Приказ на возмещение денежных средств сотруднику, образец

Приказ о возмещении расходов сотруднику

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о возмещении расходов сотруднику .docСкачать образец приказа о возмещении расходов сотруднику .doc

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

  • полное название организации;
  • дата, когда был составлен приказ;
  • регистрационный №;
  • заголовок;
  • формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
  • подпись директора и ее расшифровка;
  • подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

  1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
  2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
  3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
  4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
  5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

  • Сохраняется рабочее место.
  • Сохраняется прежний оклад.
  • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

  1. Транспортные расходы:
    • если сотрудник использовал свою личную машину;
    • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
    • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  2. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  3. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  4. Другие расходы:
    • мобильная связь;
    • интернет;
    • обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

  • 5 лет;
  • 75 (50) лет.

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

  • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
  • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

  • Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
  • Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
  • Прописывать дату документа арабскими цифрами
  • Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
  • В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
  • Печать.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не написать компенсируемую сумму прописью;
  • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
  • не указать должность;
  • не указать ответственное лицо;
  • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • сделать много исправлений в документе;
  • сделать орфографические ошибки;
  • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
  • искусственно состарить документ;
  • затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

  1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
    • до того, как была поставлена подпись руководителя;
    • в момент подписания.
  2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
    • регистрационный №;
    • дата, когда он был составлен;
    • название документа;
    • начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
    • основания для отмены;
    • кто несет ответственность за исправления;
    • подпись.

Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Светлана Князева, эксперт «УНП»

Газета «Учет. Налоги. Право» № 36/2009

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ. Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными. Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании. Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы. При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д. В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)

Приказ о возмещении работнику расходов

Согласно ст.167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов. Таким образом, для работников определены гарантии:

  • сохранение места работы (должности);
  • сохранение их прежнего уровня оплаты труда;
  • возложение на работодателя обязанности возместить работнику расходы, понесенные им в связи с выездом и пребыванием в командировке.

Порядок возмещения командировочных расходов работнику

Конкретный порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Например, в учреждении может действовать внутреннее Положение о командировках, являющееся частью коллективного договора (наряду с Положением о системе оплаты труда, Положением о премировании и т.д.), или, например, приказ руководителя об особенностях возмещения затрат в связи со служебными командировками.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Оформление и содержание приказа о возмещении командировочных расходов

Приказ о возмещении расходов оформляется по окончании командировки в том случае, когда работником потрачены денежные средства сверх выданного аванса.

В любом образце документа должны быть отражены:

  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
  • дата командировки:
  • место назначения;
  • основание для возмещения затрат;
  • ответственное лицо за исполнение приказа.

Приказ о возмещении расходов регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу.

Сроки хранения

Существуют два срока хранения приказов о возмещении работнику расходов: 75 и 5 лет.

В организациях 75 лет хранятся приказы, если они были связаны с отправкой работника в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки или связаны с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы, если они были связаны с направлением работника в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки.

Популярные документы и процедуры:

  • Договор аренды транспортного средства
  • Договор розничной купли продажи
  • Договор найма
  • Приказ о назначении директора
  • Оформление декретного отпуска

Администрирование денежных средств участников внешнеэкономической деятельности – российских юридических лиц осуществляется с применением единого ресурса лицевых счетов плательщиков таможенных пошлин, налогов, открытых на уровне ФТС России, с применением комплекса программных средств «Лицевые счета — ЕЛС» в соответствии с положениями приказа ФТС России от 26.06.2019 № 1039, который вступил в силу 01.07.2019.

Вопрос 1. Порядок возврата излишне уплаченных пошлин, налогов и иных денежных средств.

  1. В соответствии с пунктом 30 Временного порядка работы заинтересованных структурных подразделений ФТС России, Центрального информационно-технического таможенного управления и таможенных органов с единым ресурсом лицевых счетов плательщиков таможенных и иных платежей, взимание которых возложено на таможенные органы, таможенных представителей, а также иных лиц, осуществивших уплату денежных средств на счет Федерального казначейства, с применением комплекса программных средств «Лицевые счета – ЕЛС» (далее – Временный порядок), утвержденного приказом ФТС России от 26.06.2019 № 1039, возврат плательщикам излишне уплаченных или излишне взысканных сумм таможенных платежей, а также сумм таможенных пошлин, налогов в случаях, указанных в подпунктах 4 — 9 пункта 1 статьи 67 Таможенного кодекса Евразийского экономического союза (далее – ТК ЕАЭС) производится в форме их зачета в счет авансовых платежей информационной системой таможенных органов на основании поступивших в ресурс ЕЛС сведений из КДТ или отражения в ресурсе ЕЛС иных случаев, определенных статьей 67 ТК ЕАЭС, без представления плательщиком соответствующего заявления.

В случае, если зачет в счет авансовых платежей излишне уплаченных или излишне взысканных сумм таможенных пошлин, налогов и иных платежей, взимание которых возложено на таможенные органы, не произведен, плательщику необходимо обращаться в таможенный орган, в котором осуществлялось декларирование.

Вопрос 2. Порядок возврата денежного залога.

В соответствии с пунктом 32 Временного порядка, возврат заинтересованным лицам денежного залога осуществляется в форме зачета в счет авансовых платежей информационной системой таможенных органов в случаях, установленных пунктом 9 статьи 67 и пунктом 9 статьи 76 ТК ЕАЭС, при поступлении в ресурс ЕЛС из АС «Обеспечение» сведений о возникновении указанных случаев без представления лицом, внесшим денежный залог, заявления о таком зачете.

Контроль за исполнением обязательств, обеспеченных денежным залогом, осуществляется таможенным органом, принявшим денежный залог.

В случае, если зачет денежного залога в счет авансовых платежей не произведен, плательщику необходимо обращаться в таможенный орган, принявшим денежный залог.

Вопрос 3. В какой таможенный орган обращаться за возвратом авансовых платежей.

В соответствии с частью 9 статьи 122 Федерального закона от 27.11.2010 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон) заявление о возврате авансовых платежей с приложением документов, перечень которых установлен статьей 122 Федерального закона, подается в таможенный орган, который осуществляет администрирование данных денежных средств.

После открытия лицевого счета российского юридического лица в ресурсе ЕЛС его администрирование осуществляют региональные таможенные управления, Калининградская областная таможня, Центральная энергетическая таможня – в отношении отдельных плательщиков таможенных пошлин, налогов которая осуществляет администрирование плательщиков таможенных пошлин, налогов, сумма уплаченных таможенных платежей при экспорте энергоносителей, классифицируемых в отдельных позициях и подсубпозициях группы 27 ТН ВЭД ЕАЭС и отдельных подсубпозициях группы 29 ТН ВЭД ЕАЭС, которых составляет более 100 млн. рублей в течение года, предшествующего началу администрирования лицевых счетов данных плательщиков в ресурсе ЕЛС.

Администрирование единых лицевых счетов в соответствии с местом налогового учета российского юридического лица осуществляют:

– Южное таможенное управление в отношении юридических лиц, КПП которых в ЕГРЮЛ начинается с 01, 08, 23, 30, 34, 61, 91, 92;

– Уральское таможенное управление в отношении юридических лиц, КПП которых в ЕГРЮЛ начинается с 45, 66, 72, 74, 86, 89;

– Северо-Кавказское таможенное управление в отношении юридических лиц, КПП которых в ЕГРЮЛ начинается с 05, 06, 07, 09, 15, 20, 26;

– Калининградская областная таможня в отношении юридических лиц, КПП которых в ЕГРЮЛ начинается с 39.

Таким образом, после открытия лицевого счета российским юридическим лицам в ресурсе ЕЛС, КПП которых в ЕГРЮЛ начинается с 31, 32, 33, 36, 37, 40, 44, 46, 48, 50, 57, 62, 67, 68, 69, 71, 76, 77, Центральное таможенное управление на основании заявлений о возврате авансовых платежей осуществляет возврат авансовых платежей.

В отношении заинтересованного лица, не являющимся российским юридическим лицом (российские физические лица, индивидуальные предприниматели, иностранных юридических лиц), – любой таможней, в полномочия которой входит принятие решений о возврате авансовых платежей, по выбору заинтересованного лица, кроме региональных таможенных управлений.

Вопрос 4. Форма заявления о возврате авансовых платежей.

Форма заявления о возврате авансовых платежей утверждена приказом ФТС России от 22.12.2010 № 2520 «Об утверждении форм заявления плательщика о возврате авансовых платежей, заявления плательщика о возврате (зачете) излишне уплаченных или излишне взысканных сумм таможенных пошлин, налогов и иных денежных средств, заявления плательщика о возврате (зачете) денежного залога» (зарегистрирован в Минюсте России 15.02.2011 № 19839) с учетом изменений, внесенных приказом ФТС России от 02.05.2012 № 831 (приложение № 1).

Вопрос 5. Перечень документов необходимых для возврата авансовых платежей.

Согласно статье 122 Федерального закона к заявлению о возврате авансовых платежей должны прилагаться следующие документы:

1) платежный документ, подтверждающий перечисление авансовых платежей;

2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, засвидетельствованная в нотариальном порядке либо заверенная таможенным органом при предъявлении оригинала документа;

3) копия свидетельства о государственной регистрации, засвидетельствованная в нотариальном порядке либо заверенная таможенным органом при предъявлении оригинала документа;

4) документ, подтверждающий полномочия лица, подписавшего заявление о возврате авансовых платежей, засвидетельствованный в нотариальном порядке либо заверенный таможенным органом при предъявлении оригинала документа;

5) образец подписи лица, подписавшего заявление о возврате авансовых платежей, засвидетельствованный в нотариальном порядке либо заверенный таможенным органом при предъявлении оригинала документа, удостоверяющего личность лица, подписавшего заявление;

6) копия документа, подтверждающего правопреемство, в случае, если заявление о возврате авансовых платежей подается правопреемником лица, внесшего авансовые платежи, заверенная нотариально либо таможенным органом при предъявлении оригинала документа;

7) иные документы, которые могут быть предоставлены лицом, подавшим заявление о возврате авансовых платежей, для подтверждения обоснованности возврата (справка из банка, подтверждающая наличие счетов).

В случае необходимости заверения таможенным органом документов, указанных в частях 4-7 статьи 122 Федерального закона, необходимо наличие оригинала и копии заверяемых документов, а также наличие оригинала и копии документа, удостоверяющего личность лица, подписавшего заявление о возврате авансовых платежей.

Вопрос 6. Возврат авансовых платежей через личный кабинет.

В настоящее время возврат авансовых платежей осуществляется только при подаче письменного заявления, поданного в соответствии со статьей 122 Федерального закона.

Подача заявлений о возврате авансовых платежей в электронном виде предусмотрена положением части 4 статьи 36 Федерального закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», которая будет применяться только со дня вступления в силу международного договора Российской Федерации, предусматривающего внесение изменений в приложения № 5 и 8 к Договору о Союзе.

Вопрос 7. Предоставление отчета о расходовании денежных средств, внесенных в качестве авансовых платежей.

Информация о движении денежных средств, уплаченных заинтересованным лицом до момента начала администрирования лицевых счетов в ресурсе ЕЛС, предоставляется заинтересованному лицу плательщику таможней декларирования и (или) через сервис «Лицевой счет» личного кабинета участника ВЭД на официальном сайте ФТС России в информационно – телекоммуникационной сети «Интернет» либо через личный кабинет на сайтах юридических лиц, указанных в части 15 статьи 116 Федерального закона (далее – оператор таможенных платежей).

Информация о движении денежных средств, уплаченных заинтересованным лицом после начала администрирования его лицевых счетов в ресурсе ЕЛС, может предоставляться российскому юридическому лицу отделом контроля электронных платежей регионального таможенного управления, Калининградской областной таможни или Центральной энергетической таможни, который осуществляет администрирование данного лицевого счета, и (или) через информационный сервис «Лицевой счет» личного кабинета участника ВЭД на официальном сайте ФТС России в информационно – телекоммуникационной сети «Интернет» либо через личный кабинет на сайтах операторов таможенных платежей.

В отношении заинтересованных лиц, не являющихся российскими юридическими лицами, информация о движении денежных средств, уплаченных после начала администрирования их лицевых счетов в ресурсе ЕЛС, может предоставляться любой таможней, в полномочия которой входит принятие решений о возврате авансовых платежей, по выбору данных лиц.

Согласно части 6 статьи 121 Федерального Закона в случае несогласия лица, внесшего авансовые платежи, с результатами отчета таможенного органа проводится совместная выверка расходования денежных средств этого лица. Результаты такой выверки оформляются актом по форме, утвержденной приказом ФТС России от 22.12.2010 № 2521 «Об утверждении формы акта выверки авансовых платежей». Акт составляется в двух экземплярах, подписывается таможенным органом, администрирующим денежные средства, и лицом, внесшим авансовые платежи. Один экземпляр акта после его подписания вручается указанному лицу.

В соответствии с пунктом 6 Временного порядка учет остатков денежных средств осуществляется в объеме общего остатка денежных средств по коду бюджетной классификации в соответствии с ИНН заинтересованного лица без детализации до платежных документов.

Вопрос 8. Не верно заполнено поле «КБК» в платежном поручении.

1) В случае указания ошибочного кода бюджетной классификации (несуществующего) в поле «КБК» идентификация денежных средств, осуществляется Главным управлением федеральных таможенных доходов и тарифного регулирования ФТС России при получении от плательщиков письменного обращения об исправлении допущенных ошибок, с приложением копии платежного поручения. При этом в обращении необходимо указать правильный КБК.

2) В случае указания кода бюджетной классификации в поле «КБК» действующего до 01.01.2019 идентификация денежных средств осуществляется Главным управлением федеральных таможенных доходов и тарифного регулирования ФТС России без предоставления соответствующего заявления плательщика.

3) Зачет денежных средств, с одного КБК на другой законодательством Российской Федерации о таможенном деле не допускается. При отсутствии необходимости использования остатка денежных средств по КБК плательщик вправе обратиться в таможенный орган, администрирующий его лицевой счет в ресурсе ЕЛС, за его возвратом.

По вопросам Единого лицевого счета обращаться: (495) 276-30-46, (495) 276-35-83, (495) 276-39-85

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *