Размен в кассе как оформить

Как выдать и оформить разменный фонд для кассира

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 мая 2013 г.

Содержание журнала № 11 за 2013 г.М.Г. Суховская, юрист

Как правило, с утра пораньше в магазине выручки еще нет либо ее совсем мало. И чтобы ваш кассир не отпугивал покупателей словами «нет сдачи» и не бегал по соседним магазинам в поисках купюр помельче, его нужно снабдить разменной суммой денег. Причем сделать это нужно так, чтобы в случае «кассовой» проверки у налоговиков не было бы повода оштрафовать вассм., например, Постановление 9 ААС от 27.10.2011 № 09АП-25372/2011; Решение ВС Республики Коми от 30.11.2011 № 21-368/2011 за нарушение порядка работы с денежной наличностьюч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Идеальная выдача разменного фонда

Она выглядит так. Ежедневно перед началом рабочего дня кассир по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) получает от главного бухгалтера (другого уполномоченного лица) разменную сумму, необходимую для расчетов с покупателямипп. 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утв. Минфином 30.08.93 № 104; пп. 3.1, 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). В РКО в строке «Основание» указывается «разменный фонд». В конце рабочего дня полученные разменные деньги кассир по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) сдает обратно вместе с выручкой.

СОВЕТ

На возврат размена и выручки удобнее составлять разные приходники. Это будет доказательством, что излишек денег в кассе — именно размен, а не выручка.

На основании составленных РКО и ПКО делаются соответствующие записи в кассовой книге (форма № КО-4)п. 5.2 Положения № 373-П. А вот в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) разменные суммы отражать не надо, там должна фигурировать только выручка, полученная через ККТ. В противном случае есть опасность, что, увидев в журнале данные о разменном фонде, налоговики «повесят» на вас неоприходование выручки.

Если в компании несколько торговых точек и разменные деньги из кассы организации получает старший кассир, выдавая их потом остальным кассирам, нужно также вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)п. 2.4 Положения № 373-П; Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88.

Напомним, что в новом Законе о бухучете уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документовч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако такую кассовую первичку, как приходники, расходники, кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, по-прежнему нужно вести по унифицированным формампп. 1.8, 2.4, 5.1 Положения № 373-П.

Если время работы торговой точки и бухгалтерии не совпадает

Действительно, обычно магазины открываются раньше головного офиса. Многие фирмы в такой ситуации выдают кассиру разменный фонд накануне вечером, но ставят в расходнике дату следующего дня. А если магазин еще и закрывается позже, то сдачу выручки и размена производят утром следующего дня по приходникам, датированным предыдущим днем. В этом случае нужно не забыть отразить выдачу нового разменного фонда.

Формально такой порядок действий — нарушение, но зафиксировать его очень сложно.

Если торговые точки и бухгалтерия находятся далеко друг от друга

Чтобы не мотаться каждый день туда-сюда для оформления «разменных» РКО и ПКО, можно по заявлению кассира выдать ему деньги под отчет, например, на месяц. Порядком ведения кассовых операций это не запрещено. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее 3 дней со дня окончания срока, на который получены деньгип. 4.4 Положения № 373-П.

В этом случае нужно издать приказ руководителя об установлении суммы разменного фонда на определенный период. Деньги выдаются кассиру по расходнику. По истечении срока, на который выданы деньги, кассир должен будет вернуть деньги и оформить авансовый отчет, указав «разменный фонд» в графе «Назначение аванса». Писать в авансовом отчете почти ничего не придется: получил столько-то, израсходовал — 0,00 руб., вернул столько-то по такому-то приходному ордеру.

Выданные под отчет разменные деньги кассиры, как правило, оставляют в ящике ККТ, полагая, что штрафа за неоприходование не будет. Ведь это деньги подотчетного лица. Но аудиторы не советуют так делать.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“Полученные кассиром под отчет деньги перестают быть средствами предприятия и становятся задолженностью кассира, то есть временно являются как бы его средствами, предназначенными для расходования на установленные цели. Поэтому если кассир вложит их в ящик кассового аппарата, то он, во-первых, нарушит нормативные акты (в частности, п. 4.7 Типовых правил эксплуатации ККМ), во-вторых, в случае ревизии кассы эти деньги будут рассматриваться как неоприходованная выручка.

Вот почему такие средства должны находиться вне ящика ККТ, например в личной сумке кассира. Но тут уже у него самого возникает риск, что в случае утраты сумки он будет нести полную материальную ответственность за нанесенный организации ущерб в размере невозвращенного остатка неизрасходованных подотчетных средств. Поэтому все-таки лучше официально выдавать кассиру разменные средства в начале смены, тем более что увеличить лимит остатка наличности в кассе на сумму разменного фонда не так уж и сложно”.

***

Несмотря на то что в последнее время налоговики редко цепляются к неправильному оформлению выдачи размена, рисковать все равно не стоит.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «ККТ / касса / платежные агенты»:

2020 г.

  1. Оформляем «процентный» чек ККТ, № 2

2019 г.

  1. Образцы возвратных чеков, № 21
  2. Онлайн-ККТ: разъяснения ФНС, № 20
  3. Используем онлайн-кассу правильно, № 18
  4. Применение ККТ: вовремя и без ошибок, № 17
  5. Кому не надо применять ККТ в 2019 году, № 16 Разбираемся с оформлением онлайн-чеков, № 16 Отвечаем на «чековые» вопросы, № 16
  6. Изучаем новые поправки в Закон о ККТ, № 13
  7. Маркировка товара в кассовых чеках, № 1

Есть таблица в ней ведеться учет прихода/расхода предприятия,
каждый день вечером надо распечатывать отчет в котором отображаются движения средств ЗА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ!
Из таблицы выбираю танные таким образом:
SELECT tblKassa.idKassa, tblKassa.Data, tblKassa.SymmaP, tblKassa.SymmaR, tblKassa., tblKassa.Sybschet, tblKassa., tblKassa.№P, tblKassa.№R
FROM tblKassa
WHERE (((tblKassa.Data)=Date()))
ORDER BY tblKassa. DESC;
Отчет работает все нормально, но мне не хватает поля, значение которого вычислялось бы каждый раз по открытию отчета — ПОЛЕ: Остаток на начало дня,
расчтывается оно таким образом:
константа ну скажем i = 10000 (это начальный капитал, на 01.01.200* года)
так вот:
i+Sum()-Sum()= остаток на начало дня, но здесь нюанс в расчете суммы расхода и прихода, не должны участвовать те расходники/приходники которые были выписаны сегодня, а вот остаток на конец дня расчитывается с их учетом:
Остаток на начало дня + сумма всех расходников на сегодня — сумма всех расходников на сегдня= остаток на конец дня.
Все бы хорошо, но отчет у меня формируется на основе зароса который выбирает данные только на сегодняшний день, как мне расчитать остаток на начаол дня?!

Приказ о размене в кассе

В рамках розничной торговли расчеты осуществляются посредством ККТ. При этом продавцу потребуется размен. Средства для размера выделяются только на основании ряда бумаг. В обратном случае фирму ожидают санкции.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о размене в кассе .docСкачать образец приказа о размене в кассе .doc

Особенности предоставления размена

При формировании размена нужно учитывать стандартные правила ККТ, утвержденные приказом Минфина №104 от 30 августа 1993 года. В пункте 3.8 указано, что перед сменой специалисту нужно выдать все для работы. Сюда входят и средства для размена. В этом же пункте прописано, что размен предоставляется под роспись. Предоставление денег сопровождается созданием расходного кассового ордера. В завершение смены требуется формировать справку-отчет и ордер. По окончании дня сдается оставшаяся сумма разменного фонда. На базе созданных документов требуется сделать запись в кассовом журнале.

Интересно, что в законе не содержится детального порядка оформления размена. Однако если организация не предоставит проверяющим подтверждающие бумаги и записи в кассовой книге, ее могут привлечь к ответственности.

К сведению! Проблемы могут возникнуть по той причине, что в ККТ на протяжении смены можно хранить деньги в размере выручки, полученной с применением кассы. Остаток средств проверяющие могут признать неоприходованной наличностью. При наличии таких обстоятельств компания привлекается к штрафу в объеме 40-50 тыс. рублей. Административная ответственность накладывается на основании статьи 15.1 КоАП.

Способы формирования

Порядок создания разменного фонда не совсем урегулирован законами. Однако на практике используется одна из этих схем:

  1. Выдача разменных монет каждый день перед началом смены. При этом оформляется кассовый ордер. Ежедневно остаток выданных средств возвращается в главную кассу.
  2. Выдача разменных монет на продолжительный срок. При этом нужно издать приказ. В нем указывается эта информация: срок выдачи средств, сумма размена, причина предоставления размера на длительный срок. Выдача средств сопровождается оформлением кассового ордера.

Размен может быть предоставлен кассиру под отчет. Но это не лучший вариант, так как средства, выданные под отчет, могут быть признаны личными деньгами кассира. А личные деньги в кассе храниться не могут.

Образец приказа

ООО «Яблоко»

г. Москва

7.11.2017 года

Приказ №68

О формировании разменного фонда

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Обеспечить наличие в кассе на начало смены разменного фонда в размере 1 000 рублей.
2. Выдавать размен кассиру 1 числа до начала смены. Делать это каждый месяц.
3. Сдавать размен в центральную кассу по завершении рабочего дня в последнее число месяца.
4. Ответственным за сохранность размена назначить кассира Ивасюка Р.Р.
5. Контроль над выполнением приказа возложить на главбуха Иванову И.Ж.

Гендиректор (подпись) Зайцев Л.Л.

С распоряжением ознакомлены:
Главный бухгалтер (подпись) Иванова И.Ж.
Кассир (подпись) Ивасюк Р.Р.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *