Подпись в счет фактуре

Содержание

Вычет налога по счету-фактуре, который не подписан главным бухгалтером, возможен

Сергей Рюмин, управляющий партнер ООО «КАФ “ИНВЕСТАУДИТТРАСТ”»

Журнал «Документы и комментарии» № 15, август 2013 г.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю сумм налога на добавленную стоимость к вычету из бюджета. Поэтому вопросы о правильности их оформления, в том числе о наличии всех необходимых реквизитов, не перестают быть актуальными. На этот раз специалистам Минфина России был задан вопрос о вычете НДС на основании счетов-фактур, не подписанных главным бухгалтером в связи с отсутствием такой должности в штате поставщика. (Письмо Министерства финансов РФ от 02.07.13 № 03-07-09/25296)

На кого возлагаются обязанности по ведению бухгалтерского учета

Согласно пункту 3 статьи 7 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), действующего с 1 января 2013 года, руководитель экономического субъекта (за исключением кредитных организаций) обязан возложить ведение бухгалтерского учета, а также составление отчетности на главного бухгалтера (иное должностное лицо) либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета. При этом руководители малых и средних предприятий могут заниматься учетом сами.

Если подписи главбуха нет

Финансисты напомнили налогоплательщикам, что в соответствии с пунктом 2 статьи 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия НДС к вычету при выполнении требований, прописанных в пунк­тах 5, 5.1 и 6 данной статьи.

Пунктом 6 статьи 169 НК РФ установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не считаются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

Какие выводы из этого следуют?

Во-первых, можно понять, что отсутствие подписи главного бухгалтера на выставляемом счете-фактуре чиновники в любом случае признают ошибкой. В принципе с таким подходом надо согласиться. Ведь из норм как Закона №402-ФЗ, так и пункта 6 статьи 169 НК РФ следует, что всегда имеется человек, который непосредственно выполняет функции главного бухгалтера и может ставить свою подпись от его лица, либо организация может своим приказом уполномочить на проставление такой подписи от лица главного бухгалтера именно на счетах-фактурах любое иное лицо.

Во-вторых, финансисты рассматривают такую ошибку как несущественную, то есть не препятствующую налоговикам идентифицировать продавца, а значит не являющуюся основанием для отказа в вычете суммы НДС, указанной в счете-фактуре, который не заверен подписью главного бухгалтера.

Как избежать претензий

Учитывая, что правильность оформления счетов-фактур всегда является предметом контроля налоговиков в ходе проверок, поставщикам лучше не допускать подобных недочетов, чтобы не создавать лишних трудностей своим покупателям. Даже при вполне обоснованном отсутствии должности главного бухгалтера­ поставщику лучше не рассылать покупателям письма с подробным объяснением, почему нет соответствующей подписи в выставленных счетах-фактурах, а поручить проставлять на них такую подпись от лица главного бухгалтера любому иному лицу своей организации на основании специального приказа. И тогда покупатели точно избегут претензий налоговиков.

Как неоднократно указывали сами налоговики в своих разъяснениях (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 25.05.07 № 19-11/048795), такие реквизиты счета-фактуры, как «руководитель организации…» и «главный бухгалтер…», являются формализованными показателями. Данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Следовательно, изменение или дополнение реквизитов счета-фактуры «руководитель организации…» и «главный бухгалтер…» законодательством не предусмотрено. Вместе с тем, если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, такой счет-фактуру нельзя рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 НК РФ.

Подписываем документ: что, где и как

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 мая 2015 г.

Содержание журнала № 11 за 2015 г.На вопросы отвечала Н.В. Цыбина, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Каждый факт хозяйственной жизни организации сопровождается документом: накладной, письмом, приказом или платежкой… Но не всегда понятно, кто ставит подпись в таких документах. Ответим на несколько вопросов по этой теме.

Главбух ушла в декрет? Передайте ЭЦП замещающему сотруднику

З.А. Климова, г. Пермь

Главный бухгалтер ушла в декретный отпуск. Вместо нее «Клиент-Банк» сейчас ведет ее заместитель. Может ли он использовать электронно-цифровую подпись главного? Нужно ли переделывать ЭЦП на нового человека или можно «передать» ЭЦП, оформив какой-нибудь документ?

: Замещающий сотрудник может пользоваться ЭЦП главного бухгалтера. Для этого необходимоп. 1 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ):

  • <или>включить пункт о «передаче» ЭЦП в приказ о передаче заместителю полномочий на время декретного отпуска главного бухгалтера;
  • <или>издать отдельный приказ о «передаче» ЭЦП заместителю главного бухгалтера.

При этом ответственность при использовании ЭЦП главбуха будет нести уже заместитель.

Директор может передоверить право подписывать доверенности на получение ТМЦ другому лицу

О. Анишина, г. Суздаль

Наш директор собирается в отпуск. Все документы по приобретению и реализации товара (счета-фактуры, накладные, доверенности на получение ТМЦ) за него будут подписывать другие сотрудники. Достаточно ли указать на это в приказе?

: Счета-фактуры подписываются руководителем либо уполномоченными на то приказом или доверенностью лицамип. 6 ст. 169 НК РФ. Так что если за директора счета-фактуры подписывать будет другой сотрудник, то право подписи можно передать доверенностью или приказомп. 6 ст. 169 НК РФ.

В типовой накладной как при продаже, так и при покупке ТМЦ подпись руководителя не нужна — в ней расписываются материально-ответственные лица. Но если ваш директор все же подписывал эту первичку, то перед отпуском ему достаточно издать приказ о назначении лиц, ответственных за отгрузку и прием товарап. 6 ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 14 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Доверенность от организации может быть выписана только ее руководителем или другим лицом, уполномоченным учредительными документами действовать от лица организации без доверенности, то есть лицами, сведения о которых внесены в ЕГРЮЛ организацииабз. 3 п. 1 ст. 53 ГК РФ; ст. 27 НК РФ. Поэтому удобнее всего, если директор заранее подпишет необходимые доверенности на получение ТМЦ на период своего отсутствияУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. Или он может передоверить это право кому-то, выписав доверенность на право подписания доверенностей на получение ТМЦп. 3 ст. 29 НК РФ; пп. 1, 3, 7 ст. 187 ГК РФ.

Главбух может утверждать авансовый отчет

М.И. Солнцева, г. Сочи

Может ли главный бухгалтер подписать авансовый отчет вместо руководителя?

: Да, может.

В авансовом отчете руководитель ставит свою подпись под словами «Утверждаю отчет в сумме…», тем самым подтверждая, что расходы по авансовому отчету — как говорится, на благо организации. Так что если директор решил доверить эту миссию главбуху, то нужно оформить:

  • <или>приказ о делегировании полномочий на утверждение авансовых отчетов;
  • <или>доверенностьп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

Договоры, подписанные квалифицированной ЭЦП, имеют юридическую силу

Добронравова Мария

Надо ли договоры, заключенные на Портале поставщиков, распечатывать и заверять печатью организации и подписями руководителей? Или достаточно того, что они заверены ЭЦП?

: Ставить «живые» подписи и печать на договоре, заключенном на Портале поставщиков, необязательно. Такие электронные договоры подписываются усиленной квалифицированной электронной цифровой подписьюпп. 1, 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ. Договор, подписанный квалифицированной ЭЦП, признается равнозначным договору на бумажном носителе, подписанному «живой» подписью и заверенному печатью.

Однако если между вами и вашим контрагентом был заключен договор с условием, что вы обменяетесь бумажными версиями договора и заверите их печатями и подписями, то это условие вам необходимо будет соблюстип. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Не все юрлица могут возложить обязанности главбуха на руководителя

В.В. Кирилюк, генеральный директор фирмы

Главный бухгалтер уволился, и его функции исполняет штатный бухгалтер, но без права подписи. Брать нового главбуха организация не планирует. Можно ли, имея в штатном расписании единицу главного бухгалтера, возложить руководство бухгалтерией на генерального директора? И как это правильно сделать?

: Да, это возможно, но только если ваша организация относится к малому или среднему бизнесу и не входит в перечень из ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в него включены, например, организации, отчетность которых подлежит обязательному аудиту)ч. 2, 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ.

У вас есть два варианта, как возложить руководство бухгалтерией на директора.

ВАРИАНТ 1. Совмещение должностей. Для этого с гендиректором заключается допсоглашение к трудовому договору с указанием выполняемых обязанностей и размера доплаты за совмещениестатьи 60, 60.2, 151 ТК РФ. И издается приказ в свободной форме с формулировкой «…принимаю исполнение обязанностей по должности главного бухгалтера на себя…»ст. 60.2 ТК РФ.

ВАРИАНТ 2. Внутреннее совместительство. В этом случае составляется отдельный трудовой договор с гендиректором c указанием продолжительности рабочего времени и порядка расчета денежного вознаграждения за совместительствоч. 1 ст. 60.1, ч. 1 ст. 282 ТК РФ. После чего издается приказ на внутреннее совместительство по стандартной форме № Т-1 (или по самостоятельно разработанной форме)Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Если предприниматель «один за всех», то в графе «Главный бухгалтер» ТОРГ-12 он расписывается сам

Владислав, предприниматель

Я индивидуальный предприниматель, учет веду сам, без бухгалтера. Должен ли я расписываться в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной?

: Если вы сами ведете учет, то в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной ТОРГ-12 должна стоять ваша подписьМетодические рекомендации, утв. Письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5; ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Главбух доверенности не подписывает

Наташа Ерошина, г. Балаково, Саратовская обл.

В нашей организации сотрудникам были выданы доверенности на подписание первичных документов сроком на 1 год. В момент выписки и заверения доверенностей произошла смена главного бухгалтера. Должен ли новый бухгалтер завизировать эти доверенности?

: Нет. Доверенность выдается руководителем организации или другим лицом, уполномоченным на то учредительными документамиабз. 3 п. 1 ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ. А значит, подпись главного бухгалтера на таких доверенностях ставить не нужно.

Факсимиле на финансовых документах не ставим

Н.О. Трофимова, г. Челябинск

У генерального директора есть факсимиле. На каких документах можно ставить факсимиле на законных основаниях — доверенностях, кассовой книге, счетах-фактурах, платежках, ведомостях, письмах, договорах, декларациях?

: Факсимильную печать нельзя ставить на следующих документах:

То есть получается, что факсимиле можно использовать при обмене документами (письмами, актами, счетами на оплату, спецификациями и пр.) между вами и вашим бизнес-партнером в рамках заключенного с ним договорап. 2 ст. 160 ГК РФ. Но только в том случае, если с этим контрагентом вы подписали «живой» подписьюПостановление 17 ААС от 14.03.2011 № 17АП-1327/2011-ГК:

  • <или>договор, предусматривающий возможность применения клише-печати;
  • <или>соглашение об использовании факсимиле.

Указание в документах «и. о. руководителя» недопустимо

А.П. Чернецкий, г. Дубна, Московская обл.

Наш директор собрался в отпуск. Чтобы его обязанности во время отпуска исполнял другой сотрудник, директор подписал приказ о выполнении дополнительной работы в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Нужно ли временно исполняющему обязанности руководителя сотруднику при подписании кадровых и первичных документов указывать «и. о. директора»?

: Нет, так делать нельзя.

Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов организации установлены ГОСТомГОСТ Р 6.30-2003 ; ОК 011-93. И хотя он и носит рекомендательный характер, его можно применять при оформлении документов. В нем указано, что при заполнении реквизита «Подпись» в документах нужно указывать, в частности, наименование должности лица, подписавшего документп. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 . В вашем случае должность директора остается за отдыхающим в отпуске руководителем, а его обязанности исполняет другой сотрудник организациип. 60.2 ТК РФ. При этом основная должность замещающего сотрудника не меняется. И именно ее он должен указать при заполнении реквизитов «Наименование должности» в кадровых, первичных и прочих управленческих документах организации.

Например, на время отпуска директора ООО «Символ» его полномочия были переданы замещающему его главному инженеру О.Р. Иванову. Во всех управленческих документах строка, в которой предусмотрена подпись руководителя, будет выглядеть так:

Главный инженер ООО «Символ» должность подпись Иванов О.Р. ф. и. о

И не забудьте вот что. По общему правилу именно руководитель организации является ее законным представителем, то есть может без доверенности представлять интересы организации в налоговых, трудовых и гражданско-правовых правоотношенияхп. 1 ст. 27 НК РФ; ст. 33 ТК РФ; п. 1 ст. 53 ГК РФ. Чтобы на время его отпуска передать эти полномочия (или их часть) другому работнику, надо оформить на замещающего работника доверенность на представление интересов организации перед третьими лицами (госорганами, компаниями и физическими лицами)пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ; п. 1 ст. 182 ГК РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Оформление подписи в документах

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг» Личная подпись М.А. Демченко

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор Личная подпись М.А. Демченко

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные:

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет:

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор Личная подпись Л.И. Киселев

Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Вильченко

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал» Директор ЗАО «Стержень»

А.П. Силин С.И. Михеев

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии Личная подпись С.И. Николаев

Члены комиссии Личная подпись П.С. Рахимова

Личная подпись Т.И. Кораблева

Личная подпись Р.Ю. Савельев

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор Темников С.С. Комиссаров

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.

И.В. Мурнина консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Если счет-фактуру подписали «уполномоченные» лица

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Екатерина Лазукова и Сергей Родюшкин рассказывают, могут ли отказать в вычете по НДС, если полученный счет-фактура подписан не руководителем организации и не главным бухгалтером.

В полученном от поставщика счете-фактуре реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не заполнены, вместо них заполнены дополнительные показатели «Инженер по учету ГСМ» и «Бухгалтер». Также указан номер приказа, уполномочившего данных лиц подписывать счет-фактуру. Является ли такое заполнение счета-фактуры верным? Если нет, то может ли это являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС?

Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.

Пунктом 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Помимо ст. 169 НК РФ, порядок составления счетов-фактур регулируется постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление N 1137). Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения установлены Приложением 1 к Постановлению N 1137 (далее — Правила).

Форма счета-фактуры содержит реквизиты (показатели) «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».

Минфин России в письмах от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39 разъяснил, что в случае, когда счет-фактура подписывается уполномоченным лицом, подпись соответствующего лица проставляется именно в этих показателях и указываются его фамилия и инициалы.

Таким образом, лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, ставят свою подпись вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации, а после их подписи указываются фамилия и инициалы.

При этом указания должности лиц, подписавших счет-фактуру, и документов, предоставляющих соответствующие полномочия, не требуется.

В то же время в вышеназванных письмах специалисты Минфина России отмечают, что нормами НК РФ указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений), в том числе должности уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, не запрещено. Согласны с Минфином России и представители ФНС России, в письме от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193 указывается, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ и Постановлением N 1137, не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю. Отметим, что подобные выводы представители налогового и финансового ведомства делали и ранее, до вступления в силу Постановления N 1137 (смотрите, например, письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 21.01.2008 N 03-07-09/06, ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425, УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827).

В рассматриваемой ситуации реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры не заполнены, вместо них заполнены дополнительные показатели «Инженер по учету ГСМ» и «Бухгалтер». Считаем, что такое заполнение счет-фактура не является верным, т. е. полученный организацией документ составлен с нарушением.

Вместе с тем следует обратить внимание на абзац второй п. 2 ст. 169 НК РФ. В данной норме указано, что ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

По нашему мнению, заполнение счета-фактуры способом, указанным в анализируемой ситуации, не препятствует налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю. Следовательно, рассматриваемый способ заполнения счета-фактуры не может являться основанием для отказа в принятии покупателем сумм НДС, предъявленных продавцом, к вычету.

К сведению:

Законодательство не содержит требований о том, что в случае подписи счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем или главным бухгалтером, вместе со счетом-фактурой покупателю должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия этого лица. Отсутствие у налогоплательщика таких документов не может повлечь для него отрицательных последствий. Для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету достаточно оформленного надлежащим образом счета-фактуры (смотрите, например, постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2, Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11535/2008, письмо ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах

Подпись — это важный реквизит первичного документа и счета-фактуры. Если она отсутствует или проставлена с нарушениями законодательно установленных правил, налоговики могут исключить затраты из расходов по налогу на прибыль и отказать в вычетах НДС. На сегодняшний день различают три вида подписи: собственноручная, электронная и факсимиле. Разберемся, в каких случаях они применяются и какие ошибки в данном реквизите могут привести к недоразумениям с налоговыми органами.

Собственноручная

Это наиболее распространенный вид подписи. На сегодняшний день собственноручная подпись в большей степени, чем печать, удостоверяет подлинность документа. Ведь печать легко подделать. А собственноручная подпись несет на себе отпечаток личности человека, значит, является уникальной.

Основная проблема применения собственноручной подписи — человеческий фактор. Один и тот же человек может расписываться по-разному, кроме того, нередко забывает ставить расшифровку подписи и даже, случается, расписывается за другое лицо. Некоторые из этих недочетов могут привести к доначислениям при налоговой проверке.

Подпись на первичке: расшифровка обязательна

В числе обязательных реквизитов первичного документа упоминается подпись с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лица, подписавшего документ (под. 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ).

Отметим, что в старом законе (Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 129-ФЗ) не было положения о расшифровке подписи. Однако оно и раньше было в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Инспекции нередко не принимали расходы, подтвержденные документами, в которых подпись была без расшифровки.

Суды признают отсутствие расшифровки «незначительным недостатком», который не препятствует признанию расходов по налогу на прибыль (постановления ФАС Центрального округа от 19.06.2013 № А54-3390/2012, Поволжского округа от 02.08.2010 № А12-23001/2009, Определение ВАС РФ от 13.12.2010 № ВАС-15973/10). Так, ФАС Центрального округа указал, что «имеющиеся недостатки (такие, как отсутствие расшифровки подписи должностных лиц, сдавших и принявших выполненные работы) носят незначительный характер, а содержание иных доказательств: договоров, отчетов о выполненных работах, о выполненных услугах, а также наличие в актах выполненных работ ссылок на конкретные договоры в их совокупности позволяют установить фактические оказанные услуги, их объем, характер, сроки выполнения и результаты работ» (постановление от 19.06.2013 № А54-3390/20120.

В арбитражной практике встречаются и решения в пользу инспекций. Но, как правило, такое решение судьи принимают только тогда, когда отсутствие расшифровки подписи было лишь одним, причем не самым серьезным из недостатков. К примеру, в деле, рассмотренном ФАС Северо-Западного округа, кроме этого недочета, было обнаружено множество других: подписание документов неустановленными и неуполномоченными лицами (что подтверждено почерковедческой экспертизой), отсутствие контрагентов по адресам регистрации, отсутс­твие производственных, кадровых ресурсов (постановление от 30.11.2010 № А52-4702/2009). ФАС Уральского округа отказал в признании расходов, потому что в справках о стоимости выполненных работ не только отсутствовала расшифровка подписей, но и отсутствовала ссылка на акты выполненных работ, а также имелось несоответствие в суммах по одним и тем же видам работ, указанных в актах и справках (постановление от 13.08.2012 № Ф09-7003/12 по делу № А60-36999/2011).

На сегодняшний день еще не сформировалась арбитражная практика, основанная на положениях нового Закона № 402-ФЗ (в частности, имеется в виду условие о расшифровке). Однако бухгалтеру лучше проследить, чтобы расшифровка подписи в первичных документах все-таки была.

Подпись на счете-фактуре

Как сказано в п. 6 ст. 169 НК РФ, счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Никаких особенных требований к собственноручной подписи в данной норме не предусмотрено.

Однако на практике налоговики иногда находят ошибки в подписании счета-фактуры, из-за которых оказывают в вычете НДС. Рассмотрим несколько ситуаций.

Ситуация 1. Компания получила от поставщика несколько счетов-фактур, где в поле «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» стоят совершенно разные подписи, но при этом в расшифровке фигурирует одна и та же фамилия.

Чтобы избежать споров с инспекцией, такие счета-фактуры лучше отправить контрагенту и подписать заново. Увидев такое «разнообразие», инспекция может решить, что поставщик — фирма-однодневка, печать которой переходит из рук в руки и счета-фактуры подписывают неуполномоченные или неус­тановленные лица, и отказать в вычетах НДС.

Какое решение примет суд, неизвестно. Это зависит от многих факторов.

Во-первых, инспекция не вправе делать выводы о несоответствии подписей на основании одного лишь визуального сличения. Свои выводы о несоответствии подписей инспекция должна доказать. Например, при помощи почерковедческой экспертизы или свидетельских показаний.

Если налоговики представят необходимые доказательства, то суд может принять решение в их пользу. Как указал ВАС РФ, счет-фактура, подписанный неуполномоченным лицом, считается неправильно оформленным, а потому не подтверждает правомерность вычетов (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08). Аналогичные выводы содержатся в Определении ВАС РФ от 14.12.2009 № ВАС-16306/09, постановлении ФАС Московского округа от 27.03.2012 № А40-44085/11-129-194.

В случаях, когда доказательств недостаточно, суды принимают решение в пользу компании (постановления Президиума ВАС РФ от 16.01.2007 № 11871/06, ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2012 № А56-29738/2011, Западно-Сибирского округа 21.10.2010 № А70-11810/2009).

Во-вторых, решение суда будет зависеть от остальных обстоятельств. Например, насколько четко «просматривается» сделка, в порядке ли остальные документы, свидетельствующие о понесенных затратах. Есть решения, в которых говорится, что компания не должна отвечать за контрагента. Поэтому в случае подтверждения реальности операций и должной осмотрительности налогоплательщика подписание счета-фактуры неустановленным лицом не является основанием для отказа в вычете (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, ФАС Поволжского округа от 20.09.2011 № А65-1631/2011).

Ситуация 2. В счете-фактуре в строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» нет расшифровки подписей.

В статье 169 НК РФ ничего не говорится о необходимости расшифровки подписей. Но в форме счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, расшифровка предусмотрена. Минфин в письме от 10.04.2013 № 03-07-09/11863 отметил, что при заполнении счета-фактуры необходимо проставлять подпись и указывать фамилию и инициалы, но при этом ничего не сказал о невозможности вычетов по документу без расшифровки.

По нашему мнению, такой недочет относится к ошибкам, которые не препятствуют идентификации покупателя и продавца, количества и вида товара, а значит, не препятствуют вычетам (п. 2 ст. 169 НК РФ). Кстати, до появления в ст. 169 НК РФ положения о незначительных ошибках Минфин утверждал, что если в счете-фактуре нет расшифровки подпи­сей руководителя и главного бухгалтера, НДС к вычету на основании такого документа принять нельзя (письмо от 05.04.2004 № 04-03-1/54). Суды ссылались на Определение КС РФ от 15.02.2005 № 93-О. В нем сказано, что ст. 169 НК РФ устанавливает закрытый перечень сведений, которые должны содержаться в счете-фактуре. Отражение дополнительных данных, не входящих в этот перечень, не считается обязательным условием для принятия НДС к вычету (постановление ФАС Московского округа от 27.09.2007 № КА-А40/9966-07).

Ситуация 3. В счете-фактуре в полях «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» стоит одинаковая подпись, в расшифровке — одна и та же фамилия.

Руководители субъектов малого и среднего бизнеса могут сами вести бухгалтерский учет — так сказано в п. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Выполнение функций главного бухгалтера должно быть оформлено соответствующим приказом. Чтобы избежать споров с проверяющими, необходимо запросить у контрагента копию этого приказа.

Ситуация 4. В счете-фактуре, поступившем от индивидуального предпринимателя, есть его подпись, но не заполнены поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер».

Никакой ошибки здесь нет. Эти поля индивидуальный предприниматель и не должен заполнять. Он сам подписывает счет-фактуру, указав при этом реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Факсимильная подпись

В переводе с латинского «факсимиле» (fac simile) означает «делай подобное». Факсимильная подпись представляет собой аналог собственноручной подписи, сделанный механическим способом. На практике факсимиле обычно выглядит как штамп, содержащий зеркальное отображение собственноручной подписи конкретного лица. Использование такой подписи позволяет ускорить процесс визирования документов. Основные недостатки: во-первых, воспользоваться такой подписью может кто угодно (при ненадлежащем хранении), во-вторых, ею можно подписывать не каждый ­документ.

В налоговом законодательстве использование факсимильной подписи не регламентировано. В ГК РФ сказано, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмот­ренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Факсимиле на первичных документах безопаснее не применять

Большинство судов также считает, что документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты. В итоге компании проигрывают споры.

ВАС РФ указал, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц. Поэтому отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам» (постановление от 27.09.2011 № 4134/11). Несмотря на то, что в постановлении речь шла о счетах-фактурах, суды стали ориентироваться на него и в случаях с первичными документами, указывая, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010).

Существует также Определение ВАС РФ, в котором суд сделал вывод, что спорная задолженность документально не подтверждена, поскольку первичные документы подписаны факсимиле (Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012).

ФАС Центрального округа в одном из постановлений высказал позицию, противоположную мнению Минфина. Он указал, что факсимиле не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Тем более что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не содержат норм, предусматривающих запрет на проставление штампа-факсимиле. Значит, при наличии соглашения с контрагентом об использовании факсимильных подписей компании вправе визировать первичные и иные документы с помощью факсимиле (постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010).

Отметим, что во всех этих решениях суды ссылались на старый закон о бухучете (Закон № 129-ФЗ). Напомним, в нем было сказано, что в первичных учетных документах должны указываться личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

В Законе № 402-ФЗ, действующем с 2013 г., подпись по-прежнему упоминается в числе обязательных реквизитов — в подп. 7 п. 2 ст. 9. Слова «личная» в данной норме нет. Однако правоприменительная практика, основанная на положениях нового закона, пока не сформирована. Поэтому безопаснее не использовать на первичных документах факсимильную подпись.

Факсимиле на счете-фактуре недопустимо

Раньше суды нередко разрешали использовать факсимиле на счетах-фактурах (постановления ФАС Центрального от 12.08.2011 № А48-3632/2010, Поволжского округа от 11.08.2011 № А12-16413/2010).

Ситуация изменилась, когда вышло в свет постановление ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, в котором суд принял сторону инспекции и указал, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. После этого окружные арбит­ражные суды стали выносить решения не в пользу компаний (постановления ФАС Поволжского округа от 20.08.2012 № А12-15297/2011, Западно-Сибирского от 19.07.2012 № А27-5495/2011, Волго-Вятского округа от 13.12.2013 № А79-13124/2012).

Таким образом, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя.

Где еще нельзя использовать факсимиле…

Также нельзя использовать факсимильную подпись на следующих документах:

… а где — можно

Можно использовать факсимиле:

  • на приглашениях, поздравлениях и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия;
  • на договорах, дополнениях и изменениях к договорам — при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле. Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимиле в случае, когда это предусмотрено законами или соглашением сторон. Если такого соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (постановление ФАС Северо-Кавказского от 08.09.2011 № А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).

К сведению

Соглашение о применении факсимильной подписи составляется в произвольной форме. В нем указываются:

  • вид документов, которые могут быть подписаны факсимиле;
  • ФИО и должности работников, подписи которых будут использоваться;
  • образцы оттисков факсимиле;
  • срок действия соглашения.

Электронная подпись

И первичные документы, и счета-фактуры могут быть составлены не только на бумаге, но и в электронном виде. Понятно, что для визирования электронных документов применяется элект­ронная подпись (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 169 НК РФ).

Предусмотрено два вида подписи (ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее — Закон № 63-ФЗ):

  • простая. Она посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования элект­ронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Это логины, пароли, коды подтверждения;
  • усиленная. Она подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Неквалифицированная ЭП получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП (уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП). Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный до­кумент, а также обнаружить факт внесения изменений в элект­ронный документ после момента его подписания (ч. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Квалифицированная ЭП соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и имеет дополнительные признаки. В частности, ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр (ч. 4 ст. 5, ст. 13 Закона № 63-ФЗ).

Документ, подписанный квалифицированной ЭП, приравнивается к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Разберемся, на каких документах обязательна усиленная квалифицированная ЭП, а для каких достаточно будет подписи попроще.

Электронная подпись на первичных документах

Раньше финансисты заявляли, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (письма Минфина России от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710), то есть для подтверждения расходов по налогу на прибыль такой документ не годится.

Объясняя свою позицию, Минфин ссылался на ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Специалисты ведомства подчеркивают, что ни НК РФ, ни Закон № 402-ФЗ не предусматривают случаи, при которых документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, приравнивается к документу на бумажном носителе. При этом Минфин почему-то игнорировал установленную ст. 6 Закона № 63-ФЗ возможность использования таких ЭП в случае, когда это предусмотрено соглашением сторон.

В более поздних письмах Минфин России высказывается не столь категорично. Чиновники продолжают указывать на то, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены. Однако выводов о невозможности на этом основании применять такие документы в обоснование расходов не делают, оставляя решение за налогоплательщиком (письма Минфина России от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).

ФНС России более лояльна к налогоплательщикам. В письме от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 налоговики подчеркнули, что при наличии юридически действительного соглашения хозяйствую­щие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись. Другими словами, чтобы упростить процесс обмена документами, компания может:

  • либо составить с контрагентами отдельное соглашение о том, что вся электронная первичка, которую они будут передавать друг другу, подписывается простой или усиленной неквалифицированной подписью;
  • либо предусмотреть такую возможность отдельным пунк­том (или в дополнительном приложении) в договоре, заключаемом между сторонами.

Как отметили чиновники, подобные соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

В другом разъяснении налоговая служба высказалась более конкретно. Специалисты ФНС России отметили, что Законом № 402-ФЗ не определены виды электронных подписей, использование которых допускается при составлении первичных документов. Организация вправе подписывать данные до­кументы электронной подписью в соответствии с положениями ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Поэтому если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмот­рено подписание документов неквалифицированной ЭП, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).

Несмотря на выгодную компаниям позицию ФНС России, по нашему мнению, имеет смысл подписывать первичные документы усиленной квалифицированной ЭП. Неизвестно, признают ли инспекторы на местах расходы, подтвержденные документами с простой или усиленной неквалифицированной ЭП.

Электронная подпись на счетах-фактурах

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) — так сказано в п. 6 ст. 169 НК РФ. Другие виды ЭП на счете-фактуре приведут к отказу в вычетах НДС.

Также нельзя подписывать простой и неквалифицированной ЭП (письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489):

  • сообщения об открытии и закрытии счета в банке, о создании обособленных подразделений, об участии в других организациях (п. 7 ст. 23 НК РФ);
  • заявление о зачете излишне уплаченного налога (п. 4 ст. 78 НК РФ);
  • налоговые декларации и расчеты (п. 1 ст. 80 НК РФ);
  • заявления о постановке на учет или о снятии с учета (п. 5.1 ст. 84 НК РФ);
  • книги покупок, книги продаж (п. 11, 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, абз. 2 п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, абз. 2 п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137)).

Для всех перечисленных выше документов налоговое законодательство предусматривает использование усиленной квалифицированной подписи.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *