Можно ли установить фиксированную сумму аванса?

Аванс по зарплате: удобнее расчетный или фиксированный?

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 сентября 2017 г.

Содержание журнала № 19 за 2017 г.М.А. Кокурина,
старший юрист В каком размере от оклада нужно выплачивать работникам зарплату за первую половину месяца (аванс), законодательством прямо не предусмотрено. Поэтому работодатели в своих нормативных актах закрепляют подходящий им вариант выплаты аванса. Кстати, более трудоемкий на первый взгляд вариант может оказаться более безопасным и удобным при возникновении нештатных ситуаций.

Можно ли выбирать вариант выплаты аванса

Как показал опрос на нашем сайте, работодатели применяют разные варианты расчета авансов. Аванс может определяться как процент от оклада (например, 40% или 50% от суммы месячного оклада), как сумма, рассчитанная в зависимости от времени, отработанного сотрудником в первой половине месяца. Или аванс платят в фиксированной сумме.

Чаще всего выплачивают аванс в процентах от оклада (48% опрошенных). При расчете исходя, например, из 40% оклада работнику выплачиваются примерно одинаковые суммы каждые 2 недели, как это рекомендует делать МинтрудПисьмо Минздравсоцразвития от 25.02.2009 № 22-2-709. Допустим, при окладе 25 000 руб. работнику положены:

•аванс в размере 40% — 10 000 руб. (25 000 руб. х 40%);

•зарплата за вторую половину месяца — 11 750 руб. (25 000 руб. – 25 000 руб. х 13% – 10 000 руб.).

На первый взгляд все просто идеально. Не нужно обрабатывать табель учета рабочего времени, и работник знает точно, сколько он получит за первую половину месяца. Но имейте в виду, что при выплате аванса в процентах или в фиксированной сумме могут возникнуть сложности.

Зарплата, в том числе и ее часть за первую половину месяца, платится за трудст. 129 ТК РФ. Поэтому если работник в каком-либо месяце не трудился, предположим, проболел или взял отпуск за свой счет, то неотработанную часть аванса придется удерживать из последующих выплат. Например, при окладе 25 000 руб. работнику выплатили 22-го числа аванс 10 000 руб. (40% оклада). Но с 10-го числа до конца месяца он пробыл на больничном. При расчете зарплаты за отработанные 5 дней из 21 рабочего дня месяца выясняется, что сотруднику нужно было выдать на руки за весь месяц 5179 руб. (25 000 руб. / 21 д. х 5 дн. х 0,87). Переплата работнику составила 4821 руб. (10 000 руб. – 5179 руб.), НДФЛ удержать в этом месяце не из чегоп. 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ.

В подобной ситуации бухгалтеру придется удерживать переплаченный аванс и НДФЛ из последующих выплат работнику.

Из-за таких неудобств мы рекомендуем предусматривать в локальном нормативном акте способ расчета аванса в зависимости от отработанного сотрудником времени.

6. Заработная плата выплачивается в следующие сроки:
— 22-го числа каждого месяца — за первую половину текущего месяца в размере, рассчитанном исходя из отработанного времени за период с 1-го по 15-е число текущего месяца;
— 7-го числа следующего месяца — окончательный расчет за отработанное время в прошедшем месяце.

Более того, именно такой способ рекомендует МинтрудПисьма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725, от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, а некоторые специалисты в Роструде считают его единственно возможным.

Закрепляем в ЛНА величину аванса

ШИРШОВА Елена Александровна
Специалист Федеральной службы по труду и занятости

— Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный работодателем в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договореч. 6 ст. 136 ТК РФ. Такие требования установлены к выплатам заработной платы, начисленной работнику за то время, что он отработал в конкретном периоде.

Таким образом, работодатель обязан закрепить в своем локальном нормативном акте выплату аванса или его расчет исходя из отработанного времени за первую половину месяца.

Если у работодателя в локальном нормативном акте предусмотрена выплата аванса в фиксированной сумме или в процентах от оклада, это может быть расценено как нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:

разделе «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Нам не встретились судебные споры с трудинспекторами, штрафовавшими за выплату аванса в фиксированной сумме или в процентах от оклада. Но, учитывая мнения Минтруда и специалистов Роструда, а также принимая во внимание неудобства, связанные с фиксированными авансами, рассмотрим подробнее наиболее безопасный вариант. Кстати, по данным опроса на нашем сайте, исходя из отработанного времени аванс считают 33% бухгалтеров.

Считаем аванс с учетом отработанного времени

Чтобы правильно рассчитать аванс работнику, сделайте следующее.

Шаг 1. Посчитайте на основании табеля учета рабочего времени, сколько сотрудник отработал за первую половину месяца:

•в нормальном режиме работы;

•в особом режиме. Предположим, работник трудился ночью, совмещал должности по соглашению с работодателем.

Шаг 2. Выберите доплаты и надбавки, которые нужно учесть при расчете авансаПисьма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725, от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718. По мнению Минтруда, это компенсационные выплаты, которые входят в состав зарплаты. К ним относятся:

•доплаты в фиксированной сумме, например за дополнительные функции (совмещение должностей, наставничество), за стаж работы, за профессиональное мастерство;

•надбавки в процентах от ставки (оклада) за особый режим работы или условия труда (тяжелые, вредные или опасные условия труда, работа в ночное время).

Внимание

Зарплата работникам за первую половину месяца (аванс) должна выплачиваться в установленный в организации день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяцаПисьмо Минтруда от 21.09.2016 № 14-1/В-911.

А вот не нужно включать при расчете аванса:

•районные коэффициенты, процентные надбавки северянам, так как их надо начислять на полную зарплату за весь месяц;

•оплату сверхурочной работы или работы в выходные или праздники, расчет которой зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени и возможен только по окончании месяца;

•премии и иные стимулирующие вознаграждения, добавочную процентную часть зарплаты. Потому что для их расчета нужны показатели, которые считаются по итогам какого-либо периода, например объем продаж за полный месяц или квартал;

•материальную помощь или иные социальные выплаты, поскольку они не относятся к оплате труда.

Шаг 3. Посчитайте аванс, выдаваемый работнику на руки, по формуле:

При выплате аванса не нужно удерживать НДФЛ. Это следует сделать при выплате второй части зарплатыПисьма Минфина от 23.11.2016 № 03-04-06/69181; ФНС от 15.01.2016 № БС-4-11/320. Поэтому примените при расчете аванса коэффициент 0,87 (100% – 13%).

При использовании такого коэффициента у вас гарантированно останутся деньги, из которых можно будет удержать НДФЛ, если, допустим, работник вторую половину месяца проболеет. Ведь даже в этом случае в конце месяца у него будет начисление, равное сумме НДФЛ с зарплаты за первую половину месяца, которое вы удержите полностью.

Шаг 4. Перечислите деньги работникам и отразите в бухучете выплату аванса по дебету счета 70 «Расчеты по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетные счета» (50 «Касса»).

Пример. Расчет зарплаты за первую половину месяца

Условие. Оклад менеджера по продажам — 25 000 руб. Он работает в режиме пятидневки по 8 часов в день. Доплата к окладу, в зависимости от объема продаж по итогам месяца, может быть от 5000 до 20 000 руб. В первой половине сентября 2017 г. — 11 рабочих дней. Сотрудник отработал их полностью. Кроме того, в связи с выездом к клиентам он отработал 2 выходных дня по 6 часов.

Стаж работы менеджера в компании составляет 9 лет, в связи с чем ему ежемесячно доплачивается 5000 руб.

Решение. При расчете аванса нужно учесть фиксированную сумму доплаты за стаж работы в компании. Учитывая мнение Минтруда, доплату за объем продаж и оплату работы в выходные в расчет включать не нужно. Их надо будет включить в расчет зарплаты за весь месяц.

Доплата за стаж работы в компании за половину месяца составит 2500 руб. Таким образом, менеджеру будет начислен и выплачен аванс в размере 13 568 руб. ((25 000 руб. / 21 д. х 11 дн. + 2500 руб.) х 0,87).

Сделайте проводку на дату выплаты работнику аванса — 22 сентября.

Дт Кт Сумма, руб.
Выплачен работнику аванс за сентябрь 70 51
(50)
13 568

* * *

Расчетный листок при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванс) можно не выдавать. Ведь на момент выплаты аванса известны не все составные части зарплаты и в листке не получится отразить полную информацию о ней.

А вот если не выдавать расчетный листок при выплате зарплаты за вторую половину месяца, то организацию и ее руководителя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Вопрос: Организации обязаны выплачивать заработную плату за первую половину месяца с учетом отработанного сотрудником времени. Некоторые компании к рассчитанному авансу применяют коэффициент 0,87. Не занижает ли работодатель заработную плату за первую половину месяца в такой ситуации?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства рассмотрел письмо <…> по вопросу оплаты труда (далее — письмо) и по компетенции сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в письме, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

Согласно статье 129 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

В соответствии со статьей 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Таким образом, ТК РФ не определены конкретные сроки выплаты заработной платы, а также ее размер за полмесяца. Данные вопросы отнесены к правовому (коллективно-договорному) регулированию на уровне учреждения.

Считаем, что работник имеет право на получение заработной платы за первую половину месяца пропорционально отработанному времени.

При этом, полагаем, что при определении размера выплаты заработной платы за первую половину месяца необходимо учитывать оклад (тарифную ставку) работника за отработанное время, а также надбавки за отработанное время, расчет которых не зависит от оценки итогов работы за месяц в целом, а также от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда (трудовых обязанностей) (например, компенсационная выплата за работу в ночное время в соответствии со статьей 154 ТК РФ, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, за стаж работы и другие).

Что касается выплат стимулирующего характера, начисляемых по результатам выполнения показателей эффективности (оценка которых осуществляется по итогам работы за месяц), а также выплат компенсационного характера, расчет которых зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени и возможен только по окончании месяца (например, за сверхурочную работу, за работу в выходные и нерабочие праздничные дни в соответствии со статьями 152 и 153 ТК РФ), полагаем, осуществление указанных выплат производится при окончательном расчете и выплате заработной платы за месяц.

По нашему мнению, уменьшение размера заработной платы за первую половину месяца (аванса) при начислении может быть рассмотрено как дискриминация в сфере труда, ухудшение трудовых прав работников.

При удержании налога на доходы физических лиц из дохода в виде заработной платы организации должны руководствоваться требованиями налогового законодательства.

Директор департамента оплаты
труда, трудовых отношений и
социального партнерства Минтруда
М.С. Маслова

Какой расчет аванса устроит налоговиков и трудовиков на 100%

С.А. Шилкин, руководитель экспертного направления журнала «Зарплата»
Аванс — зарплата за первую половину месяца. Но в Трудовом кодексе нет такого определения. Нет и порядка расчета аванса, его устанавливает компания. При этом работодатель должен учитывать требования трудовой и налоговой инспекции. Трудовики контролируют размер, а налоговики уплату НДФЛ с зарплатных выплат.
Ошибка в сумме аванса приводит к печальным последствиям. Если выплатить слишком мало — накажет трудовая инспекция, если слишком много — возникает риск, что претензии о неуплате НДФЛ предъявит налоговый инспектор. Мы нашли идеальный способ расчета аванса, который учитывает требования и трудового, и налогового законодательства на 100%.

За невыплату аванса — дисквалификация

Работодатель обязан платить зарплату два раза в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Даже заявления работников с формулировкой: «Прошу платить мне зарплату один раз в месяц» не уберегут от неприятностей при проверке. Трудовые инспекторы наложат штраф на компанию в размере до 50 000 руб., на руководителя и бухгалтера — до 20 000 руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ), а при повторном нарушении, возможно, дисквалифицируют директора и бухгалтера (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ). Судьи их поддержат.
Андрей Владимирович Фролов, юрист, генеральный директор ООО «Центр правовой защиты “ЭксЛеге”»:
«Судьи поддерживают санкции, если компания платит зарплату один раз месяц и в отношении руководителя ранее применялось административное наказание за это нарушение. Приведу примеры решений.
Дисквалификацию директора на один год поддержал Верховный суд Республики Татарстан (постановление от 28.09.2016 № 4а-1390м).
Штрафы для компании в сумме 30 000 и 40 000 руб. оставили в силе:
— Верховный суд Республики Марий Эл (постановление от 26.02.2016 № 4А-21/2016);
— Самарский областной суд (решение от 08.09.2016 № 21-1880/2016).»

Роструд не разрешает платить всем фиксированный аванс

Способы расчета аванса можно свести к трем основным вариантам:

  • процент от оклада;
  • пропорционально отработанному времени;
  • фиксированная сумма в рублях.

Компании предпочитают первые два варианта. Это показал опрос на сайте zarp.ru.

Как вы считаете аванс по заработной плате?

Результаты опроса посетителей сайта zarp.ru:
40% от оклада — 35%,
50% от оклада — 19%,
43,5% от оклада — 3%.
Определяем фактическую зарплату за первую половину месяца — 34%,
Платим фиксированную сумму в рублях — 9%.
Комментирует Иван Иванович Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости:
«Как определять размер аванса по зарплате, Трудовой кодекс не определяет. Компания вправе установить процент от оклада, например 40%, с корректировкой на фактически отработанное время в первой половине месяца (примеч. ред. — см. пример 1).»
Аванс в фиксированной сумме, например 5000 руб., не нарушает закон, но несет риски для работодателя. Он обязан будет его платить, даже если работник в первой половине месяца болел, был в отпуске, командировке. По итогам месяца зарплата может оказаться меньше выплаченного аванса. Удержать НДФЛ бухгалтер не сможет. Разберем проблемы других способов расчета аванса.

Расчет аванса в процентах от оклада

Трудовые инспекторы не против аванса в процентах от оклада за первую половину месяца. Под первой половиной месяца следует понимать период времени с 1-го по 15-е число (письмо Минтруда от 21.09.2016 № 14-1/В-911).

Почему выбирают размер аванса 40% оклада

Зарплата за каждую половину месяца должна быть примерно в равных суммах без учета премий (письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709). Чтобы выполнить эти требования, компании устанавливают размер аванса 50% оклада. Что получается в результате, комментирует Елена Вячеславовна Воробьева, член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов РФ, канд. экон. наук:
«Предположим, что оклад — 20 000 руб. В месяце 20 рабочих дней (10 раб. дн. + 10 раб. дн.). Если аванс — 50% оклада, то:
— аванс 10 000 руб. (20 000 руб. х 50%);
— к выплате за вторую половину 7400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб. (НДФЛ) – 10 000 руб. (аванс).
Если аванс — 40% оклада, то:
— аванс 8000 руб. (20 000 руб. х 40%);
— к выплате за вторую половину 9400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб. (НДФЛ) – 8000 руб. (аванс)).
Вариант аванса “40% оклада” дает более равные выплаты, чем “50% оклада”, больше соответствует требованию о примерно равных частях зарплаты за первую и вторую половину месяца».
Обратите внимание: аванс 40% оклада не освобождает бухгалтера от дополнительных расчетов, если первую половину месяца работник отработал не полностью. Зарплату, в том числе за первую половину месяца, работник получает за труд (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Если он не трудился, зарплата ему не положена. Например, работник с 1-го по 15-е число:

  • болел;
  • находился в отпуске;
  • ездил в командировку;
  • прогуливал.

Сотрудник не работал. Значит, аванс за первую половину месяца компания платить не обязана. Если же работник с 1-го по 15-е число отработал часть дней, то размер аванса надо скорректировать с учетом отработанного времени.
Кадровик сообщит бухгалтеру, какие работники отработали не все дни с 1-го по 15-е число. Таким работникам бухгалтер рассчитает аванс пропорционально отработанному времени. Этот порядок нужно прописать в положении об оплате труда или коллективном договоре.

Пример 1

Работник часть дней в первой половине месяца был в отпуске
Компания платит зарплату за первую половину месяца 17-го числа. Размер аванса — 40% оклада.
Оклад А.Г. Брусницына — 27 200 руб. Сотрудник находился в отпуске с 1 по 5 февраля и отработал с 6 по 15 февраля 2017 года 8 рабочих дней. В первой половине февраля 11 рабочих дней.
В каком размере работник получит аванс?
Решение
17 февраля Брусницын получит аванс 7912,73 руб. (27 200 руб. × 40% : 11 раб. дн. × 8 раб. дн.).
Итак, если выбирать размер аванса между 40% или 50% оклада, то первый вариант более удачный. Но и он не лишен недостатков.

Проблема с НДФЛ, если аванс — 40% оклада

Аванс в размере 40% оклада может привести к тому, что по итогам месяца работник получит деньги за неотработанное время. Это происходит из-за того, что нерабочих праздничных дней в первой половине января, марта, мая, июня и ноября рабочих дней меньше, чем во второй. Расчет покажем на примере 2 ниже.

Пример 2

Работник получил незаработанный аванс: как считать НДФЛ
Компания платит аванс 16-го числа текущего месяца, а зарплату — 1-го числа следующего месяца. Размер аванса — 40% оклада.
Оклад А.Г. Брусницына — 27 200 руб. Сотрудник отработал с 9 по 13 января 2017 года. С 16 по 31 января болел.
16 января Брусницын получил аванс 10 880 руб. (27 200 руб. × 40%).
Сколько Брусницын заработал по итогам января? Как отразить заработанную сумму в 6-НДФЛ?
Решение
По итогам января Брусницын заработал 8000 руб. (27 200 руб. : 17 раб. дн. × 5 раб. дн.). Сумму 2880 руб. (10 880 руб. – 8000 руб.) сотрудник получил не за работу.
НДФЛ с зарплаты составил 1040 руб. (8000 руб. × 13%).
Дата получения дохода в виде заработной платы в сумме 8000 руб. — 31.01.2017.
1 февраля при выплате заработной платы за январь удержать НДФЛ из доходов Брусницына невозможно. Начислений сверх выплаченного аванса не было.
Бухгалтер удержит НДФЛ, исчисленный с зарплаты за январь, из ближайшей выплаты — из аванса за февраль 16 февраля. Записи в разделе 2 формы 6-НДФЛ смотрите ниже (образец 1).

Образец 1. Фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ за I квартал 2017 года

Комментирует Дмитрий Александрович Морозов, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц ФНС России:

«Дата получения дохода в виде зарплаты (п. 2 ст. 223 НК РФ):
— последний день месяца, за который она начислена;
— последний день работы сотрудника в организации в случае его увольнения до окончания месяца.
Пока не закончился месяц, платить НДФЛ с аванса закон не обязывает. Удержать налог следует при окончательном расчете с работником по итогам месяца. Заплатить в бюджет нужно не позже следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ)».
В ситуации из примера 2 выше налоговики попросят бухгалтера дать пояснения. Их заинтересует, почему в разделе 2 формы 6-НДФЛ в строке 100 стоит дата 31 января 2017 года, а в строке 110 — дата 16 февраля 2017 года? В разделе 2 формы 6-НДФЛ инспектор увидит и блок строк, связанный с выдачей зарплаты за январь 1 февраля 2017 года. Бухгалтеру придется дать пояснения, почему он не удержал налог 1 февраля 2017 года. Как написать пояснения, смотрите ниже (образец 2).

Образец 2. Пояснения налоговикам о разнице между датами в строках 100 и 110 формы 6-НДФЛ


В данной ситуации бухгалтер отразил в 6-НДФЛ правдивую информацию, права работника не нарушил. Штраф за недостоверные сведения налоговики начислить не вправе (письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Что делать с незаработанной суммой 2880 руб. в примере 2 выше? Предлагаем два варианта. Первый — учесть ее при выдаче аванса за следующий месяц (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Пример 3

Зачет части выданного работнику, но незаработанного аванса в счет зарплаты за следующий месяц
По итогам января стало ясно, что в аванс 16 января работник получил 8000 руб. за работу, а 2880 руб. не за работу. Что делать? Какие документы оформить?
Решение
Бухгалтер подготовил бухгалтерскую справку (см. образец 3 ниже).

Образец 3. Бухгалтерская справка

Бухгалтер зачтет неотработанный в январе аванс в сумме 2880 руб. в счет аванса за февраль 2017 года. Основание — часть 2 статьи 137 Трудового кодекса. Аванс за февраль бухгалтер рассчитает за вычетом НДФЛ с зарплаты за январь и излишне выплаченной в январе суммы (на основании бухгалтерской справки). Аванс за февраль к выдаче составит 6960 руб. (27 200 руб. × 40% – 2880 руб. – 1040 руб.).
2880 руб. бухгалтер покажет в 6-НДФЛ в составе дохода в виде заработной платы за февраль. Дата получения дохода — 28.02.2017. Бухгалтер исчислит НДФЛ по итогам февраля, а удержит при выплате заработной платы за февраль 1 марта 2017 года.
Второй вариант — удержать НДФЛ с 2880 руб. в день выплаты аванса за февраль. Тогда в этот день вы удержите налог со всей суммы аванса в 10 880 руб., который сотрудник получил в январе.

Аванс пропорционально отработанному времени

Трудовые инспекторы не против, если вы рассчитаете аванс пропорционально отработанному времени (формула ниже). Для них важно, чтобы вы учли требование постановления Совмина СССР от 23.05.57 № 566. В документе установлено правило: размер аванса за первую половину месяца должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время. Это положение цитирует:

  • Минтруд в письме от 05.08.2013 № 14-4-1702;
  • Верховный суд в постановлении от 06.06.2016 № 29-АД16-10.

Формула. Аванс с учетом отработанного времени

Пример 4

Расчет аванса пропорционально отработанному времени
Оклад С.Н. Ерофеева — 20 000 руб. В феврале 2017 года 18 рабочих дней. Первую половину месяца с 1 по 15 февраля — 11 рабочих дней Ерофеев отработал полностью. Компания платит аванс 17-го числа исходя из оклада пропорционально отработанному времени.
Какую сумму аванса получит работник?
Решение
Работник получит 17 февраля аванс 12 222,22 руб. (20 000 руб. : 18 раб. дн. × 11 раб. дн.).

НДФЛ при расчете аванса пропорционально отработанному времени

Способ расчета аванса в примере 4 выше полностью соответствует официальным рекомендациям трудовиков. Однако, с точки зрения бухгалтеров и налоговиков, он недостаточно хорош.
Во-первых, к моменту расчета аванса бухгалтер должен иметь полную информацию о времени, отработанном в первой половине месяце каждым работником. Но закрывать табель два раза в месяц большинство работодателей не хочет.
Во-вторых, могут возникнуть трудности с расчетом НДФЛ. Например, работник уйдет на больничный с 16-го числа и проболеет до конца месяца. По итогам месяца суммы к выдаче нет. Получится, что аванс — это зарплата за месяц. Но удержать НДФЛ не из чего. Рассмотрим эту ситуацию на примере.

Пример 5

Во второй половине месяца работник болел
Воспользуемся условиями примера 4 выше. 17 февраля С.Н. Ерофеев получил аванс за февраль пропорционально отработанному времени в сумме 12 222,22 руб.
С 16 февраля по 15 марта 2017 года работник находился на больничном. Права на вычеты у Ерофеева нет.
Как удержать НДФЛ с зарплаты за февраль?
Решение
В день перечисления аванса — 17 февраля 2017 года бухгалтер не удерживал НДФЛ, так как Налоговый кодекс этого не требует. Ведь дата получения дохода еще не наступила.
Отработанного времени во второй половине февраля у работника нет. Зарплата за отработанное в феврале время равна 12 222,22 руб. Сумма НДФЛ — 1589 руб. (12 222,22 руб. × 13%).
По итогам февраля бухгалтер не будет доначислять зарплату Ерофееву.
2 марта нет суммы к выдаче. В связи с этим у бухгалтера нет возможности в этот день удержать НДФЛ.
Бухгалтер удержит налог при ближайшей выплате денег — 17 марта 2017 года (в пятницу) из аванса за март, перечислит налог не позже 20 марта 2017 года (в понедельник).

Как пояснить налоговикам разницу между датами получения дохода и удержания НДФЛ

В примере 5 выше возник значительный временной разрыв между днем получения дохода и датой удержания НДФЛ. Эту разницу инспекторы увидят в форме 6-НДФЛ (см. пример 6 ниже).

Пример 6

Записи в 6-НДФЛ
Продолжим предыдущий пример. 17 февраля С.Н. Ерофеев получил аванс 12 222,22 руб. Эта сумма оказалась его итоговой зарплатой за февраль (дата получения дохода — 28.02.2017). Бухгалтер удержал налог 1589 руб. только 17 марта.
Как заполнить блок строк 100-140 в разделе 2 формы 6-НДФЛ?
Решение
Записи в разделе 2 формы 6-НДФЛ смотрите ниже (образец 4)

Образец 4. Фрагмент 6-НДФЛ за I квартал 2017 года


В ситуации из примера 6 налоговики так же, как в примере 2 в начале статьи, попросят пояснить, почему в разделе 2 формы 6-НДФЛ за I квартал 2017 года в строке 100 стоит дата — 28 февраля 2017 года, а в строке 110 дата — 17 марта 2017 года. Ведь между этими датами была выплата денег работникам — 2 марта 2017 года.
Бухгалтер должен написать пояснения. Образец пояснений смотрите выше (образец 2).
Штраф за недостоверные сведения в форме 6-НДФЛ налоговики не начислят. Бухгалтер отразил в отчете правдивую информацию, налоговые права работника не нарушил (письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Идеальный аванс — пропорционально окладу с корректировкой на понижающий коэффициент 0,87

В примерах 4—6 бухгалтер рассчитал аванс пропорционально отработанному времени. Но даже соблюдение этих правил привело к тому, что удерживать НДФЛ приходится из начислений за следующий месяц.
Есть ли беспроблемый способ расчета аванса? Да, есть. Достаточно рассчитать аванс пропорциональным способом с применением понижающего коэффициента 0,87.

Пример 7

Аванс с корректировкой на коэффициент 0,87
Воспользуемся условиями примеров 4—6 и дополним их. Локальным нормативным актом компании установлено, что аванс рассчитывается пропорционально времени, отработанному в первой половине месяца, с корректировкой на коэффициент 0,87.
Какую сумму аванса получит С.Н. Ерофеев, если:
— оклад работника 20 000 руб.;
— за первую половину февраля сотрудник отработал 11 рабочих дней?
Какие записи в 6-НДФЛ сделает бухгалтер?
Решение
Формула расчета аванса в данном варианте выглядит так:
Бухгалтер применил формулу для расчета аванса за февраль.
17 февраля работник получит аванс 10 633,33 руб. (20 000 руб. : 18 дн. × 11 дн. × 0,87). 28 февраля бухгалтер рассчитает работнику зарплату 12 222,22 руб., НДФЛ — 1589 руб. (12 222,22 руб. × 13%).
2 марта бухгалтер удержит из зарплаты работника аванс и НДФЛ. К выплате работнику за месяц — –0,11 руб. (12 222,22 руб. – 1589 руб. – 10 633,33 руб.). Это погрешность от округления НДФЛ (п. 6 ст. 52 НК РФ).
Записи в разделе 2 формы 6-НДФЛ за I квартал 2017 года смотрите ниже (образец 5).

Образец 5. Фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ за I квартал 2017 года


Ни трудовой, ни налоговый инспектор не оштрафуют компанию, если вы запишите во внутреннем локальном нормативном акте, что считаете аванс исходя из оклада пропорционально отработанному времени и включите в расчет понижающий коэффициент 0,87.

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Много споров вызывает вопрос о том, можно ли выдавать аванс в фиксированной сумме, не зависящей от фактически отработанного времени. Проще говоря, вправе ли работодатель определять размер аванса, как процент от месячного оклада работника.

Сторонники данного метода приводят следующие аргументы. Во-первых, он позволяет высчитывать отработанное время, начислять все полагающиеся доплаты и делать все необходимые вычеты только один раз в месяц, что значительно экономит силы и время бухгалтера. Во-вторых, этот метод отвечает обычаям делового оборота, ведь большинство работодателей традиционно определяют величину аванса как процент от оклада. В-третьих, есть официальные разъяснения чиновников, которые подтверждают правомерность такого подхода. В частности, в письме Минздравсоцразвития России № 22-2-709 говорится следующее: «…при авансовом методе начисления заработной платы за каждую половину месяца заработная плата должна начисляться примерно в равных суммах…».

Однако у вышеуказанного способа есть немало противников. Их главный довод заключается в следующем. По закону дважды в месяц нужно выплачивать именно заработную плату. А заработная плата — это вознаграждение за труд, которое зависит, в числе прочего, от количества выполненной работы (ст. 129 ТК РФ). Получается, что аванс, как и зарплату по итогам месяца, необходимо рассчитывать исходя из фактически отработанного времени, либо количества произведенной. Эту позицию поддерживают чиновники из Минфина (см., например, письмо № 14-1/10/В-660; «Минтруд напомнил, в какие сроки выплачивать аванс и вторую часть зарплаты»). Мы тоже считаем, что такой подход является правильным.

Еще один спорный вопрос звучит так: допустимо ли удерживать НДФЛ с аванса, уменьшать его на сумму алиментов и делать другие удержания из первой части зарплаты? Или все удержания следует производить исключительно из второй части зарплаты?

Строго говоря, до окончания месяца работодатель не вправе удержать НДФЛ, так как налоговая база еще не сформирована. Уменьшить аванс на сумму алиментов тоже не получится, ведь алименты удерживаются из заработной платы, оставшейся после уплаты налогов. Отсюда можно сделать вывод, что аванс должен представлять собой «чистую» зарплату за первую половину месяца без каких-либо удержаний.

Но на практике выплата «чистого» аванса может привести к определенным трудностям. Это случится, если вторую половину месяца сотрудник отработает не полностью, например, уволится или возьмет длительный отпуск за свой счет. Тогда зарплата за вторую половину месяца окажется очень маленькой или вовсе нулевой. И поскольку НДФЛ не был удержан из аванса, и удержать его при выдаче зарплаты по итогам месяца не удастся, то и перечисление налога станет невозможным. В итоге сотрудник будет должен работодателю, а сам работодатель будет должен бюджету.

Чтобы этого избежать, многие работодатели делают из аванса так называемые резервные удержания. По сумме они равны НДФЛ и алиментам, рассчитанным от зарплаты за первую половину месяца, хотя формально к налогам и алиментам не относятся. Подобные «резервы» не противоречат законодательству и позволяют избежать задолженности по налогу на доходы.

Случается, что в первой половине месяца работник находился в командировке или в очередном оплачиваемом отпуске. Бухгалтеры сомневаются, надо ли при расчете аванса по зарплате учитывать отпускные и средний заработок, начисленный за время командировки. Мнения специалистов разделились.

Существует точка зрения, что в сумму аванса необходимо включать средний заработок, причитающийся сотруднику за период служебной поездки или отпуска. Приверженцы такого подхода полагают, что в противном случае работник получит меньше, чем ему полагается за первую половину месяца, и его права окажутся нарушенными.

Однако существует противоположная позиция, которой придерживаемся и мы. Суть ее вот в чем. Несмотря на то, что дни командировки и отпуска оплачиваются, они не считаются фактически отработанными. Следовательно, суммы, начисленные за такие дни, не относятся к заработной плате. И в связи с тем, что аванс — это заработная плата за первую половину месяца, учитывать отпускные и оплату командировки при расчете аванса не нужно.

В статье 129 ТК РФ говорится, что заработная плата состоит не только из вознаграждения за труд, но и из всевозможных доплат, надбавок и премиальных. При этом не вполне понятно, какие из этих начислений следует учитывать при расчете аванса по заработной плате.

В одном из недавних писем Минфин России изложил свое видение ситуации. Авторы письма предлагают включать в аванс только те надбавки, которые не зависят от итогов месячной работы и выполнения норм труда. Если же размер выплаты можно определить только по результатам месяца, то при подсчете величины аванса она не учитывается (письмо № 14-1/В-725; «Минтруд высказался о том, в каком размере следует выплачивать аванс по зарплате»).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *