Переплата по больничному листу

В каких случаях работодатель может удержать с работника излишне выплаченные суммы пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством?

Иногда возникают ситуации, когда сумма пособия переплачена. В этой связи излишне выплаченные суммы не могут быть взысканы с работника, за исключением случаев, перечисленных в пункте 4 статьи 15 Закона № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», в статье 19 Закона № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей», пункте 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н, а именно, если пособие переплачено:

· из-за счетной ошибки (при расчете пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком);

· недобросовестности со стороны получателя (работник представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл данные, влияющие на получение пособия и его размер, другие случаи).

При этом взыскание производится либо путем удержания соответствующих сумм из заработной платы работника, либо при каждой последующей выплате пособия этому лицу.

В ст. 138 ТК РФ установлен предельный размер удержаний в зависимости от их оснований.

По общему правилу размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов суммы. В случаях, предусмотренных федеральными законами, предельный размер удержаний может составлять до 50 процентов выплаты (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Например, размер удержаний по нескольким исполнительным листам не должен превышать 50 процентов суммы заработной платы работника (ч. 2 ст. 138 ТК РФ).

Если у работодателя нет возможности удержать всю сумму переплаты (по причине прекращения выплаты пособия либо заработной платы), то он может взыскать оставшуюся часть задолженности лишь в судебном порядке.

Обращаем Ваше внимание, что излишне выплаченная сумма пособия может быть удержана только с письменного согласия работника в размере, предусмотренном действующим законодательством, принудительно удержать сумму излишне выплаченного пособия из зарплаты работника нельзя (ст. 137 ТК РФ).

Кроме того, добровольное обращение работника с просьбой удержать ту или иную сумму из его заработной платы является формой распоряжения работником его денежными средствами. Трудовым законодательством данный вопрос не регулируется.

Власова Г. В.,
практикующий бухгалтер

Переплата пособия: что делать бухгалтеру

Иногда вследствие различных ситуаций бухгалтер может сделать ошибочную переплату денежных средств работнику. Даже переплата заработной платы или отпускных – ужасно неприятная ситуация, а уж переплата пособий за счет фонда социального страхования – бухгалтеру такое даже представить страшно. Так что же должен знать бухгалтер, чтобы выйти из этой ситуации?

Для начала надо разобраться, имеет ли право работодатель удержать эту переплаченную сумму, всю сумму или ее часть и в каких ситуациях.

В ст. 137 ТК РФ четко описываются ситуации, когда работодатель имеет право своим решением удержать суммы из заработной платы работника:

1) если работник получил аванс и уволился, не отработав его;

2) если работник получил денежные суммы, выданные под отчет или в качестве подъемных при переезде к месту работы в другую местность, или другие аналогичные суммы, но при этом не израсходовал их полностью (то есть авансовый отчет утвержден на сумму меньшую, чем было выдано) и не вернул в кассу предприятия;

3) если бухгалтер допустил переплату по заработной плате работника вследствие счетной ошибки;

4) если доказана вина работника в невыполнении трудовых норм или простое;

5) если работник взял отпуск авансом, а потом уволился по собственному желанию, не отработав период, за который взял отпуск.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, в том числе справки (справок) о сумме заработка, из которого исчисляются указанные пособия, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, другие случаи).

Итак, как видим, ТК РФ не регламентирует переплату пособия за счет ФСС. Тогда обратимся к Федеральному закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ).

Согласно п. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ переплата по таким видам пособия за счет ФСС, как по больничному листу, декретные или пособия по уходу за ребенком, удерживается из дохода работника в следующих случаях:

  • счетная ошибка бухгалтера;
  • переплата пособия вследствие вины работника – получателя пособия, то есть данный работник представил неверные документы (справки о сумме заработка или другие справки, необходимые для получения пособия (например, с работы мужа, жены)) или скрыл от работодателя какие-то другие необходимые сведения для исчисления пособия.

В таких случаях закон разрешает удержать переплаченные суммы как при следующей выплате социального пособия, так и при выплате такому работнику заработной платы.

Производить удержания в счет погашения переплаты можно из расчета не более 20% от дохода за минусом НДФЛ (пособия, зарплаты или других денежных доходов) данного работника, при этом сумма всех удержаний из его дохода (НДФЛ, алиментов, переплаты и других удержаний) согласно ст. 138 ТК РФ не должна превышать 50% от начисленного дохода.

Если работник, в случае окончания срока получения пособия (например, по уходу за ребенком) или увольнения, больше не будет получать пособия или зарплаты у данного работодателя, то оставшуюся сумму переплаты работодатель может получить после решения суда.

Если же работодатель в нарушение п. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ удержит переплату пособия, образовавшуюся по другим основаниям, а работник обратится с жалобой, то и должностное лицо, и организация будут оштрафованы по ст. 5.27 КоАП РФ.

Алгоритм действий бухгалтера

Переплату может обнаружить как сам бухгалтер, так и проверяющие из ФСС. В принципе, если ошибка обнаружится уже в ходе проверки ФСС, то алгоритм будет практически такой же, просто добавятся штрафы от ФСС (в соответствии с п. 1 ст. 47 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ) в размере 20% от неуплаченных сумм) и размер пени может быть выше, так как период будет больше.

Когда обнаружится переплата, надо сначала определиться, является ли переплата следствием счетной ошибки.

Верховный суд (далее — ВС) РФ в своем Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17 указал, что счетной ошибкой является:

  • именно ошибка, возникшая при совершении арифметических подсчетов бухгалтера, начисляющего выплаты пособия (ошибка при складывании дохода за расчетный период для подсчета пособия, например), так как бухгалтер – тоже человек, а людям свойственно ошибаться;
  • произошел сбой компьютерной программы для ведения бухгалтерии;
  • сюда же входят опечатки при вводе данных в программу (при введении арифметического результата для подсчета пособия в программу механически была набрана лишняя цифра), описки и т. д.

Если же переплата возникла в ходе нижеперечисленных факторов, то такая ошибка считается несчетной:

1. Неправильного толкования законодательных норм расчета пособия:

1.1. Неправильно определен размер пособия вследствие неправильного подсчета стажа.

1.2. Неправильные суммы были взяты для расчета.

1.3. Произошла оплата больничного листа за отработанный день сотруднику, который обратился за медицинской помощью уже после окончания рабочего дня.

1.4. Вместо оплаты пособия из расчета МРОТ был произведен расчет пособия в полном размере за дни нарушения лечебного режима, например.

1.5. Сотрудница ушла в новый отпуск по беременности и родам, не прервав отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет.

1.6. Было выплачено пособие за счет ФСС за первые три дня больничного листа.

2. Пособие было выплачено в полном объеме дважды или получено однофамильцем человека, которому это пособие полагалось.

3. Была произведена ошибка в установлении зарплаты сотруднику при неправильном толковании внутренних (локальных) актов организации (была ошибочно выплачена премия или надбавка к зарплате в расчетном для пособия периоде).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

Итак, бухгалтер, обнаружив переплату пособия, начинает действовать в следующем порядке.

Действие Примечание

Составление бухгалтерской справки

В данной записке надо указать, когда и кому было переплачено пособие, вследствие какой ошибки произошла переплата пособия, должна быть указана сумма переплаты

Служебная записка от бухгалтера руководителю

Бухгалтер не имеет права самостоятельно решить вопрос об удержании, он обязан об ошибке доложить руководству

Уведомление сотрудника, если переплата произошла вследствие счетной ошибки или по вине сотрудника

Даже в разрешенных законодательством для удержания переплаты пособия ситуациях все равно следует уведомить сотрудника о предстоящем удержании переплаты и ее размере. Также в данном уведомлении надо предложить варианты погашения задолженности:

  • путем удержания из заработной платы;
  • путем зачета переплаты пособия на последующие выплаты пособия (ежемесячное пособие по уходу за ребенком).

Кроме того, следует уведомить работника, будет ли удержание однократным, или погашать переплату пособия придется несколько месяцев из расчета не более 20% от заработка.

Желательно даже в этих случаях получить письменное согласие работника на удержание (сделать отметку на уведомлении)

Уведомление сотрудника, если переплата произошла вследствие несчетной ошибки

Даже в таком случае есть возможность погасить переплату пособия, если сотрудник согласится добровольно ее погасить (обычно, чтобы не портить отношения с руководством, сотрудники соглашаются на добровольное погашение).

В таком случае письменное согласие сотрудника должно быть обязательно (можно сделать и на уведомлении), также в этом согласии должно быть прописано:

  • вернет ли сотрудник переплаченную сумму в кассу наличными;
  • или он согласен на удержания из заработной платы или последующих социальных пособий (в этом случае сотрудник должен прописать, в каком размере удерживать с него переплату).

При этом сотрудник, согласно письму Роструда от 16.09.2012 № ПР/7156-6-1, имеет право, написав заявление, удержания переплаты погашать в размере большем, чем 20%, так как данный случай не регламентируется ст. 138 ТК РФ

Приказ руководства

На основании бухгалтерской справки, служебной записки и полученного согласия работника издается приказ, где указывается, как будет погашаться сумма переплаты. Если же работник отказался возмещать переплату (если это несчетная ошибка), то в приказе должно быть прописано, за счет каких источников произойдет возмещение социального пособия. Здесь есть два варианта:

  • за счет лица, виновного в переплате;
  • за счет чистой прибыли организации

Порядок исправления ошибок

На основании полученного приказа руководства бухгалтер делает исправительные проводки в бухгалтерском учете на дату приказа.

Ситуация Дебет счетов Кредит счетов
1 Были ошибочно оплачены первые три дня листка по временной нетрудоспособности за счет ФСС (в данном случае работник практически ничего не теряет, так как фактически суммы удержанного пособия за счет ФСС и начисленного пособия за счет работодателя будут совпадать) 69.1 70 Сторнируется переплата пособия
20, 26, 44 70 Начисление пособия за 3 первых дня за счет работодателя (в дебет счетов отнесения зарплаты на издержки производства)
70 68.1 Перерасчет НДФЛ при необходимости
91.2 69.1 Начислены пени в ФСС согласно п. 6 ст. 25 Федерального закона № 212-ФЗ из расчета 1/300 ставки рефинансирования с суммы переплаченного пособия за каждый день просрочки (так как оплата первых трех дней пособия за счет работодателя не облагается страховыми взносами, а равно и оплата пособия за счет средств ФСС, то доначислений по ПФР, ФОМС и ФСС делать не надо)
69.1 51 Перечислены переплаченное пособие и пени с недоимки
70 68.1 Перерасчет НДФЛ при необходимости
2 Были переплачены декретные или пособия по уходу за ребенком, единовременные пособия, так как данные пособия не облагаются НДФЛ, то его корректировать не надо 69.1 70 Сторнируется переплата пособия
73 70 Сумма пособия, подлежащая удержанию по приказу
50 73 Возврат в кассу работником переплаченного пособия
70 73 Или произведены удержания переплаты из заработной платы
91.2 73 Списана переплата за счет чистой прибыли, если приказом руководителя принято такое решение
91.2 69.1 Начислены пени с переплаченного пособия ФСС согласно п. 6 ст. 25 Федерального закона № 212-ФЗ
69.1 51 Перечислено переплаченное пособие и пени с недоимки
3 Переплачено пособие по временной нетрудоспособности по причине завышенной зарплаты (как вследствие счетной ошибки, так и вследствие неправильного расчетного периода). Так как из социальных пособий только пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, то при получении согласия на удержание переплаты (в данном уведомлении укажите, что произошла переплата по НДФЛ) возьмите с сотрудника заявление на возврат данного налога согласно п. 1 ст. 231 НК РФ 20, 26, 44 70 Сторнируется пособие за 3 первых дня за счет работодателя (если оно было начислено)
69.1 70 Сторнируется переплата пособия
70 68.1 Перерасчет НДФЛ с суммы переплаченного больничного листа. Перечислять или выплачивать работнику эту сумму НДФЛ не надо, просто сумма налога уменьшит сумму переплаты к удержанию. Так как в месяце возврата переплаты и НДФЛ бухгалтер просто уменьшит сумму дохода и налога с нее по данному работнику, то никаких дополнительных корректировок в налоговой карточке и соответственно в справке 2-НДФЛ делать не надо
73 70 Сумма пособия, подлежащая удержанию по приказу
91.2 69.1 Согласно п. 6 ст. 25 Федерального закона № 212-ФЗ начислены пени в ФСС с суммы переплаченного пособия за каждый день просрочки
69.1 51 Перечислены переплаченное пособие и пени с недоимки
73 70 Сумма пособия, подлежащая удержанию по приказу
50 73 Возврат в кассу работником переплаченного пособия
70 73 Или произведены удержания переплаты из заработной платы
91.2 73 Списана переплата за счет чистой прибыли, если приказом руководителя принято такое решение

Пример 1.

Начальник отдела продаж ООО «Ланит» С. Н. Каминская сдала в бухгалтерию в конце января 2016 г. два листка по временной нетрудоспособности:

  • с 12.01.2016 по 20.01.2016 – по уходу за больным ребенком (3 г. 10 мес.) – амбулаторно;
  • с 21.01.2016 по 27.01.2016 – заболевание.

Расчетный период – 2014–2015 гг. – 730 календарных дней.

Страховой стаж С. Н. Каминской по состоянию на 12.01.2016 составил 15 лет 4 мес., поэтому ей следует оплачивать пособия по временной нетрудоспособности из расчета 100% от среднемесячной зарплаты.

При расчете данных больничных листов бухгалтер не обратил внимания на то, что 2-й лист временной нетрудоспособности выдан самой С. Н. Каминской – по ее заболеванию, а значит первые 3 дня больничного листа должны быть оплачены за счет ООО «Ланит».

Итак, рассмотрим, какие проводки сделал бухгалтер первоначально и какие исправления он внес потом.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

При отсутствии оснований, предусмотренных частью первой ст. 243 ТК РФ, в связи с ошибочным перечислением денежных средств бухгалтер может быть привлечен к материальной ответственности в пределах своего среднего месячного заработка.

Пример 2.

Начальник отдела продаж ООО «Ланит» С. Н. Каминская сдала в бухгалтерию в конце февраля 2016 г. листок по временной нетрудоспособности:

— с 08.02.2016 по 24.02.2016 – по уходу за больным ребенком (3 г. 11 мес.) – амбулаторно.

Расчетный период и сумма дохода за этот период остались прежними, стаж увеличился на 1 месяц, но это не меняет процентную ставку оплаты больничного листа.

При расчете данного больничного листа бухгалтер не обратил внимания на отметку на листке – амбулаторно. Согласно пп. 1 п. 3 ст. 7 Федерального закона № 255-ФЗ при уходе за больным ребенком амбулаторно по стажу оплачиваются первые 10 календарных дней, а последующие – из расчета 50% от среднемесячной зарплаты.

В таблице отражены первоначальные бухгалтерские проводки и корректирующие.

Документальное оформление

Бухгалтер заполнил бухгалтерскую справку.

Рисунок 1.

ООО «Ланит»

30 марта 2016 года

Бухгалтерская справка

Бухгалтерские проводки
Проведенные фактически Правильные Исправительные
1 Начислено пособие по уходу за больным ребенком за период с 08.02.2016
по 24.02.2016
Дебет 69.1 Кредит 70 –
27 945,21
Дебет 69.1 Кредит 70 –
22 191,78
Дебет 69.1 Кредит 70 – 5753,43
2 Удержан НДФЛ с пособия Дебет 70 Кредит 68.1 – 3451 руб. Дебет 70 Кредит 68.1 – 2703 руб. Дебет 70 Кредит 68.1 – 748,00
3 Должны быть начислены пени в ФСС за период с 16.03.2016 по 31.03.2016 (когда была перечислена сумма пособия): 5753,43 руб. x 1/300 x 11% x 16 дн. = 33,75 руб. Дебет 91.2 Кредит 69.1 – 33,75 руб. Дебет 91.2 Кредит 69.1 – 33,75 руб.

Примечание.

Переплата образовалась вследствие несоблюдения пп. 1 п. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ: при уходе за больным ребенком амбулаторно по стажу оплачиваются первые 10 календарных дней, а последующие – из расчета 50% от среднемесячной зарплаты.

Бухгалтер А. М. Карасева

Гл. бухгалтер К. П. Румянцева

Потом на основании данной справки составим служебную записку (рисунок 2).

Рисунок 2.

Генеральному директору ООО «Ланит»
В. Б. Ланцовой
от бухгалтера А. М. Карасевой

Служебная записка.

Довожу до Вашего сведения, что при расчете пособия по временной нетрудоспособности начальнику отдела продаж ООО «Ланит» С. Н. Каминской была допущена ошибка в ее пользу.

Сумма переплаты пособия за счет ФСС составила 5753,43 руб.

Переплата по НДФЛ – 748,00 руб.

Итого сумма переплаты за минусом НДФЛ составляет 5005,43 (Пять тысяч пять рублей 43 копейки).

Переплата образовалась вследствие несоблюдения пп. 1 п. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ: при уходе за больным ребенком амбулаторно по стажу оплачиваются первые 10 календарных дней, а последующие – из расчета 50% от среднемесячной зарплаты.

Поскольку данная ошибка не является счетной, то погасить переплату пособия за счет ФСС можно только с согласия С. Н. Каминской.

Приложение: бухгалтерская справка с расчетом переплаты и пени в ФСС.

Бухгалтер А. М. Карасева

Уведомление (рисунок 3) С. Н. Каминской о переплате с предложением добровольно погасить переплату.

Рисунок 3.

ООО «Ланит»

Исх. № 15

С. Н. Каминской

Уведомление

Уважаемая Светлана Николаевна!

Уведомляем Вас о том, что Вам излишне выплачена сумма пособия по временной нетрудоспособности за дни нетрудоспособности с 08.02.2016 по 24.02.2016 в размере 5753,43 (Пять тысяч семьсот пятьдесят три руб. 43 коп.).

Предлагаем Вам вернуть излишне полученную сумму пособия путем удержания из заработной платы за март 2016 г.

Гл. бухгалтер К. П. Румянцева

Согласна на удержание из зарплаты С. Н. Каминская

30 марта 2016 г.

В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ С. Н. Каминская написала заявление на возврат НДФЛ (рисунок 4).

Рисунок 4.

Генеральному директору ООО «Ланит»
В. Б. Ланцовой
начальника отдела продаж С. Н. Каминской

Заявление

В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ прошу вернуть сумму излишне удержанного налога на доходы физических лиц за февраль 2016 г.

в размере Семьсот сорок восемь рублей _________________________________________________________________________

(сумма прописью)

Возврат НДФЛ прошу вернуть в заработную плату.

«30» марта 2016 г. ___________________________ С. Н. Каминская

(подпись)

И последнее – приказ по организации о погашении переплаты (рисунок 5).

Рисунок 5.

ООО «Ланит»

Приказ
об удержании из зарплаты суммы переплаты

г. Саратов

31.03.2016

Удержать из заработной платы за март 2016 г. переплаченное пособие, выплаченное
С. Н. Каминской, в сумме 5005,43 (Пять тысяч пять) рублей 43 копейки.

Генеральный директор ООО «Ланит» В. Б. Ланцова

Исполнитель: бухгалтер А. М. Карасева

С приказом ознакомлена,

с основанием и суммой удержания согласна С. Н. Каминская

Как исправить отчетность, если ошибка обнаружена после ее сдачи?

Если бухгалтер обнаружил свои ошибки до момента сдачи отчета, то он просто в отчетности укажет правильные суммы пособий. А вот если отчетность по форме 4-ФСС уже сдана, то в таком случае бухгалтер обязан не только вернуть переплату фонду и оплатить пени, но и подать корректирующий отчет (указав номер корректировки на титульном листе) за тот период, в котором произошли изменения. Да и бланк отчета, согласно ч. 5 ст. 17 Федерального закона № 212-ФЗ, надо использовать тот, который действовал в корректируемом периоде.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Уточненный отчет проверяющие используют при проведении проверок организации (как выездных, так и камеральных).

Отчет в ФСС заполняется полностью, с внесением следующих изменений:

  • бухгалтер должен внести изменения в таблицу 2 «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и расходы, осуществляемые в соответствии с законодательством Российской Федерации за счет межбюджетных трансферов из федерального бюджета, предоставляемых бюджету Фонда социального страхования Российской Федерации» по соответствующей строке, а также изменив итоговую по данному разделу строку 15;
  • измененные данные этой строки надо также отразить по строке 15 таблицы 1 «Расходы
    по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи
    с материнством».

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Поскольку пособия за счет ФСС не облагаются такими взносами, как ПФР и ФОМС, переплата пособия никак не влияет на налогооблагаемую базу по этим фондам, следовательно, подавать корректирующую отчетность в Пенсионный фонд не надо.

Не забывайте, что и в текущую отчетность придется внести изменения, отразив сумму возвращенной переплаты по строке 4 таблицы 1 «Начислено страховых взносов плательщиком страховых взносов (страхователем) за прошлые расчетные периоды». Связано это с тем, что после окончания приема отчетности за текущий период электронная база ФСС закрывается, дабы нельзя было внести в нее изменения.

Больничные листы, в т.ч. корректировки ошибок предыдущих периодов

Вопрос

Порядок оформления больничных листов.
Корректировки зарплаты при обнаружении ошибки в больничном листе за прошлый период.

Ответ

Для типовых конфигураций «УПП», «ЗиУП»

Время отсутствия на работе в связи с нетрудоспособностью — работник предоставляет больничный лист.
В базе оформить документ «Начисления по больничному листу»
Реквизиты:

  • месяц начисления
  • причина — вид больничного листа
  • первичный б/л — больничный может быть продолжением уже зарегистрированного ранее в рабочей базе больничного листа

Расчет начислений в зависисомсти от значения реквизита «Причина».
Справочник «Причины нетрудоспособности» используется для квассификации больничных листов, фиксации отличий в оплате (оплата числа дней за счет организации)

% оплаты — заполняется автоматически, зависит от неприрывного стажа работника (фиксируется в рег.сведений «Начальные сведения о стаже работников организации»)

Если период болезни пересикается с периодом отпуска, оплаченном в прошлом периоде, то документ «Начисление по больничному листу» сторнирует начисление отпускных.

В месяце «болезни» больничный лист не зарегистрирован, документ «Начисления по больничному листу» оформлен в следующем периоде — сторнирует начисления прошлого периода. Если невыходы были зафиксированы документом «Невыходы в организации» — сторнирует дни/часы по указанному ранее коду времени.

Неправильно оформлен больничный за прошлый период — Методика корректировки

  • документ «Начисление по больничному листу» — кнопка «Исправить» (создастся новый документ «Начисления по больничному листу», корректирующий период начисления по больничному листу)
  • автоматически буду заполнены две группы строк по оплате больничных:
  • сторнирование оплаченных больничных с неправильно указанным периодом
  • начисление оплаты больничных с правильным периодом, указанным в документе-корректировке.
  • указать правильный период, перезаполнить и пересчитать документ
  • в табличной части «Начисления» появится новая строка с отрицательной суммой по Окладу, которую была излишне начислена за дни, которые работник был на больничном
  • появятся строки с новыми суммами оплаты больничного с учетом исправлений периода. *
  • корректировке начислений и взносов в фонды социального страхования — документ «Начисление зарплаты работникам организации» — кнопка «Исправить»
  • выполнить расчет — появятся необходимые корректировки по начислениям и взносам в фонды социального страхования согласно корректировкам, которые были внесены по больничному листу.

Корректируемые документы запрещены для редактирования

Переплата по больничному листу

Цитата (Журнал «Главная книга»):Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 марта 2014 г.
Содержание журнала № 5 за 2014 г.Е.А. Шаронова, экономист
Участвуя в пилотном проекте, работодатель выплатил пособие вместо ФСС: что делатьСуть пилотного проекта по выплате соцстраховских пособий заключается в том, что:
работодатели, которые находятся в регионах, участвующих в этом проекте, сами рассчитывают и выплачивают работникам за счет собственных средств только пособия по болезни за первые 3 дня;все остальные пособия (больничный с 4-го дня болезни, пособия с 1-го дня при производственной травме, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т. д.) работодатель своим работникам не начисляет и не выплачивает. Расчетом и выплатой этих пособий занимается территориальный орган ФСС. Обязанность работодателя заключается лишь в передаче в свое отделение ФСС необходимых документов, например заявлений от работников о выплате пособия, больничных листов, сведений о заработке и стаже болевших работников.Но как быть, если работодатель по ошибке сам рассчитал и выплатил работнику всю сумму пособия, в том числе и ту часть, которую ФСС должен был выплатить напрямую?
Чем являются выплаченные работнику деньги?В пилотном проекте участвуют восемь регионов:Карачаево-Черкесская Республика, Астраханская, Курганская, Нижегородская, Новгородская, Новосибирская и Тамбовская области, а также Хабаровский край.
На самом деле можно найти аргументы и в пользу того, что это пособие, и пользу того, что нет. Все зависит от того, с кем вы будете разбираться по поводу выплаченной работнику суммы. А от этого, в свою очередь, будут зависеть и ваши аргументы, и ваши дальнейшие действия:
<если>вы будете требовать от работника вернуть деньги, то вам надо утверждать, что выплаченная ему сумма — это не пособие. Ведь в данном случае нарушен порядок его начисления и выплаты — пособие работнику должен рассчитывать и выплачивать территориальный орган ФСС;<если>вы будете разбираться с территориальным органом ФСС и добиваться возмещения денег, израсходованных на выплату пособия, то надо настаивать, что выплаченная работнику сумма — это именно соцстраховское пособие. Ведь оно рассчитано по закону, просто неправильно выплачено.Просим ФСС возместить пособиеЗдесь сразу возникает вопрос: как это сделать? Ведь организации, участвующие в пилотном проекте, в расчете по форме-4 ФСС отражают только суммы начисленных к уплате взносов в ФСС (по строке 2 таблицы 1 раздела I расчета). А вот суммы пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС, в этой форме они не указывают. То есть не заполняют таблицы 2, 5, строку 15 таблицы 1 раздела I расчета поформе-4 ФСС. Что, в общем-то, и понятно, поскольку расчетом и выплатой пособий занимается сам ФСС.
Но если все-таки отразить сумму соцстраховского пособия в расчете 4 ФСС и написать письмо о том, что пособие выплачено ошибочно, возместит ли отделение ФСС деньги работодателю? С этим вопросом мы обратились в Нижегородское региональное отделение ФСС и получили такой ответ.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
КУЗНЕЦОВ Андрей Павлович
Управляющий Нижегородским региональным отделением Фонда социального страхования РФ
“С 1 июля 2011 г. на территории Нижегородской области ФСС назначает и выплачивает пособия напрямую работающим гражданам на лицевой счет в банке или почтовым переводом (по желанию работника).
Для начисления пособий работодатель должен передать документы на выплату того или иного пособия и сведения о среднем заработке работника в филиал регионального отделения Фонда по месту регистрации. Фонд перечислит работнику пособие по реквизитам, указанным в его заявлении.
При этом все организации либо их обособленные подразделения, зарегистрированные на территории Нижегородской области, должны уплачивать страховые взносы в ФСС в полном объеме.
Зачетный принцип, когда выплату производит работодатель, а потом обращается в Фонд за возмещением, на территории проведения пилотного проекта не действует.
В случае самостоятельной (ошибочной) выплаты организацией пособия по месту работы территориальный орган ФСС не вправе возместить расходы на пособие и перечислить их на расчетный счет организации.
Работодателю в этом случае нужно решать вопрос со своим работником о возврате выплаченных сумм”.
Как видим, ФСС не намерен отступать от прописанных правил и возмещать вам деньги, израсходованные на выплату пособия работнику.
Спорим с ФССПри отказе территориального отделения ФСС возместить вам выплаченное работнику пособие вы можете попытаться оспорить действия вашего отделения в вышестоящем органе или в суде. Ведь источником выплаты этого пособия должны являться именно средства ФСС.
Мы не располагаем судебными решениями по данному вопросу. Поэтому невозможно предугадать, что скажет суд в этом случае.
Просим работника вернуть деньги, и он согласенТогда возможны два способа.
СПОСОБ 1. Сначала возврат денег — потом пособие. Получив деньги от работника, нужно передать необходимые документы в ФСС, который, в свою очередь, рассчитает пособие и перечислит его на счет работника. В этом случае работник все равно получит пособие в той же сумме, только позже.
На первый взгляд, этот способ выгоднее для организации. Но поскольку заявление от работника на выплату пособия и другие документы в ФСС будут переданы позже установленного срока (позднее 5 календарных дней со дня представления работником больничного), то и пособие работник получит не вовремя (ФСС перечисляет работнику пособие в течение 10 календарных дней со дня получения от работодателя заявления и документов). А в этом случае вам придется заплатить работнику компенсацию (проценты за задержку). Ее минимальный размер — не ниже 1/300 ставки ЦБ РФ за каждый день задержки выплаты пособия. Да и самому работнику может не понравиться идея расстаться с деньгами, пусть даже и на время.
Хабаровский край славен не только участием в пилотном проекте ФСС, но и тем, что на его территории растет один из видов прекрасных рододендронов
СПОСОБ 2. Сначала пособие — потом возврат денег. В этом случае надо договориться с работником, что он вернет организации ошибочно выплаченные суммы после того, как получит пособие из ФСС. То есть направить в отделение ФСС заявление, больничный лист и справки о заработке в обычном порядке. А после того как работник получит пособие из ФСС, он вернет вам ту сумму, которую вы ему выплатили изначально в виде пособия. Этот вариант выгоден обеим сторонам. Но для организации есть риск, что работник может отказаться возвращать полученные от нее деньги. Так что остается надеяться только на добросовестность работника.
Оба способа на расчеты организации с ФСС никак не повлияют. Также не будет никаких проблем с налоговым учетом. Ранее выплаченные работнику деньги в расходах не учитывались. И возвращенные им суммы доходом не являются.
Осталось только исправить допущенную ошибку в бухучете и сделать правильные записи. Ведь когда организация участвует в пилотном проекте, то записи по начислению пособия за счет средств ФСС она делать не должна. А в данном случае она их сделала.
Пример. Возврат работником суммы, ранее выплаченной как соцстраховское пособие
Просим работника вернуть деньги, но он не согласен, поэтому взыскиваем эту сумму принудительноЕсли работник откажется возвращать полученную в виде пособия сумму, то вы все равно передаете его заявление о выплате пособия и необходимые документы в отделение ФСС для того, чтобы Фонд выплатил пособие напрямую работнику. А после того как ФСС возместит работнику пособие, вы можете поступить так.
СПОСОБ 1. Попробовать взыскать с работника выплаченную ему сумму через суд. Вы можете аргументировать свою позицию тем, что выплаченная работнику сумма является неосновательным обогащением, поскольку:
это не пособие по болезни, ведь его работнику напрямую выплачивает ФСС. Поэтому здесь не применяется норма Закона № 255-ФЗ о том, что суммы пособий, излишне выплаченные работнику, могут быть с него взысканы, если это произошло из-за счетной ошибки;это не оплата труда: работник эту сумму не заработал. Так что на рассматриваемую ситуацию не распространяются:— нормы ст. 137 ТК РФ о том, что зарплата не может быть взыскана, кроме как в случае счетной ошибки;
— норма ст. 1109 ГК РФ о том, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения зарплата и иные денежные суммы, предоставленные гражданину как средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Возможно, суд и пойдет вам навстречу. Но не исключено, что он может занять и сторону работника. Например, когда работодатель дважды (из-за технической ошибки) перечислил уволенному работнику суммы, причитающиеся ему в связи с увольнением (премию, компенсацию за неиспользованный отпуск), Верховный суд решил, что в данном случае:
не было счетной ошибки;работодатель не вправе взыскать уплаченные суммы как возмещение ущерба.Имейте в виду, если суд откажет вам во взыскании с работника этой суммы, то вы должны будете учесть ее как доход работника, как говорится, со всеми вытекающими последствиями — удержанием с нее НДФЛ, начислением страховых взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС и «на травматизм».
СПОСОБ 2. Расценить сумму как излишне выплаченный аванс по зарплате. Хотя такой способ подойдет, только если работник болел в первой половине месяца. Тогда на основании ст. 137 ТК неотработанный аванс вы сможете зачесть в счет зарплаты работника, которую вы рассчитаете в конце месяца.
Правда, для того чтобы так сделать, вам придется получить письменное согласие работника. Ведь работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. И это при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Но если вы нарушите эти условия и работник будет не согласен с удержаниями, то он может обратиться в суд. А вот чью позицию займет суд — неизвестно.
Оставляем все как естьИтак, и ФСС вам пособие не вернул, и с работником вы договориться не смогли. Тогда возникает вопрос: является ли выплаченная работнику сумма именно государственным пособием, которое не облагается страховыми взносами? Или же ФСС при проверке расценит ее как иную выплату, с которой нужно исчислить взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС, «на травматизм»? Эти вопросы мы адресовали в ФСС РФ и получили такой ответ.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ИЛЬЮХИНА Татьяна Митрофановна
Начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ
“Поскольку в данном случае присутствует невнимательность сотрудника бухгалтерии, то иного выхода, как попросить работника возвратить эту сумму, нет. Но если он откажется вернуть деньги, то работодателю придется взыскивать их через суд. А суд, возможно, откажет в удовлетворении исковых требований о взыскании с работника этой суммы. При этом такая выплата является государственным пособием и в силу ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ не должна облагаться страховыми взносами во внебюджетные фонды”.
Что ж, это радует. Теперь надо разобраться с бухгалтерским и налоговым учетом выплаченного работнику пособия.
Налог на прибыль. В расходах можно учесть пособие, выплаченное за счет средств работодателя только за первые 3 дня болезни.
Хотя в рассматриваемой ситуации вы и выплатили всю сумму пособия за счет своих средств, тем не менее в расходах всю сумму учесть нельзя. Она не является экономически обоснованным расходом. Ведь вы нарушили порядок выплаты пособия.
Бухгалтерский учет. Поскольку ни от ФСС, ни от работника денег вы не получите, то в бухучете исправительные записи будут такие.
Содержание операцииДтКтСумма, руб.СТОРНО
Начислено пособие за счет средств ФСС69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет 1 «Расчеты по социальному страхованию»70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»7000Учтена в расходах не возмещенная ФСС сумма пособия91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»7000Доплачена в ФСС сумма взносов в размере ранее выплаченного пособия69, субсчет 1 «Расчеты по социальному страхованию»51 «Расчетные счета»7000***
Безусловно, хочется надеяться, что работник проявит сознательность и вернет деньги, полученные от вас в виде пособия. Ну а если нет, то в запасе у вас есть вариант 5. Может, он и не очень выгоден для организации, зато привлекателен для работника.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *