Нумерация кассовой книги

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга. При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
  2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
  9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

  1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
  2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

  • для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

  • от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
  • от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

Видео: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Порядок ведения кассовой книги образца КО-4 в 2019 году

На кассиров возлагается ответственность по ведению и оформлению кассовой книги образца КО-4. Какие существуют нюансы в виде норм ведения, образца заполнения вручную и в электронном виде? Кто именно должен заниматься этим документом? И как правильно вести его в 2019 году?

Что это за документ

Кассовая книга образца КО-4 — это особый документ, предназначенный для учёта принятых и выданных наличных денежных средств из кассы. Его ведением должен заниматься либо старший кассир, либо бухгалтер в вашей организации. Ведение данного журнала необходимо в том числе и индивидуальным предпринимателям. Они, в частности, могут заниматься этим и самостоятельно, не прибегая к помощи отдельного работника.

Особенности ведения кассовой книги в 2019 году

Для начала ответим на самые распространённые вопросы.

Можно ли вести в электронном виде?

Можно, но обязательно в форме №КО-4. Также можно вести этот документ и вручную.

Сколько кассовых книг должна вести организация?

На всю организацию приходится только одна кассовая книга.

Сколько экземпляров кассовой книги оформляет кассир?

Кассир может оформить только один экземпляр кассовой книги.

Каков порядок, правила и образец заполнения кассовой книги?

Прежде всего, необходимо пронумеровать и прошить все страницы этой учётной книги. Информация заносится по мере поступления с указанием всех необходимых дат. Обратите внимание, что на последней странице документа должна быть пометка с указанием итогового количества страниц в документе.

Можно ли вносить изменения, исправлять ошибки в кассовой книге? Если можно, то как?

Изменения возможно ввести, лишь сделав новую запись с указанием поправок к предыдущей. Никакие исправления в кассовой книге не допускаются.

Есть ли различия ведения для ИП и ООО? Как таковой разницы не существует, правила ведения для всех одинаковые. Ведение кассовой книги является частью кассовой дисциплины.

Ниже представлен образец заполнения кассовой книги в 2019 году.

Образец кассовой книги

Как сшивать

Сшиваться кассовая книга будет методом шнурования листов. Важно, чтобы на каждом листе присутствовали печать организации и подпись ответственного лица.

Штрафы за некорректное оформление или отсутствие документа

За отсутствие кассовой книги предусмотрены следующие штрафы: от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц и от 5000 до 10 000 руб. для организации.

Правила заполнения кассовой книги — видео

Кассовая книга образца КО-4 — это особый документ, предназначенный для учета принятых и выданных наличных денежных средств из кассы. Его ведением должен заниматься либо старший кассир, либо бухгалтер в вашей организации.

Мнение эксперта Мария Богданова Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Кассовая книга заводится ежегодно и ведётся с начала до завершения года. В случае, если она закончилась до окончания отчётного периода, то оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке. Заполнять её можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.

Кассовая книга состоит условно из двух частей:

  • титульного листа, куда вносятся сведения о компании;
  • основных страниц, где указываются данные о проведённых наличных финансовых операциях за каждый день.

Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).

Заполнять кассовую книгу вручную можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается). Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесённых в неё сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

Для кого оформление кассовой книги обязательно?

Как вести кассовую книгу?

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?

«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги

Итоги

Для кого оформление кассовой книги обязательно?

Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в кассовый порядок внесены изменения. Подробнее о них читайте:

  • «Изменения в порядке ведения кассовых операций»;
  • «Новые правила работы с подотчетниками».

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте .

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Подробнее об этом читайте в статье «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Как вести кассовую книгу?

Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:

Скачать кассовую книгу

Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.

О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2020 году».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. ). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.

Существует 3 способа заполнения кассовых книг:

  • вручную на готовых бланках;
  • на компьютере (с последующей распечаткой);
  • на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.

Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.

Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец кассовой книги

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

  • лицевые (образец обложки или титула);
  • внутренние (страницы с 3 по 10);
  • завершающая (располагающаяся в конце документа).

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

  • «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
  • «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
  • «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
  • «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
  • «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
  • «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
  • «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
  • «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
  • «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

  • кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
  • бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

  • главного бухгалтера;
  • руководителя фирмы.

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.

Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.

В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.

О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?

Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:

  • распечатать все страницы кассовой книги;
  • подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.

Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.

«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги

Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:

  • защиту от несанкционированного доступа;
  • отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
  • защиту от потерь информации.

Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оформление и ведение кассовой книги может понадобиться для разных субъектов хозяйственной деятельности — как для индивидуальных предпринимателей, так и для организаций. Если из двух доступных форм ведения книги — электронной и бумажной — выбирается последняя, то нужно знать основные правила ее заполнения и оформления.

Порядок ведения кассовой книги

Кассовая книга — это важный документ ООО и ИП, которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:

  1. Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года.
  2. Ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир).
  3. В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
  4. В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
  5. Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным.
  6. Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная. Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
  7. Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств.
  8. Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4.
  9. В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с наличными расчетами, все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый остаток денежных средств, который сверяется с суммой наличных в кассе.

Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.

Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.

Правила оформления кассовой книги

При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.

Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:

1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.

Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.

Все листы в журнале делятся на два вида:

  • вкладные — заполняются шариковой ручкой;
  • отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.

Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его отчетностью и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.

2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).

Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.

Исправления в кассовой книге

При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:

  1. В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
  2. Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.

В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.

При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.

Титульный и вкладной листы кассовой книги

Титульный лист кассовой книги, как и у большинства других документов, содержит информацию о субъекте предпринимательской деятельности. На нем должно быть указано:

  • ОКПО предприятия;
  • фамилия и инициалы ИП;
  • год или временной период, за который ведется книга;
  • название структурного подразделения (если книга ведется на дочернем предприятии).

Что касается вкладного листа, то он представляет собой документ со строго обозначенными графами, в каждую из которых вносится соответствующая информация. На вкладном листе указываются остатки денежных средств на начало дня и данные из кассовых ордеров: их номера и суммы поступлений или расходов. Причем сумма должна вноситься в виде целых чисел — в рублях без копеек. Далее подсчитывается общая сумма совершенных операций и итог на конец дня.

Образец заполнения кассовой книги

Чтобы лучше понять, как правильно вести кассовую книгу, стоит ознакомиться с образцом ее ведения.

Образец заполнения кассовой книги можно бесплатно скачать по ссылке: бланк.

Читайте также: почему ?

Как правильно рассчитать отпускные при увольнении работника, читайте у нас.

Пошаговая инструкция закрытия ИП: https://pravovedovich.com/zakryitie-ip-v-2015-godu-poshagovaya-instruktsiya.html

Как сшивать кассовую книгу?

При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления бухгалтерской документации. В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.

Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:

1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:

  • пронумеровать все листы;
  • прошить все листы;
  • на последней странице указать общее количество листов;
  • поставить печать (сургучную или мастичную);
  • подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).

2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).

При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:

  • Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
  • Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
  • Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
  • В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).

Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *