Оригинал счета

Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Пример счета на оплату

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает. Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

  • если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
  • если выставление счета прописано в договоре;
  • если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Форма счета

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

  • Дата составления,
  • Порядковый номер,
  • Платежные реквизиты получателя денежных средств,
  • Данные плательщика и покупателя,
  • Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
  • Должности и подписи уполномоченных лиц.
  • Наименование товаров, работ услуг,
  • Количество, единица измерения, цена и сумма.
  • Итоговая сумма к оплате.
  • Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Счет на оплату

Счет — это документ, который служит основанием для оформления платежного поручения на оплату товара или услуг поставщику. Счет может быть выставлен в рублях или в валюте. Счет в иностранной валюте оплачивается по курсу ЦБ РФ, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.

Любое предприятие в процессе своей хозяйственной деятельности сталкивается со счетами на оплату. Как оформлять счета, можно ли принимать от поставщиков счета с ошибками, какие программы для выставления счетов существуют — узнаете из статьи.

Многие специалисты ошибочно считают счет на оплату первичным документом. Если обратиться к Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ, станет понятно, что это не так. Первичный документ отражает факт хозяйственной жизни — поступление товара, списание денег, выдачу зарплаты и т. д (ст. 9 402-ФЗ). Сам по себе счет не свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

Как оформить счет

Счет представляет собой документ, который служит основанием для оформления платежного поручения на оплату товара или услуг поставщику.

Счет может быть выставлен в рублях или в валюте. Счет в иностранной валюте оплачивается по курсу ЦБ РФ, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.

Так как счет не относится к первичке, его форму компании разрабатывают самостоятельно. Обычно в него включают стандартные реквизиты, характерные для первичной документации: дату и номер счета, основание (реквизиты договора), наименование сторон, наименование товара (услуг), стоимость. Основной составляющей счета служат реквизиты банка.

Подберем надежного бухгалтера для обслуживания вашей фирмы.

Зачастую компании и вовсе обходятся без счетов. Оплатить товар можно на основании договора. А если перечисление денег происходит после получения товара, оплату можно произвести на основании накладной. Отсюда можно сделать вывод, что счет — это не обязательный документ.

Бывает и обратная ситуация, когда продавец и покупатель не заключают договор. В этом случае договором может служить счет на оплату. Перечисление денег поставщику будет служить согласием на осуществление сделки.

На практике можно встретить оригиналы счетов с подписями и печатью, счета в виде скана или распечатанные счета без подписей ответственных лиц. Оплату можно произвести по любому из описанных счетов. Если покупателю нужен оригинал счета, оформленный по всем канонам бухучета, целесообразно прописать порядок выставления счетов на оплату в договоре.

Как хранить счета

Законодательство не устанавливает правила хранения счетов. Однако многие компании хранят счета вместе с платежными поручениями. Порядок хранения счетов можно закрепить в учетной политике или в правилах документооборота организации.

Желательно хранить счета как минимум до завершения сделки. Это поможет избежать лишних споров с поставщиками.

Программы для выставления счета на оплату

Функция выставления счета, пожалуй, есть в любой бухгалтерской программе. Также многие интернет-банки дают возможность своим клиентам выписывать счета.

Зачем налоговая запрашивает счета на оплату

Прошу у Вас совета как у профессионалов. Я работаю менеджером в одной организации. К сожалению, приходится самой собирать все документы по своим сделкам.

Так вот бухгалтерия всегда требует предоставить оригинал счетов на оплату. Однако не все организации сразу высылают их вместе с актом и счетом-фактурой.

Приходится требовать. Многие подрядчики расположены очень далеко. Естественно, весь процесс пересылки занимает уйму времени.

Вот,собственно, хочу узнать обязательно ли предоставление для налоговой оригинала счета на оплату?

Нужно ли хранить счета на оплату

Подскажите, плз. Обязаны ли ООО хранить счета на оплату от поставщиков . И существует ли документ обязывающий это делать или не делать. Плз, очень срочно надо

Выбрасывать их не стоит, но если вы проводили оплату без счета, либо потеряли некоторые счета, то ни чего страшного, конечно, в этом нет.

Не храните, это макулатура, к делу не пришьешь

А у нас аудиторы всегда пишут в заключении, что оплата производится по факсовым счетам без оригиналов.

Все правильно, это оплата..а оплата производится на основании. и т.д., но как таковые счета на оплату являются просто бумажкой и после получения оригинала наклодной и сч\ф. можете их смело выкидывать

мы храним счета оплаченные, т.к. с некоторыми поставщиками у нас нет договоа, а в договорах других прямо так и сказано «счет на оплату является неотъемлемой частью договора», но счету сверяем что заказали — что получили

был случай, когда налоговая хотела отказать в вычете по НДС, по причине мнимости сделки, и тогда чем больше документов от поставщика представишь, тем лучше

Здравствуйте!
Скажите, пожалуйста, бывают ли штрафы? Или налоги? Что нарушил единственный учредитель ООО? Какую ответственность несет за нарушение? Если в ООО: закупочные и продажные счета отсутствуют и не зафиксированы программой 1С, (т.е. нет).
Большое спасибо. Александр

Обязанность выставлять контрагенту счет на оплату на нормативном уровне не предусмотрена. Так как счет не оформляет никакую хозяйственную операцию (отгрузка товара оформляется накладной, перечисление денежных средств — платежным поручением), он не является первичным документом и выполняет, скорее, вспомогательную функцию.

Унифицированной формы для счета на оплату также не предусмотрено.

Однако, если какая-либо из Ваших сделок не оформляется договором, то основанием для расчетов между Вами и контрагентом обычно служит счет, в этом случае он приравнивается к договору на основании ст. 435 ГК РФ, так как является офертой, а оплата данного счета является акцептом этой оферты на основании ст. 438 ГК РФ. Хочу обратить Ваше внимание на то, что в этом случае счет должен содержать все существенные условия договора, и тогда он будет документом, подтверждающим расходы и доходы для целей исчисления единого налога (в случае если Вы применяете УСН), либо документом, подтверждающим расходы при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (в случае если Вы применяете ОСН). В данной ситуации на счет распространяются требования ст. 160 ГК РФ.

Также хочу обратить Ваше внимание на статьи 486 и 487 ГК РФ, которые предусматривают возникновение обязательств по уплате процентов у контрагентов, не исполнивших свои обязательства по оплате товара, так как основанием для оплаты служит договор или счет (в случаях когда он приравнивается к договору). В случае, если кто-то из контрагентов будет отстаивать свои интересы в суде, то суд в первую очередь будет запрашивать договоры и счета на оплату, а так как они не были заключены и выставлены, суд может установить, что отсутствие этих документов является препятствием для оплаты.

Подводя итог, рекомендуем Вам все же заключать договоры с покупателями и поставщиками, выставлять и требовать от них счета, так как в случае проверки ИФНС может признать расходы для целей исчисления единого налога (в случае если Вы применяете УСН) или для целей формирования налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (в случае если Вы применяете ОСН), не подтвержденные договором или счетом, не обоснованными и документально не подтвержденными. Так же есть существенные риски при отстаивании интересов в суде в случае предъявления претензий от контрагентов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *