версия 1. Рекомендация: Правила хранения документов Счета-фактуры, книги покупок и продаж.

    , равно как и , а также следует хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи.

    Те же сроки установлены для дополнительных листов к и . Причем не важно, на бумаге ведутся эти документы или в электронном виде.

    Данные требования закреплены в . То есть эти документы за IV квартал, например, 2010 года должны храниться и на протяжении 2014 года.

    Cчет фактура, товарная накладная, авансовый отчет: Все про документы первичного учета

    Документами первичного учета называют те нормативные акты, которые оформляются за период осуществления операций, связанных с финансовым оборотом.

    Любое предприятие заинтересовано в грамотном контроле и верном заполнении таких документов.

    К первичным отчетным актам относятся счет фактуры, электронные счет фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ и авансовые отчеты. Остановимся на каждом более подробно.

    Cчет фактура что это?

    Счёт фактура — самый важный налоговый документ при работе предпринимателей оказывающие торговые сделки , работы, или услуги. Все компании ведущие бухгалтерский учет знают, как важно корректно выставлять или получать счет фактуру.

    Данный документ составляется на стандартизированном бланке, счет фактура подтверждает наличия сделки, услуги или работ между покупателем или поставщиком. В ней необходимо отразить название товара, количество, стоимость, реквизиты компаний обеих сторон.

    При оплате сделки, поставщик услуг, товаров или работ начисляет налог на добавленную стоимость, который подтверждает уплату НДС. Ее значение зафиксировано в Налоговом Кодексе на законодательном уровне.

    НДС отражается в списке наиболее тщательно проверяемых налоговых документов и помогает предпринимателями для предъявления НДС к вычету, где поставщик НДСник как правило ценится покупателями , так как позволяет сократить уплату налога на добавленную стоимость.

    На основании счет фактуры получатель оформляет все соответствующие документы в декларации по НДС. Есть ситуации, когда предприниматели работают по упрощенной системе налогообложения, в таких случаях НДС не начисляется, тогда в счет фактуре в соответствующей графе ставится отметка без НДС.

    Чем счет отличается от накладной и счет-фактуры. Многие начинающие предприниматели ошибочно считают, что счет и счет-фактура – это одно и тоже, на самом деле кроме связи с одной сделкой, это два разных документа. Счет это документ для оплаты работ, товаров или услуг, где по реквизитам выставленных в документе, оплачивается та или иная услуга, после получения денег наличным или безналичным расчетом , компания выписывает товарную накладную или акт выполненных работ. Каждый документ отличается не только назначением , то есть при продаже товара выписывается товарная накладная, при производстве или услуге выставляется акт выполненных работ, и самое важное передается документально факт передачи услуги, где получатель в обязательном порядке расписывается в официальном документе и подтверждает получения товара или услуги.

    Счёт фактура необходима поставщику для отражения в налоговых отчетах и получения вычета.

    Электронные счета фактуры – новшество для удобства предпринимателей

    Возможность электронной выписки счет-фактур в Казахстане появилась относительно недавно, в январе 2017года. Эта система создана, чтобы упростить взаимодействие между участниками финансового обмена. Выписка и обмен счет-фактурами теперь происходит в режиме реального времени.

    Для участия в электронной системе необходимо подать заявку на сайте удостоверяющего центра или получить ключ для входа в центре обслуживания населения. Преимуществ у электронной счет-фактуры масса.

    Теперь у работодателей есть возможность делегировать обязанность выписки этого документа своими сотрудниками.

    Если все счет-фактуры выписаны через электронную систему, нет необходимости предоставлять реестр по приобретенным товарам и услугам.

    Товарная накладная – важный шаг в оформлении продажи

    Стандартную форму товарной накладной, которую используют в Казахстане, можно скачать как в интернете так и в онлайн бухгалтерии Mybuh.kz . Она всегда оформляется в двух экземплярах. Первый создается для отчетности предприятия, которое реализует продажу товара, а второй для самого покупателя.

    Товарная накладная пригодится на этапе создания бухгалтерского отчета. На её основе происходит списание товаров. Любая организация имеет право создать собственный вариант накладной.

    Для этого необходимо учитывать лишь обязательные пункты. К ним относятся данные о предприятии, печати и подписи владельцев, наименование товара, его цена и количество.

    Каждая товарная накладная должна быть датирована и пронумерована.

    Авансовый отчет для контроля финансов

    В этот документ первичного учета входят такие важные статьи расхода, как оплата услуг или хозяйственных работ, закупка товаров, оплата любых других операций, связанных с работой предприятия. Вместе со всеми фискальными и товарными чеками и отчетами о приобретении товаров или услуг в авансовый отчет прикрепляются счета фактуры, накладные, акты закупки, приема или передачи.

    Руководитель каждой компании сам устанавливает список подотчетных лиц, сроки, порядок выдачи денежных средств под отчет. Документ, в котором фиксируется это положение, обычно называют приказом. Все лица, которым доверены подотчетные средства, должны заключить договор о материальной ответственности.

    Обычно на всех предприятиях авансовый отчет, как и другие документы первичного учета, составляет бухгалтер. В этом нелегком деле важно учитывать заранее все необходимые документы, содержать их в строгом порядке и контроле. Грубые ошибки могут не только привести к финансовым убыткам, но и серьезной юридической ответственности.

    Счет фактура – создание бланков счет фактур.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *