Оплата проезда сотрудникам

Содержание

Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте

Довольно часто исполнение профессиональных обязанностей сотрудников фирмы связано с разъездами на общественном транспорте. Такие расходы осуществляются за счет организации и оплачиваются сотрудникам согласно нормам ТК РФ. Порядок оплаты проезда при исполнении служебных обязанностей, отражения затрат в учете – тема нашей статьи.

Обоснование расходов

Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).

Кроме того, выделены отдельные ситуации:

  • оплата транспорта командированным (ст. 168);
  • расходы, связанные со служебными поездками при работе разъездного характера и схожими с ней условиями (ст. 168.1);
  • при переезде на работу в другую местность, по договоренности с администрацией (ст. 169);
  • работающим на Крайнем Севере проезд в отпуск и обратно (ст. 325);
  • проезд работающим «заочникам», получающим высшее образование, один раз в учебном году (ст. 173).

Исполнение законодательных норм возможно тремя путями:

  • компенсация расходов на основании проездных документов;
  • покупка билетов, проездных документов для сотрудников;
  • выдача фиксированной суммы.

Порядок компенсации или оплаты проезда прописывается в ЛНА фирмы. Отдельный документ принимается, как правило, если перемещения на общественном транспорте касаются большого числа сотрудников.

Список сотрудников, которым оплачивается проезд, утверждается приказом.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:

  • 71 – если сотрудник берет деньги под отчет, а затем подтверждает проездные расходы документами;
  • 70 – если в ЛНА прописана оплата проезда как часть оплаты труда (натуральная оплата);
  • 73 – в других случаях.

Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.

В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.

Деньги выдаются под отчет:

  • Дт 20, 23, 44 и др. Кт 71.
  • Дт 71 Кт 50, 51 – учтена в расходах и выдана компенсация работнику.
  • Дт 71 (50, 51) Кт 50, 51 (71) – взаимные расчеты организации и работника по выданным суммам.

Организацией покупаются проездные:

  • Дт 76 (60) Кт 51 – перечисление оплаты.
  • Дт 50/3 Кт 76 (60) – оприходованы проездные.
  • Дт 71 Кт 50/3 – выдан проездной работнику.
  • Дт 50/3 Кт 71 – возврат проездного работником в конце месяца.
  • Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 50/3 – списана стоимость проездного на затраты.

Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.

На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.

Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах. Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем. Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.

Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.

В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.

Налоги

Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.

Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.

Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.

Тезисно

  1. Оплата проезда на общественном транспорте сотрудников осуществляется за счет фирмы: покупкой проездных, выдачей денег под отчет либо выплатой фиксированной суммы.
  2. Все расходы должны быть экономически обоснованы, зафиксированы в трудовом договоре, ЛНА, подтверждены документами. В проводках бухгалтерского учета используются стандартные счета 70, 71, 73 в корреспонденции со счетами затрат соответствующих подразделений.
  3. Проездные, приобретенные организацией, приходуют через счет 50/3. Суммы не облагаются НДФЛ, взносами, НДС (кроме такси). Они включаются в расходы на прибыль при ОСНО, а организации на УСН могут включать проездные затраты в расчет, только если докажут, что они являются частью оплаты труда.
  4. Использование счета 70 и иные акценты в учете, говорящие о том, что выплата является частью заработной платы, а не компенсации, может привести к доначислению НДФЛ и взносов.

Загрузка документа «Билет для проезда в автобусах внегородского сообщения»

Подождите: 19 сек

Имя файла документа: 41917

Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf

Размер текстовой версии файла: 2,8 кб

Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Билет для проезда в автобусах городского сообщения, выдаваемый автоматизированными системами по продаже билетов на типовую контрольную ленту
  • Билет на одну поездку в трамвае; в троллейбусе; в городском электрическом транспорте (абонементный талон)
  • Билет на одну поездку в городском автобусе; в городском наземном транспорте и контрольный билет на проезд в городском автобусе (рулонный)
  • Билет на проезд пассажиров и провоз багажа в автобусах, выдаваемый кассовым билетопечатающим аппаратом BSA-1
  • Билет на проезд в автобусах внегородского сообщения, выдаваемый билетно-кассовой машиной «Ока-1400Т»; выдаваемый электронной контрольно-кассовой машиной «Ока-500.0-02
  • Билет-купон (туда и обратно), оформляемый ручным способом. Серия А 75501 (международное пассажирское сообщение) (рус./нем.)
  • Билет-купон, оформляемый ручным способом. Серия А 999999 (международное пассажирское сообщение) (рус./нем.)
  • Билет-купон, оформляемый электронным способом. Серия АБ 00000 (международное пассажирское сообщение) (рус./нем.)
  • Бирка (наклейка) к багажной отправке
  • Бирка (наклейка) к грузобагажной отправке
  • Бирка учета сроков носки вещевого имущества, выдаваемого лицам, принятым на службу в органы внутренних дел управления внутренних дел Министерства внутренних дел Российской Федерации по Чеченской Республике в качестве стажеров
  • Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для бенефициара)
  • Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для бенефициара) (оборотная сторона)
  • Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для авизующего банка)
  • Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для бенефициара) (англ.)

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Возмещение транспортных расходов в силу закона

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы. Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

  • 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
  • 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда. Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму. Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

  1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
  2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

  • пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
  • пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

Итоги

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

  1. Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м3 и 1 500 руб. – свыше 2 000 м3.

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Алгоритм оформления путевого листа см. в материале «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

  1. Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

  1. Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Пример

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Фрагмент из книги «Трудовые и социальные гарантии, льготы, компенсации»

В ряде случаев труд отдельных категорий работников организаций носит разъездной характер, а некоторые из них могут направляться для решения отдельных задач с необходимостью совершения разъездов на общественном транспорте внутри границ отдельного населенного пункта или же за пределы населенного пункта.

В соответствии с действующим законодательством хозяйствующие субъекты вправе самостоятельно решать вопросы, связанные с оплатой служебных разъездов своих работников.

При этом от того, каким категориям работников производится оплата стоимости разъездов и на основании каких оформленных документов, зависит источник списания затрат – себестоимость продукции (работ, услуг) или чистая прибыль организации, оставшаяся в ее распоряжении после уплаты всех видов налогов.

📌 Реклама Отключить

В законодательном порядке Перечень должностей работников, работа которых носит разъездной характер и которым организации вправе были оплачивать проездные билеты (проезд) был утвержден постановлением Совмина РСФСР от 4 мая 1963 года № 521 (далее по тексту – Перечень).

Несмотря на тот факт, что Перечень был установлен для бюджетных учреждений и организаций, приобретавших указанные билеты за счет средств бюджета и утратил силу в части организаций, перешедших на полный хозрасчет (постановление Совмина РСФСР от 13 сентября 1988 года № 382), иного нормативного документа по данному вопросу в настоящее время нет, в связи с чем положения данного нормативного акта все же могут быть использованы организациями, но с учетом вопросов списания затрат на оплату стоимости проездов и налогообложения.

В Перечень, в частности, включены курьеры, экспедиторы, работники городского хозяйства (электрических, газовых и канализационных сетей, связи) и другие категории работников, если они не обеспечиваются специальным транспортом на время выполнения ими своих служебных обязанностей.

📌 Реклама Отключить

Как видим, перечень не является исчерпывающим, в связи с чем каждый хозяйствующий субъект вправе своим распоряжением определять конкретный перечень должностей работников, которым подлежат оплате за счет средств организации ежемесячные проездные билета на соответствующих видах транспорта.

В основу разработки перечня должны быть положены следующие принципы:

должностные обязанности работника связаны с необходимостью постоянных разъездов (с определением периодичности билетов – месячные, квартальные или годовые;

работники не обеспечиваются специальных транспортом для выполнения служебных обязанностей.

В разрабатываемый в организации перечень могут быть дополнительно включены монтеры, почтальоны.

Разрабатываемый в каждой отдельной организации перечень должен быть утвержден руководителем и в него должны включаться конкретные должности, а не наименования работ (выполняемых задач), связанные со служебными разъездами.

📌 Реклама Отключить

Для обеспечения потребности работников проездными билетами могут быть использованы следующие варианты:

централизованная закупка билетов ответственными лицами организации, обеспечение ими работников, в обязанности которых входят постоянные разъезды;

выдача наличных денежных средств под отчет работникам с истребованием от них отчета об их использовании в установленный руководителем организации срок;

возмещение стоимости использованных проездных билетов, ранее приобретенных работниками за счет собственных средств.

Кроме того, для служебных разъездов может предоставляться также и автотранспорт организации или сторонних лиц (в последнем случае на основе договоров аренды или оказания услуг). В этом случае возмещение стоимости разъездов отдельным работникам не производится, а за счет соответствующего источника относятся затраты по использованию автотранспорта. 📌 Реклама Отключить

Централизованное приобретение проездных документов может быть организована как по безналичному, так и за наличный расчет через ответственных за это должностных лиц организации.

В бухгалтерском учете организации при этом отражаются следующие записи по счетам бухгалтерского учета:

дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» кредит счета 51 «Расчетный счет» — оплата стоимости проездных билетов на счета автоперевозочных организаций или их посредников;

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» — выдача наличных денежных средств под отчет ответственному должностному лицу для приобретения им проездных документов;

дебет счета 50, субсчет «Денежные документы» кредит счетов 60, 76, 71 – получение от организаций и ответственных должностных лиц бланков проездных документов;

дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» кредит счета 50, субсчет «Денежные документы» – стоимость проездных документов относится на затраты производства.

При получении в кассу и выдаче проездных документов оформляются отдельные приходные и расходные кассовые ордера. 📌 Реклама Отключить

Выдача наличных денежных средств работникам организаций под отчет для приобретения проездных билетов регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Центробанка России 22 сентября 1993 года № 40.

При этом выдача средств на цели приобретения проездных билетов приравнивается к хозяйственным нуждам, в связи с чем работники и их должности, которым будут выдаваться средства, дополнительно должны быть перечислены в Перечне подотчетных лиц организации, объявляемом в начале каждого года.

По истечении трехдневного срока после даты, до которой подотчетные средства должны были быть использованы, работники обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об использовании средств на приобретение проездных билетов.

Так как в качестве приложения к проездному документу может быть представлен только сам проездной билет, то в приказе по организации рекомендуется устанавливать дату, по истечении которой проездной билет утратит свою силу, и работник сможет приложить его к отчету.

📌 Реклама Отключить

Вместе с этим следует учитывать, что до даты истечения срока использования билет может быть утрачен, испорчен или т.п., в связи с чем приобретенные работниками проездные документы сначала могут быть учтены в материальном учете соответствующего структурного подразделения (например, отдела или службы кадров), а затем выданы еще раз под отчет работникам, чем обеспечится подтверждение факта приобретения документов работниками. В таком случае авансовый отчет может быть истребован по датам приобретения (а не использования) проездных документов, а к авансовому отчету могут быть приложены соответствующие акты или ксерокопии.

Возмещение стоимости уже использованных работниками проездных документов, ранее приобретенных за счет личных средств, производится также на основании представляемых авансовых отчетов с приложением уже использованных бланков билетов, проездных карт и т.п.

📌 Реклама Отключить

При этом в учете отражаются следующие записи:

дебет счета 26 кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — отражена стоимость проездных документов, подлежащая возмещению из средств организации;

дебет счета 73 кредит счета 50 – работникам возмещены ранее израсходованные ими личные средства для приобретения проездных документов.

Если для решения служебных задач направляются работники, должностные обязанности которых не связаны с постоянными разъездами и по которым локальными актами организации не предусмотрено возмещение стоимости проезда, на организацию также ложится обязанность по оплате стоимости проезда на общественном или частном транспорте.

При этом для возмещения стоимости проезда работник подает письменное заявление с просьбой об оплате транспортных расходов со ссылкой на приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ направившей организации с приложением проездных билетов.

📌 Реклама Отключить

Если порядком, принятым в организации, предусмотрено оформление дополнительных документов (маршрутного листа, предписания на выполнение задания, разъездной ведомости и т.п.), к заявлению прилагаются также и данные документы (в том числе заверенные подписями и печатями организаций посещения).

При всем этом следует учитывать, что если выполнение отдельных задач работникам поручается вне места его постоянной работы, то направление может быть оформлено командировочным удостоверением, что регулируется пунктом 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Оплата проездных документов в таких случаях производится в обязательном порядке (в отличие от суточных, которые выплачиваются при условии, что командировка более одних суток, и работник не может каждый день возвращаться к месту постоянного своего проживания).

📌 Реклама Отключить

В соответствии с подпунктом 26 статьи 270 главы 25 НК РФ на затраты производства, учитываемые в целях налогообложения, не относятся расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами.

Расходы на оплату служебных разъездов могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) в целях налогообложения при условии разработки организацией Перечня специальностей и его утверждения руководителем организации (см., например, письмо Госналогслужбы РФ от 14 августа 1997 года № 11-02-08/6). Затраты отражаются по статье расходов «транспортное обслуживание».

📌 Реклама Отключить

Оплата стоимости проезда для решения служебных задач в другие населенные пункты относится на затраты производства, как расходы на оплату служебных командировок.

Если проездные документы оплачиваются в пользу работников, должностные обязанности которых предусматривают постоянные служебные разъезды, о чем имеется разработанный в организации Перечень, утвержденный руководителем, возмещаемая их стоимость не включается в объект налогообложения по налогу на доходы физических лиц, как выплаты, связанные с исполнением работникам трудовых обязанностей (пункт 3 статьи 217 части второй НК РФ). Этот же вывод подтверждается материалами писем Департамента налоговой политики Минфина РФ от 21 июня 1999 года № 04-04-06 и Управления МНС по г. Москве от 26 января 2000 года № 08-11/4744.

По этому же основанию, и согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 238 главы 24 НК РФ стоимость проездных документов, оплачиваемая в пользу работников, не включается в облагаемую базу по единому социальному налогу.

📌 Реклама Отключить

Следует иметь ввиду, что если оплачиваются проездные билеты, связанные с прибытием работников на работу и убытием их с работы, или билеты оплачиваются в пользу работников, трудовая деятельность которых не связана со служебными разъездами, то такого рода возмещаемые (оплачиваемые) суммы должны включаться в облагаемую базу по налогу на доходы и единому социальному налогу (в последнем случае – если расходы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль).

Аннотация к книге
«Трудовые и социальные гарантии, льготы, компенсации» >>>

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *