СЗВ м при смене фамилии

Содержание

Ошибки в СЗВ-М как расшифровать коды и исправить

Протокол с ошибкой как результат проверки СЗВ-М

С 2016 года ежемесячно компании сдают в Пенсионный фонд отчетность о застрахованных лицах СЗВ-М. Эта форма необходима, чтобы отслеживать работающих пенсионеров, которым не нужно индексировать пенсию.

Сдать отчетность в ПФР оналйн

Смотрите видео, как сформировать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в программе.

Если в штате компании 25 и более сотрудников, отчет отправляют через интернет (п.2 Ст.8 ФЗ №27 от 01.04.1996).

Для отправки электронной отчетности оформите соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом.

Отчет отправляют в ПФР до 15 числа каждого месяца.

Сроки сдачи отчетности за июнь-ноябрь текущего года показаны в таблице ниже

Месяц Срок сдачи
Июнь 2019 15.07.2019
Июль 2019 15.08.2019
Август 2019 16.09.2019
Сентябрь 2019 15.10.2019
Октябрь 2019 15.11.2019
Ноябрь 2019 16.12.2019

Сроки сдачи отчетности (июнь-ноябрь)

После отправки отчета компания получает протокол приема, в котором показано, насколько правильно заполнили СЗВ-М. Если отчет прошел, в программе будет указан статус «Документ принят».

Зеленая галочка в программе означает, что отчет сдан своевременно, но он содержит грубые ошибки, которые нужно исправить.

Как результат проверки компания получит протокол приема с такими статусами:

«Документ не принят»

Статус «Документ не принят»

«Документ принят частично»

Статус «Документ принят частично»

Срок получения протокола — 4 рабочих дня.

Работники Пенсионного фонда могут найти 14 неточностей, они перечислены в таблице 7 к постановлению Правления ПФР от 7 декабря 2016 г. № 1077п. Ознакомиться с этой таблицей можно на рисунке ниже.

Таблица 7 к постановлению Правления ПФР

Выделяют 3 типа кодов ошибок: «20», «30», «50».

Код «20» значит, что отчет принят фондом и не требует уточнений. Но обратите внимание на мелкие недочеты.

Ошибка «30» означает, что отчет принят частично и требует доработки по сотрудникам с ошибочными данными.

Ошибка с кодом «50» — отчет нужно полностью пересдать по всему персоналу. Существует вероятность, что отрицательный протокол по СЗВ-М придет из-за технической ошибки в ПФР. В этой ситуации обратитесь в ПФР.

В следующих блоках рассмотрим типы ошибок, как исправить и уточнить сведения после того, как сдали отчет с ошибками, существует ли корректировочный отчет, и возможный итог споров в суде с ПФР.

Частые ошибки при сдаче в СЗВ-М

При сдаче отчета СЗВ-М к наиболее частым ошибкам относятся:

Опечатка в периоде

Пример. В СЗВ-М за июнь вы указали период «Июль». В Пенсионном фонде эту ошибку не обнаружили. Но в следующем месяце вы отправляете отчет за июль, а фонд его не принимает, ведь форма с типом «Исходная» уже у них есть. ПФР июньский отчет считает просроченным и штрафует за это. Убедить Фонд в своей правоте — проблема.

Чтобы исправить ошибку, сдайте исходную форму за июнь, скорректируйте июльские данные (подайте отменяющую и дополняющую форму за июль).

Оспорить свою позицию можно в суде, если отчетность была предоставлена своевременно. Суд понимает, что в этой ситуации была допущена опечатка. Например, в деле № А81-6455/2016 суд встал на сторону компании и как итог отменил штраф.

Не тот тип формы

В программе есть 3 формы: исходная «исхд», отменяющая «отмн» и дополняющая «доп».

Первый отчет сдают с типом «Исходная».

Использовать форму «Отменяющая» нужно, если ранее отправленные сведения нужно отменить. Например, в отчете есть данные о работнике, который уволился в июне. В отчет за июль не должны попасть сведения об уволенном сотруднике.

«Дополняющая» исправляет ошибки прошлого отчета.

Не допускается при вторичной подаче указывать тип «исх».

Если вы по ошибке указали тип формы «Отменяющая», вместо «Исходная», то в базе ПФР появится отменяющая форма, а исходной не будет. В этом случае как можно быстрее устраните ошибку.

Пример. Компания «Домик» сначала сдала отменяющую форму, а потом после срока сдачи исправила ошибку, отправив отчет с типом «Исх». В ПФР стали считать сведения обнуленными и потребовали сдать дополняющую форму. Поскольку страхователь предоставил ее после срока сдачи, его оштрафовали. Отменить санкции он смог только в суде.

Приложите к уточнению сопроводительное письмо, в котором укажите, что исправляете ошибку.

Лишний сотрудник в отчете, например, уволенный

В этой ситуации нужно сделать отменяющий отчет, в блоке 3 указать код «Отмн», в четвертом блоке указать данные лишнего сотрудника.

Не перечисляйте всех сотрудников, иначе данные по ним обнулятся.

Забытый работник

В форму СЗВ-М нужно включить всех сотрудников компании, с которыми в отчетном месяце действовали договоры ГПХ или трудовые договоры. В отчет нужно включить даже тех сотрудников, которые были приняты на работу в последний день отчетного месяца или уволены 1 числа.

Чтобы устранить эту ошибку, сдайте СЗВ-М с типом «Дополняющая». Для этого в программе сформируйте новый отчет, в блоке 3 поставьте код «Доп». В 4 блок впишите недостающего работника, его ИНН, СНИЛС.

Скачать бланк СЗВ-М

Самозанятый в отчете

На самозанятого подавать СЗВ-М не нужно. Подайте отменяющую форму, если включили его по ошибке.

Не включенный в отчет сотрудник, утративший статус самозанятого

Чтобы исправить эту ошибку, сдайте дополняющую форму в срок.

Неправильный ИНН компании

В этом случае фонд пришлет протокол с кодом ошибки 50. Это значит, что отчет не принят. Чтобы исправить ошибку, до 15 числа подайте заново СЗВ-М с типом формы «исходная».

Неверная информация о сотрудниках

Пример. Компания неверно указала ИНН работника или допустила ошибку в Ф.И.О или СНИЛС застрахованного лица.

В программе снова сформируйте отчет, укажите код «Отмн» в блоке 3. В 4 блоке добавьте работников с неправильными данными. Затем сформируйте еще один отчет. В блоке 3 укажите код «Доп», в блоке 4 перечислите тех же сотрудников с исправленными данными.

Если с единственным учредителем не заключен трудовой договор, нужно все равно сдавать СЗВ-М до 15 числа, иначе компанию оштрафуют на 500 руб. (Письмо Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587).

Штраф за ошибку в СЗВ-М

Пенсионный фонд может оштрафовать компанию за несвоевременную сдачу отчета и ошибки.

Если организация со штатом 25 и более работников сдаст отчет в бумажном виде — ее оштрафуют на 1000 руб.

Если в отчет попали не все сотрудники, то ПФР считает, что компания не предоставила вовремя сведения на застрахованное лицо. Согласно п. 4 ст.17 ФЗ №27 от 01.04.1996, штраф составит 500 руб. за одного человека.

Пример. В компании «Альфа» работает 40 человек. В отчет забыли добавить 10 человек. Организация заплатит штраф 500 10 = 5000 руб.*

Чтобы избежать штрафа, сдавайте отчеты не в последний день, а на несколько дней раньше от установленного срока. Тогда у вас будет время, чтобы дополнить отчет без штрафа.

Также предусмотрен штраф за ошибку в СЗВ-М. Он составляет 500 руб за каждого сотрудника, по которому допущена неточность. В процессе обработки отчета все ошибки суммируются по каждому сотруднику.

Даже если по одному работнику вы допустили больше 3 ошибок, сумма штрафа по-прежнему останется 500 руб за 1 человека.

Общий принцип исправления ошибок в СЗВ-М и сроки подачи корректировки

Если вы нашли ошибку в сданном отчете, нужно передать корректировку. Она бывает 2 видов: дополняющая (тип «доп») и отменяющая (тип «отмн»).

Общий принцип исправления ошибок в СЗВ-М:

  • Если не принят отчет, его нужно пересдавать. Такое бывает, например, если страхователь неверно написал регистрационный номер в ПФР.
  • Если отчет принят частично (например, не отчитались обо всех сотрудниках, неправильно написали фамилию, имя, отчество, номер СНИЛС сотрудника) — отправить дополняющий отчет. Включить в него только тех сотрудников, данные о которых не указаны в первоначальном отчете или указаны с ошибкой.
  • В исходной форме «ИСХ» указываются все сотрудники повторно, в дополняющей «ДОП» и отменяющей форме «ОТМН» указываются те, кого нужно добавить или исключить из первоначального варианта отчета.

С 1 октября 2018 года действуют новые правила: исправление ошибки в принятом отчете без штрафа возможно (п.39 Инструкции №766 от 21.12.2016).

Например, компания ошиблась в Ф.И.О работника или номере СНИЛС. Организация получит уведомление об ошибках. Ошибка в СЗВ-М в фамилии, имени, отчестве сотрудника корректируется в обычном порядке: подается в ПФР отменяющая форма, а затем дополняющая.

Согласно п.39 Инструкции №766 нужно исправить недочеты в 5-дневный срок с даты получения уведомления.

Корректировка фамилии в СЗВ-М необходима при смене фамилии у сотрудника. Например, сотрудница вышла замуж. На основании свидетельства о браке обязательно нужно переделать СНИЛС. Для этого обратитесь в ПФР.

Если сотрудник изменил данные паспорта, но не изменил СНИЛС, ПФР откажет в приеме отчета, т.к прежние данные считаются недействительными.

Если на крайнюю дату формирования отчета СНИЛС находится в ПФР на этапе регистрации, сдать отчет все равно нужно. Например, вы подали документы на изменения СНИЛС 12 числа, а срок сдачи отчета — 15 число. Старые данные недействительны, а новые не готовы. Алгоритм действий страхователя:

  1. Сдать исходную форму на всех сотрудников, кроме того, по которому СНИЛС не готов.
  2. После получения СНИЛС отправить дополняющую форму по сотруднику с новым СНИЛС и письмо с пояснениями.

Если организация самостоятельно обнаружила ошибку, она может корректировать СЗВ-М только после уведомления в программе от ПФР. Подайте уточнение в 5-дневный срок с даты получения уведомления от ПФР с признаком:

  • «ДОП» — если компания обнаружила забытого сотрудника.
  • «ОТМН» —если включила лишних сотрудников.
  • «ОТМН» и «ДОП» — если организация допустила ошибку в данных сотрудника.

Чтобы не делать дополнительных корректировок и предварительно просмотреть сформированный отчет, скачайте программу CheckPFR на сайте ПФР бесплатно и не забывайте ее обновлять на своем компьютере. Эта программа синхронизирована с данными ПФР и периодически обновляется.

Сформировать отчет СЗВ-М онлайн

В следующих блоках рассмотрим, как исправить распространенные типы ошибок.

«СЗВ-М ошибка 20»: как исправить

Под кодом 20 зашифрована такая ошибка – неверный ИНН. Такое бывает, если не соответствует количество цифр или поле с ИНН не заполнено.

Если работник не предоставил работодателю ИНН, в отчете графы остаются пустыми. Тогда система присылает код с ошибкой.

Нельзя вставлять в эти графы нули — это тоже ошибка.

Исправляем ошибку так: формируем новый отчет с типом «дополняющая» и отправляем его в фонд.

«СЗВ-М ошибка 30»: как исправить

Код результата 30 означает, что отчет принят, но нужно исправить неточности по некоторым работникам.

Примеры таких ошибок:

  • Ошибка в отчестве, имени, фамилии работника.
  • Неверно записан СНИЛС сотрудника.
  • ФИО не совпадают со страховым свидетельством.
  • Отсутствие фамилии или имени сотрудника.

Также фонд примет отчет с лишними пробелами, точками, дефисами.

Как исправить код ошибки 30 в СЗВ-М: подайте дополняющую форму на работников, если вы не указали фамилию, имя работника. Если в данных персонала допущена ошибка, тогда нужно подать отменяющую и дополняющую форму.

«СЗВ-М ошибка 50»: как исправить

Код результата 50 означает, что отчет надо пересдавать, иначе его посчитают несданным.

Код ошибки 50 появляется, если страхователь:

  1. Неправильно заполнил XML-документ.
  2. Файл с отчетом не соответствует XSD-схеме.
  3. Отчет подписан чужой электронной подписью. Так получается, если у представителя нет доверенности.
  4. Указали неверный ИНН или регистрационный номер организации.
  5. Сдали дополняющую форму вместо исходной. Такое бывает, если организация ошиблась в типе формы.
  6. Указали неверный код периода.

Рассмотрим подробнее, как исправить код ошибки 50 в СЗВ-М.

Если ошибки в составе или структуре файла — обратитесь к разработчику программы и обновите ее. Если айтишники слишком долго исправляют ошибки, и вы понимаете, что не успеете подать отчет в срок — используйте программы на сайте ПФР. Сформируйте отчет снова и отправьте его в ПФР.

Переименуйте исправленный файл. Если при повторной отправке имя останется прежним, проверочная программа фонда автоматически его не будет принимать.

Если фонд вернул отчет из-за чужой подписи — переделайте документ либо направьте доверенность на представителя компании в ПФР. Укажите в ней, что он имеет право подписать своей электронной подписью СЗВ-М.

Если страхователь ошибся в ИНН и регистрационном номере, откорректируйте эти данные и снова отправьте отчет.

Если вы указали неправильный тип формы, действуйте по такому алгоритму: отправьте отчет с типом «исхд» и письмо с пояснениями об ошибке. Если страхователь подает отчет первый раз в месяц, то тип «исхд» должен быть всегда.

Чтобы не допускать ошибок в отчетах, подключитесь к сервису «Мое дело». Если у вас возникли дополнительные вопросы или другие сложности – наши специалисты всегда готовы помочь. Подписывайтесь на обновления в блоге – будьте в курсе последних изменений. В избранное Нажмите Ctrl+D чтобы добавить страницу в избранное 0 нравится Поделиться:

Если спустя несколько месяцев узнали, что сотрудница вышла замуж и изменила фамилию и паспорт, надо ли подавать уточненные расчеты по СЗВ-М?

ОБОСНОВАНИЕ

Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ) форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», утвержденную Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п, страхователь должен представлять на каждое работающее у него застрахованное лицо ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, с указанием страхового номера индивидуального лицевого счета, фамилии, имени и отчества, его ИНН.

Следовательно, в данной форме СЗВ-М корреспондируются страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица и его фамилия, имя, отчество, что является его отличительной особенностью в органе ПФР.

Пунктом 6 ст. 6 Закона N 27-ФЗ установлено, что содержащиеся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица сведения систематически уточняются и дополняются.

Пунктом 1 ст. 9 Закона N 27-ФЗ предусмотрено, что при изменении данных сведений страхователь должен представить в соответствующий орган ПФР уточненные сведения.

Таким образом, законодательство оговаривает порядок представления изменившихся сведений в форме СЗВ-М при их изменении.

Страхователю целесообразно истребовать у работницы документы, подтверждающие изменение фамилии, заявление об обмене СНИЛС, оформить в органах ПФР новый СНИЛС с прежним номером. С этого времени работодатель вправе представлять сведения о работнице путем подачи формы СЗВ-М с ее новой фамилией.

Пенсионным законодательством не установлены сроки представления застрахованным лицом изменившихся паспортных данных для оформления нового СНИЛС с прежним номером, отражения новых сведений в форме СЗВ-М.

Поскольку в форме СЗВ-М указывается СНИЛС на основе сведений персонифицированного учета по застрахованному лицу с фамилией согласно паспортным данным при его получении, организация производит уточнения после представления работницей паспорта с новой фамилией. С этого момента организацией предоставляется в органы ПФР информация для обмена СНИЛС на основе заявления работницы, а в форме СЗВ-М должна указываться новая фамилия после получения нового СНИЛС. Сдачу формы СЗВ-М на данную работницу с новой фамилией на прежний СНИЛС органы ПФР могут расценить как нарушение — предоставление недостоверной информации, за что налагаются финансовые санкции.

Представление формы СЗВ-М на новую фамилию застрахованного лица возможно только после получения нового СНИЛС на основе новой фамилии работницы.

Если работница не представит документы о подтверждении изменения фамилии, страхователь не вправе указывать в форме СЗВ-М фамилию, не подтвержденную документально и без оформления в органах ПФР нового СНИЛС на такое застрахованное лицо.

{Вопрос: Как заполнять форму СЗВ-М, если работница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, сменила фамилию, но соответствующие документы работодателю не принесла? Запросить ли документы, подтверждающие изменение фамилии, или нужно уточнять сведения о работнице после выхода из отпуска? (Консультация эксперта, 2018) {КонсультантПлюс}}

Готовим годовую отчетность по взносам в ФНС и ФСС

В третьей декаде января страхователи должны отчитаться по страховым взносам за 2017 год. В данной статье рассмотрим типичные вопросы, которые возникают у бухгалтеров при заполнении расчета по страховым взносам и формы 4-ФСС.

Состав и сроки отчетности по взносам

Форму 4-ФСС на бумажном носителе нужно было сдать до 22.01.2018. В электронном виде 4-ФСС принимают до 25.01.2018 включительно.

При отсутствии начислений нужно подать нулевой отчет по форме 4-ФСС, который состоит из титульного листа, таблицы 1, таблицы 2 и таблицы 5.

Для расчета по страховым взносам (РСВ), который страхователи сдают в ФНС, установлен единый срок приема — отчитаться нужно до 30.01.2018 включительно.

При отсутствии начислений нужно подать нулевой расчет, который включает в себя титульный лист, разделы 1 и 3, подразделы 1.1 и 1.2 приложения № 1 раздела 1, приложение № 2 раздела 1.

Формы отчетности по страховым взносам не изменились.

Новые контрольные соотношения в РСВ

С 01.01.2018 действует новая редакция НК РФ. Изменения затронули и страховые взносы. В абз. 2 п. 7 ст. 431 НК РФ добавлены случаи, когда ФНС считает расчет по взносам несданным.

Инспекторы вправе считать РСВ непредставленным, если:

  • персональные данные о физлицах недостоверны;
  • допущены ошибки в расчете суммы выплат физическим лицам;
  • неверно рассчитана база для исчисления взносов на ОПС и (или) пенсионные взносы (по основным и дополнительным тарифам);
  • сумма пенсионных взносов по каждому физлицу за расчетный (отчетный) период и (или) за каждый из последних трех месяцев этого периода не совпадает с их суммой в целом по организации.

Изменения в НК РФ повлекли за собой изменения в контрольных соотношениях, которые ФНС использует при проверке РСВ. Новые контрольные соотношения приведены в письме ФНС РФ от 13.12.2017 № ГД-4-11/25417@.

Обычно в бухгалтерских программах в каждый отчет встроена автоматическая проверка контрольных соотношений. При заполнении РСВ за 2017 год убедитесь, что ваша программа обновлена и учитывает новые проверочные формулы.

Как рассчитать среднесписочную численность

Среднесписочная численность указывается на титульном листе отчета 4-ФСС. Также этот показатель вносят в приложение № 5 РСВ страхователи, которые применяют пониженные тарифы.

Среднесписочная численность рассчитывается в соответствии с Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498.

Чтобы рассчитать данный показатель для годового отчета, нужно взять данные о численности за каждый месяц и разделить на 12.

Допустим, что в компании среднесписочная численность (ССЧ) с января по ноябрь составляла 4 человека. В декабре численность составила 12 человек.

ССЧ = (4 х 11 + 12) : 12 = 4,67

Полученный результат округляется до 5. Значит, в отчетах по взносам в строке по среднесписочной численности следует указать значение 5.

Также вам могут быть полезными следующие материалы:

Шпаргалка по расчету среднесписочной численности работников

В какой момент в РСВ отражать данные о смене фамилии

Все персональные данные на работников отражаются в третьем разделе РСВ.

Если сотрудница поменяла фамилию, она должна заменить СНИЛС. Если на момент составления РСВ новый СНИЛС еще не получен, в отчете нужно указывать прежнюю фамилию сотрудницы.

Новая фамилия работника отражается в расчете по страховым взносам только тогда, когда он получит новый СНИЛС.

Таким образом, персональные данные сотрудника должны соответствовать действующему СНИЛС.

Как отчитываться, если деятельность не велась

Если в течение отчетного (расчетного) периода компания не вела деятельность и не производила выплаты в пользу физических лиц, сдать отчеты по взносам все равно придется.

В этом случае формы РСВ и 4-ФСС будут с нулевыми показателями. Объясняется это тем, что организация сохраняет статус страхователя даже при отсутствии выплат работникам и прочим лицам.

Компенсация за использование личного автомобиля

Если компания выплачивает работникам компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, такие суммы не нужно облагать страховыми взносами (пп. 2 п.1 ст. 422 НК РФ).

Взносами не облагается сумма компенсации, указанная в соглашении между организацией и сотрудником (письмо Минтруда РФ от 25.07.2014 № 17-3/В-347). Возмещаемые расходы должны быть документально подтверждены (чеки, путевые листы и т. п.).

Также вам могут быть полезными следующие материалы:

Расчет по страховым взносам: заполняем без ошибок

Расчет по страховым взносам: сложности заполнения

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *