Налоговые регистры по НДФЛ

Тема: как составить выписку из регистра по НДФЛ

НДФЛ всегда переплачен потому, при разл. ситуациях: отпуск, затем в отпуске б/л (сторно отпуск); отпуск, затем отзвали из отпуска и т.д. и т.п.
Вот выкладываю жутко читаемую статью из СПС
1. Как разработать форму налогового регистра по НДФЛ
Для ведения налогового учета по НДФЛ желательно разработать такую форму регистра, которая отвечала бы двум условиям:
1) была удобной в использовании, то есть:
• простой в заполнении, чтобы не возникло путаницы с теми или иными данными;
• наглядной, чтобы на ее основе можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ, своевременно отследить излишне удержанный НДФЛ и т.д.;
• учитывала особенности налогового агента и его работников-налогоплательщиков (в частности, количество и налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и пр.);
2) отражала все обязательные сведения.
Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ, разработанного на основе формы 1-НДФЛ
1.1. Какие формы регистра применяются при ведении налогового учета по НДФЛ
Утвержденной формы налогового регистра по НДФЛ нет. Поэтому форму регистра по НДФЛ и порядок отражения в нем данных вам необходимо разработать самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). В таком регистре ведется учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):
• доходов, начисленных и выплаченных физлицам;
• предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм, которые уменьшают налоговую базу;
• исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов НДФЛ.
Количество применяемых организацией регистров налоговым законодательством не ограничено, поэтому можно предусмотреть любой из следующих вариантов:
1) отдельную форму регистра на каждый вид выплачиваемых доходов;
2) единую форму регистра, учитывающую все возможные виды доходов.
Хотя и нет специального требования, все же рекомендуем утвердить форму регистра по НДФЛ в качестве приложения к учетной политике.
1.2. Какие сведения нужно отразить в налоговом регистре по НДФЛ
Налоговый регистр по НДФЛ должен в обязательном порядке содержать сведения (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):
• идентифицирующие налогоплательщика, включая его статус налогового резидентства;
См. также: Как определить статус налогоплательщика для целей уплаты НДФЛ
• о выплаченных ему доходах: вид и код дохода, сумму дохода до уменьшения на вычеты и с учетом налоговых вычетов (до уменьшения на сумму НДФЛ), дату его фактического получения и выплаты;
• о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумму, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;
• об исчисленном и удержанном НДФЛ: сумму налога, дату его удержания и перечисления, а также реквизиты платежных поручений на уплату НДФЛ.
Для учета доходов физлиц, у которых часто меняется налоговый статус (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), целесообразно выделить в регистре отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода.
Дополнительно в регистре можно указать сведения:
• о налоговом агенте;
• о сумме дохода с прошлого места работы (для работников, принятых на работу не с начала года), чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;
• любую другую информацию, необходимую налоговому агенту.
Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):
• не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от налогообложения в пределах норм);
• выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог;
• выплаченные индивидуальному предпринимателю или лицу, которое занимается частной практикой, так в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог.
При этом доходы, которые облагаются НДФЛ частично, отражаются в регистре в полной сумме. Это нужно для того, чтобы отслеживать необлагаемый лимит и, в случае его превышения, включать часть дохода, которая вышла за пределы, в налоговую базу.
1.3. Как сгруппировать сведения в регистре налогового учета по НДФЛ
Сведения из налогового регистра по НДФЛ используются для заполнения Справки 2-НДФЛ и Расчета 6-НДФЛ. Поэтому в регистре данные сведения целесообразно сгруппировать в соответствии со структурой этих форм.
1.4. Как разработать налоговый регистр на основе формы 1-НДФЛ
При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ. Однако ее форма во многом не соответствует действующим положениям Налогового кодекса РФ. Например, в ней не предусмотрено отражение некоторых обязательных сведений, таких как даты выплаты доходов, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты платежного документа (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Поэтому ее нужно дополнить необходимыми реквизитами и убрать из нее лишнюю информацию.
При разработке налогового регистра по НДФЛ на основе карточки 1-НДФЛ из нее можно удалить:
• разд. 7 «Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами», поскольку в отношении таких доходов организация налоговым агентом не является и налоговый учет по ним вести не должна. Это следует из п. 1 ст. 230 НК РФ;
• разд. 9 «Сведения о представлении справок».
В новом регистре останутся следующие разделы из формы 1-НДФЛ, в которые рекомендуется внести следующие основные изменения.
В разд. 1 «Сведения о налоговом агенте» код «ОКАТО» следует заменить на код «ОКТМО».
В разд. 2 «Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)» структуру рекомендуем частично изменить и дополнить (п. 1 ст. 230 НК РФ):
1) данными из справки о полученных физлицами доходах;
2) таблицей, где подробно отражаются помесячные данные об изменении налогового статуса работника на случай, если в организации имеются работники-иностранцы, у которых налоговый статус в течение года меняется.
В разд. 3 «Расчет налоговой базы и НДФЛ (для доходов, облагаемых по ставке 13% и 30%)» рекомендуем внести следующие изменения (п. 1 ст. 230 НК РФ):
1) дополнить новыми строками для отражения следующих сведений:
• даты получения дохода;
• даты перечисления дохода;
• даты удержания налога;
• даты перечисления налога;
• реквизитов платежного документа на перечисление налога;
• имущественных вычетов;
• социальных вычетов;
2) ввести для наглядности две строки для стандартных вычетов: «Стандартные вычеты на детей» и «Иные стандартные вычеты» — вместо одной строки «Стандартные налоговые вычеты»;
3) удалить коды стандартных вычетов, поскольку они изменились. Они будут проставляться при заполнении формы;
4) ввести строки для отражения сумм фиксированного авансового платежа (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ), если в организации работают иностранцы, использующие патент;
5) скорректировать существующие, а также ввести новые поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах после таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ).

1-НДФЛ

Актуально на: 20 мая 2019 г.

Налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами, предоставленных им налоговых вычетов, а также исчисленных и удержанных с этих доходов налогов за год. Такой учет должен отражаться в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Регистр налогового учета по НДФЛ

Форма регистра налогового учета по НДФЛ заполняется отдельно на каждого работника и должна содержать следующие сведения (п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • данные налогоплательщика (Ф.И.О., дата рождения и др.);
  • выплачиваемые доходы с указанием соответствующих кодов выплат (Приложение 1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@);
  • предоставленные налоговые вычеты с указанием соответствующих кодов (Приложение 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@);
  • расходы и суммы, уменьшающие налоговую базу по НДФЛ с указанием соответствующих кодов (ст. 214.1, ст. 214.3, ст. 214.4 НК РФ);
  • суммы доходов и даты их выплаты;
  • статус налогоплательщика (резидент или нерезидент) (п. 2 ст. 207 НК РФ) для определения ставки НДФЛ;
  • суммы НДФЛ;
  • даты удержания и перечисления НДФЛ в бюджет с указанием реквизитов платежных поручений.

В регистр налогового учета по НДФЛ не включаются необлагаемые доходы, для которых не предусмотрены коды (например, пособия или суточные в пределах лимита). Частично облагаемые доходы (например, материальная помощь), имеющие коды, включаются в регистр по НДФЛ в полной сумме. При этом необлагаемая часть таких доходов будет отражаться как вычет с собственным кодом.

Бланк регистра налогового учета по НДФЛ в 2019 году

Бланк регистра налогового учета по НДФЛ разрабатывается компанией самостоятельно с указанием в нем всех обязательных реквизитов, и закрепляется в своей учетной политике (п. 1 ст. 230 НК РФ). Налоговые регистры по НДФЛ предназначены для безошибочного составления справки по форме 2-НДФЛ и расчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому целесообразно, чтобы в данном регистре были отражены все данные для этих отчетов.

Форма 1-НДФЛ (бланк) для доработки

Образец 1-НДФЛ 2019 (бланк) можно скачать здесь.

Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 апреля 2013 г.

Содержание журнала № 8 за 2013 г.Е.А. Шаронова, экономист

Разработка налогового регистра по НДФЛ отдана на откуп самим организациямп. 1 ст. 230 НК РФ. Как правило, все налоговые регистры имеются в бухгалтерских программах. Но есть такие организации, у которых нет возможности эти программы купить. Если вы из их числа, тогда эта статья для вас.

С чего начать

Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:

  • правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
  • на основании данных регистров быстро заполнить справки 2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекциейп. 2 ст. 230 НК РФ;
  • в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.

Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.

Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ

Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, такиеп. 1 ст. 230 НК РФ:

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;

2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);

3) виды выплачиваемых доходов и их коды;

4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;

5) суммы доходов и суммы вычетов;

6) даты выплаты доходов;

7) даты удержания налога;

8) даты перечисления налога;

9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).

Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнениюутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

А статус налогоплательщика можно кодировать такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее — Рекомендации): цифра 1 означает, что работник — резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13%п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ, а цифра 2 — что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ.

Если работник — иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.

Месяц Янв. Февр. Март Апр. Май Июнь Июль Авг. Сент. Окт. Нояб. Дек.
Статус 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2

Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%пп. 3, 4 ст. 210 НК РФ. А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.

Дата выплаты дохода

В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работниковПисьмо Минфина от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37.

Вид доходов Дата выплаты доходовп. 1 ст. 223 НК РФ
Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.) День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке
Доходы в натуральной форме День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ)
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа День уплаты работником процентов по займу
Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг

Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца — до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину — после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е числост. 136 ТК РФ), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.

Дата удержания НДФЛ

Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплатеп. 4 ст. 226 НК РФ. После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ — работнику.

Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше — в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.

А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.

Самый главный учетный документ по НДФЛ, который должна вести каждая компания

Лектор семинара: Н. Б. Эстеркина, директор НОУ «Центр индивидуального образования»

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 4/2013

План семинара:

1. Что собой представляет налоговый регистр по НДФЛ.

2. Как определить налоговую ставку.

3. По каким правилам рассчитывать НДФЛ.

4. Что делать, если удержать НДФЛ невозможно.

Плательщиками НДФЛ, как вы знаете, являются физлица, которые получают доходы. Однако чаще всего их обязанности выполняют налоговые агенты. То есть компании и предприниматели, от которых граждане получают доходы. Налоговый агент должен рассчитать НДФЛ, удержать его при выплате дохода и перечислить в бюджет. Иными словами, компания – это посредник между человеком и государством в налоговых отношениях.

Для внутреннего учета организация должна вести регистры по НДФЛ. О них-то и пойдет речь. Давайте разберемся, что это за документ и какую информацию туда нужно вносить.

Что собой представляет налоговый регистр по НДФЛ

Вообще регистр предназначен для персонального учета данных по каждому физлицу, с доходов которого компания удерживает налог. Основное назначение этого документа – корректно сформировать показатели для годовой справки 2-НДФЛ.

Какие данные туда нужно вносить? В регистрах вы покажете доходы, выплаченные гражданам за год, суммы предоставленных налоговых вычетов, а также суммы исчисленного, удержанного и уплаченного в бюджет НДФЛ.

Единого образца налогового регистра для расчета НДФЛ законодательством не предусмотрено. Поэтому разработайте бланк самостоятельно. Для удобства можете воспользоваться образцом (см. ниже. – Примеч. ред.). В нем есть все необходимые реквизиты.

А теперь пройдемся по основным моментам, которые должен знать бухгалтер. Регистры рассчитаны на налоговый период (календарный год). Вести их нужно, как я уже говорила, персонально по каждому человеку, который получает от организации доходы, облагаемые НДФЛ. Сами регистры могут быть как на бумаге, так и в электронном виде.

С какого момента нужно вести регистры? Как только вы впервые начислили и выплатили какой-либо доход человеку.

Все показатели в регистре налогового учета (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях. Валютные показатели пересчитывайте по курсу Банка России на дату получения доходов (дату расходов, если они принимаются к вычету).

А заполняя разделы регистра по НДФЛ, используйте справочники, утвержденные ФНС России. Например, при заполнении раздела, в котором отражаются персональные данные человека, следует применять справочники «Коды документов» и «Коды регионов».

Чтобы указать гражданство, адрес и код страны постоянного проживания нерезидентов, используйте Общероссийский классификатор стран мира. В отношении налоговых резидентов укажите код России – 643. При отражении доходов и налоговых вычетов руководствуйтесь справочниками «Коды доходов» и «Коды вычетов».

Как определить налоговую ставку

Чтобы правильно удержать НДФЛ, нужно определить его ставку (см. графу с пометкой «1» в образце выше. – Примеч. ред.). Она зависит от двух факторов. Во-первых, является человек резидентом или нерезидентом. Во-вторых, какой вид дохода он получает. Подробная информация о ставках налога на доходы приведена в таблице (см. ниже. – Примеч. ред.).

Ставки НДФЛ по основным видам доходов

Налоговый статус Вид дохода Ставка НДФЛ
Резидент Дивиденды 9 процентов
Стоимость выигрышей и призов, полученных в играх, конкурсах и других акциях, проводимых в целях рекламы товаров (работ, услуг); материальная выгода по полученным заемным средствам 35 процентов
Остальные доходы (зарплата, отпускные, премии и пр.) 13 процентов
Нерезидент Дивиденды 15 процентов
Доходы от трудовой деятельности нерезидентов, которые являются:
–высококвалифицированными специалистами;
– участниками Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Россию соотечественников, проживающих за рубежом, а также членами их семей, совместно переселившимися на постоянное местожительство в Россию;
– членами экипажей судов, плавающих под Государственным флагом России
13 процентов
Остальные доходы 30 процентов

Статус получателя дохода определяйте по количеству календарных дней, которые человек находился на территории России в течение 12 следующих подряд месяцев.

Если этот показатель равен 183 календарным дням или более, то гражданин считается налоговым резидентом. Соответственно, по его доходам нужно применять ставки НДФЛ, установленные для резидентов.

Обратите внимание: в течение года налоговый статус сотрудника может измениться. Ведь 12-месячный период не ограничен календарным годом. И определять его нужно на каждую дату выплаты дохода сотруднику.

По каким правилам рассчитывать НДФЛ.

Налоговую базу рассчитывайте отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные ставки (см. графу с пометкой «2» в образце выше. – Примеч. ред.). НДФЛ удерживайте в целых рублях. Если рассчитанная сумма налога будет с копейками, то сумму до 50 коп. отбрасывайте, а 50 коп. и более округляйте до полного рубля.

Если доходы облагаются по ставке 13 процентов, налоговую базу рассчитывайте ежемесячно нарастающим итогом по такой формуле:

НБ = Д – НД – НВ,

где НБ – налоговая база по НДФЛ с начала года по текущий месяц включительно; Д – доходы, полученные сотрудником с начала года по текущий месяц включительно; НД – доходы, не облагаемые НДФЛ; НВ – налоговые вычеты (стандартные, имущественные, профессиональные, социальные).

Иногда бывает, что сумма налоговых вычетов за год больше доходов, полученных за этот период. В этом случае налоговая база равна нулю. А про образовавшуюся разницу забудьте. Переносить ее на следующий год не нужно.

Исключение – имущественный вычет на строительство или покупку жилья. Его остаток переносится на следующий налоговый период. То есть на следующий год.

Когда базу вы определили, остается только рассчитать сам налог (13%). Для этого воспользуйтесь формулой:

НДФЛ = НБ 13% – НДФЛу,

где НДФЛ – НДФЛ, удерживаемый по ставке 13%; НБ – налоговая база по НДФЛ с начала года по текущий месяц включительно; НДФЛу – НДФЛ, удержанный с начала года по предыдущий месяц включительно.

Ну а теперь о других ставках. Если доходы облагаются НДФЛ по 9, 15, 30, 35 процентов, налоговую базу рассчитывайте по следующей формуле:

НБ = Д – НД,

где НБ – налоговая база по НДФЛ; Д – доходы; НД – доходы, не подлежащие налогообложению.

Будьте внимательны: налог, удерживаемый по ставке, отличной от 13 процентов, нужно рассчитывать с каждой выплаты (не нарастающим итогом). Формула такая:

НДФЛ = НБк.в. СН,

Что делать, если удержать НДФЛ невозможно

По правилам компания в качестве налогового агента удерживает и перечисляет НДФЛ за своих сотрудников. Но не всегда есть возможность этот налог удержать.

Например, сотрудник получил доход в натуральной форме или в течение года стал нерезидентом (НДФЛ в этом случае нужно пересчитать по ставке 30%). Тут возможно два варианта развития событий.

Первая ситуация – после месяца, в котором не удалось удержать налог, сотрудник получает другие доходы в денежной форме. Здесь у налогового агента появляется возможность удержать ту сумму НДФЛ. При этом не забывайте о важном правиле. Удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты. Так сказано в пункте 4 статьи 226 НК РФ.

Но возможен и другой случай. Работник уволился. Тогда удержать налог у вас вообще не получится. Такая же ситуация возникает, если доход в натуральной форме получил человек, не являющийся сотрудником организации, например покупатель.

Будьте внимательны! О выплаченных доходах, из которых компания не удержала налог, придется сообщить налоговикам. Это относится и к доходам в натуральной форме или в виде вы-игрышей. Направьте в инспекцию сообщение по форме 2-НДФЛ , в графе «Признак» поставьте код «2». Это нужно сделать в течение месяца после окончания того года, в котором такие доходы были выплачены.

О том, что налог не удержан, сообщите и самому человеку, получившему доход. Ну и сделайте соответствующую запись в регистре (см. графу с пометкой «3» в образце выше. – Примеч. ред.).

После того как всех известили, удерживать недостающую сумму налога вы уже не обязаны. Даже если появится такая возможность (см. письмо Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337 ). Заплатить НДФЛ в бюджет должен тот, кто получил доход.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *