УПД универсальный передаточный документ какие документы заменяет

Универсальный передаточный документ: какие бумаги может заменить?

Универсальный передаточный документ (акт) представляет собой особый бухгалтерский документ, который можно использовать для различных целей. В этом и заключается его универсальность.

Дорогие читатели! Каждый случай индивидуален, поэтому уточняйте информацию у наших юристов. Это бесплатно.

Какие документы может заменить?

Универсальный передаточный документ начал активно использоваться участниками экономических правоотношений с 2014 года, когда его использование было утверждено Федеральной налоговой службой в качестве одного из универсальных отчетных документов для правильного расчета суммы налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате в госбюджет.

Универсальный передаточный документ (УПД) является документом, который по задумке Федеральной налоговой службы должен являться унифицированным актом, который могут использовать все юридические лица и индивидуальные предприниматели, отображающие получаемую прибыль и необходимые суммы НДС, вносимые в государственный бюджет.

Форма документа разработана таким образом, что он включает в себя данные, характерные для таких документов, как:

  • счет-фактура на отпущенный покупателю товар;
  • товарный раздел товарно-транспортной накладной на отгрузку и доставку товара покупателю;
  • накладная на отпуск товаров или материалов на сторону;
  • акт приема-передачи одного или нескольких объектов основных средств, передаваемых от продавца к покупателю.

Когда можно использовать?

Использование УПД возможно в любой момент осуществления оборота товаров или услуг между продавцами и покупателями, если такой оборот находится под юрисдикцией налоговых органов Российской Федерации.

Использовать УПД могут как юридические лица, находящиеся на общем режиме налогообложения, так и индивидуальные предприниматели и юрлица, находящиеся на упрощенном режиме налогообложения.

Так как использование универсального передаточного документа возможно взамен других финансовых и платежных документов, начать использовать такой документ участники налоговых отношений могут в любой момент времени, как только у них появилась техническая возможность правильно заполнять его в зависимости от того, кем является их контрагент.

Правила заполнения

Ключевое правило заполнения УПД заключается в необходимости отобразить информацию о том, в качестве какого документа будет использоваться форма универсального передаточного документа.

Если УПД планируется использовать в качестве счета-фактуры, в статусе документа указывается цифра «1», если в качестве иного первичного платежного документа, статус УПД обозначается цифрой «2».

Исходя из того, в качестве какого документа будет использован универсальный передаточный документ, будут варьироваться и требования к его заполнению, однако некоторые из них являются универсальными:

  • наименование участников сделки (указываются данные как на продавца, так и на покупателя);
  • описание переданного товара (наименование или указание артикулов);
  • количество единиц товара, переданного от продавца к покупателю (указание в штуках, упаковках или, если речь идет о выполненных работах, квадратные метры таких работ или задействованные человекочасы);
  • сведения о стоимости товара (указываются в отдельных графах общая стоимость, размер НДС, подлежащий уплате, стоимость без учета НДС);
  • данные о лицах, отпустивших и принявших передаваемый товар.

Входит ли в трудовой стаж служба в армии и другие вопросы на эту тему освещены в нашей статье.

Когда выгодно использовать бонусную систему оплаты труда? Вся подробная информация по этому вопросу .

Считаете, что вы достойны более высокой оплаты? Тогда быстрее пишите служебную записку своему начальнику. Образец вы найдете в этой статье.

Преимущества УПД

Ключевым преимуществом в использовании универсального передаточного документа является возможность использовать его в качестве различных документов, применяемых при осуществлении товарооборота.

Кроме того, универсальный передаточный документ может использоваться в качестве подтверждающего документа при подаче отчетности о доходах и уплаченных налогах в налоговые органы.

Универсальный передаточный документ также может быть использован с различными участниками экономических правоотношений ввиду того, что он включает в себя сведения, используемые в различных подтверждающих совершение сделок документах, а его форма включена практически во все электронные бухгалтерские системы.

Универсальный передаточный документ был разработан Федеральной налоговой службой в качестве документа, который может быть использован участниками налоговых правоотношений и товарооборота для замены большого количества используемых передаточных и платежных документов.

Для того, чтобы УПД отвечал целям своего создания, он должен быть оформлен в соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы.

Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»

Понятие универсального передаточного документа (УПД) пришло к нам в 2013 году с подачи ФНС России по согласованию с Министерством финансов. Это форма документа объединяет в себе первичный учетный документ и счет-фактуру, который и формируется на его основе, для целей налогового учета.

Появление УПД стало возможным благодаря вступившему двумя годами ранее в силу закону № 402-ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», который давал возможность отказаться от унифицированных форматов первички, закрепляя только заполнение обязательных для нее реквизитов. Наряду с этим на уровне законодательства появилось разрешение вносить в счета-фактуры дополнительные сведения, например, обычно не вносимые туда обязательные реквизиты для первичного учета. Все это сформировало возможность для появления УПД.

Поскольку первичные документы используются и для бухгалтерского, и для налогового учета (вычет НДС возможен только при наличии соответствующей первички), это обеспечило законность применения УПД для обоих видов учета, позволив избежать дублирования данных, большинство из которых повторяются в первичке и СФ. О преимуществах этого мы поговорим ниже.

При переходе на ЭДО продавцу и покупателю необходимо заранее договориться, какими документами обмениваться – УПД или отдельно СФ и первичными документами

Когда можно применять УПД?

Применение УПД не носит обязательный характер, то есть субъект налогообложения может сам выбирать, использовать ли его вообще, или использовать его наряду с традиционными формами. В разъяснениях были описаны ситуации, для которых может быть применен УПД:

  • Отгрузка товаров с/без транспортировки;
  • Передача результатов выполненных работ;
  • Оказание услуг;
  • Посреднические операции;
  • Передача имущественных прав как исключительных, так и по договору лицензионного соглашения.

Для применения УПД организация должна утвердить его использование в учетной политике, а также составить распоряжение руководителя об утверждении бланка УПД.

Бесплатная
консультация
экспертаНаталия Сиворина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Что такое «статус УПД»?

Статус в УПД пояснение, поскольку он может использоваться в двух «качествах»:

  • Статус «1» устанавливается, когда УПД используется как первичка и счет-фактура;
  • Статус «2» устанавливается, когда УПД используется только как первичка, только для целей бухгалтерского учета.

Таким образом, статус показывает, какую функцию несет УПД в документообороте. Если при создании УПД по ошибке установлен статус «2», но все обязательные для СФ поля заполнены, то этот УПД можно использовать для подачи на вычет.

УПД со статусом «2» могут использовать:

  • Неплательщики НДС, например, юрлица на упрощенке, так как выставление УПД не обязывает к исчислению и уплате НДС
  • Комиссионеры для отгрузки товаров комитенту

Что включает в себя УПД и как его правильно заполнить?

УПД, как мы уже говорили, состоит из двух частей – первичного документа и счета-фактуры, составленного на его основании. На печатной форме фактурная часть обведена жирной рамкой.

Рис.1 Внешний вид УПД

Законодательство при этом настаивает на присутствии в документе следующих данных:

  • Название документа;
  • Название юрлица-составителя*;
  • Дата его составления и номер**;
  • Отображение факта хозоперации;
  • Цена и количество объектов;
  • Подписи с расшифровкой и должностью для идентификации подписантов – ответственного за операции и ответственного за подписание или их заместителей.
  • Основание сделки, если такая информация введена в реализации.

Обязательные поля для УПД со статусом «1»:

  • Платежно-расчетный документ, к которому он составлен;
  • В числе суммы сумма акциза;
  • Налоговая ставка;
  • Цифровой код страны происхождения товара;
  • Краткое наименование страны происхождения товара;
  • Номер таможенной декларации.

*Если бухучет продавца ведется сторонней организацией, то выводятся данные этой организации, также в поле могут быть указаны данные комиссионера. В бумажном УПД есть место для печати, наличие которой не является обязательным условием. А если на печати четко видны данные продавца, то название составителя можно не заполнять.

**От статуса зависит дата и номер УПД. Налоговики предъявляют особые требования к порядку нумерации в счетах-фактурах, а для первички номер не является обязательным реквизитом. Таким образом:

  • Если к реализации ввели СФ, то УПД будет формироваться со статусом «1». При этом дата составления документа и номер УПД будут присваиваться в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, то есть требованиями налогового учета.
  • Если же СФ нет, то УПД формируется со статусом «2», дата составления документа и номер будут браться из накладной в соответствии с хронологией нумерации первичных документов по правилам бухучета.

УПД – что это за документ в бухгалтерии?

Как мы уже выяснили, УПД может заменять собой и СФ, и первичку, или только первичку: в зависимости от выбранного статуса УПД можно (первый вариант) или нельзя (второй вариант) использовать для подачи на вычет. УПД нельзя использовать только вместо счета-фактуры!

То есть УПД является основанием для:

  • начисления/вычета НДС;
  • подтверждения доходов продавца;
  • подтверждения расходов покупателя.

При получении предоплаты или части оплаты по сделке, а также оплаты за выполнении обязанностей налогового агента, следует выписывать СФ в обычном виде.

Для того чтобы сформировать УПД, достаточно воспользоваться печатной формой в документе реализации.

Рис.2 Создание УПД из Накладной

В 1С понятия УПД как отдельного документ не существует, но поскольку УПД исполняет роль счета-фактуры, для завершения цикла работы с использованием УПД необходимо зарегистрировать его, как и обычный счет-фактуру.

Рис.3 Выписка СФ

Далее заполнить подписанта УПД в дополнительной закладке.

Рис.4 Заполняем подписанта УПД

После всех манипуляций можно использовать печатную форму УПД.

Рис.5 Печатная форма УПД

Счет-фактура или УПД: что удобнее?

Каждая компания решает для себя, как удобнее вести свой документооборот – с УПД или без. Важно понимать, что для использования УПД как СФ, документ должен содержать все заполненные реквизиты, обязательные для СФ.

Так как УПД многофункциональный документ, то он позволяет уменьшить документооборот, а составленный в электронном виде – снизит количество транзакций через оператора, то есть уменьшит затраты на ЭДО. Также цифровой УПД позволит всегда иметь пакет оригиналов «на руках».

Быстро внедрим ЭДО для обмена УПД с контрагентами

Существует ли корректировочный УПД?

Как и со счетами-фактурами УПД можно исправить или скорректировать.

Для корректировки, в условиях изменения фактических условий сделки и при наличии согласия контрагента на такую корректировку составляется универсальный корректировочный документ (УКД). Его отличие от первоначального документа заключается в том, что он должен содержать дату, когда контрагент согласился на корректировку или дата, когда получил об этом уведомление.

Если в УПД закралась ошибка, и ее исправили, документ является исправительным – то есть новой версией уже выставленного документа. При этом его исправление будет зависеть, во-первых, от статуса и, во-вторых, от того, какие именно показатели в документе необходимо исправить.

  • Если в УПД со статусом «1» ошибка допущена в части и счета-фактуры, и первички, которые для счета-фактуры квалифицируются как грубые, мешающие налоговикам провести проверку, то необходимо в дополнительной строке указать дату и номер исправления.
  • Если ошибки в части счета-фактуры не являются грубыми или находятся только «на территории» первичного документа, то УПД исправляется только как первичный документ. Для акцента на исправление рекомендуется поменять статус на «2», вне зависимости от первоначального. При этом ни руководитель, ни главбух не обязаны его подписывать. Соответственно, такой УПД не регистрируется.
  • Если УПД со статусом «2» был исправлен, соответственно, в части первичного учетного документа, производятся те же действия, что и в предыдущем пункте, но СФ в этом случае на основании исправленных данных рекомендуется выставить отдельно.

Отметим, что дата признания в налоговом учете определяется фактической датой осуществления сделки, и не зависит от даты исправления документа.

Как и любой первичный документ, УПД должен быть составлен во время или сразу же после совершения любой хозяйственной операции. Это эталонная ситуация, которая не всегда «срабатывает».

В рекомендуемой форме УПД выделяют три даты:

  1. Дата составления документа;
  2. Дата реального совершения сделки;
  3. Дата получения/приемки.

Поскольку к дате выставления счетов-фактур законодательство предъявляет особые требования в связи с необходимостью зафиксировать момент определения налоговой базы и момент возникновения права на вычет, разберемся в этом параметре поподробнее.

  • Когда все три даты будут совпадать, с датой определения налоговой базы по НДС вопросов не возникнет.
  • Если первые две даты совпадают, то эта дата станет датой определения налоговой базы, а датой определения налоговой базы для работ станет дата подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком.
  • Если УПД составили до или после отгрузки, то датой определения налоговой станет дата реального совершения сделки, а для работ – дата приемки.

В любом случае, право на вычет возникнет у покупателя при наличии УПД, но не ранее даты получения товара или даты приемки работ.

Чем бумажный документ УПД отличается от электронного?

Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утвердил формат УПД, после чего появилась возможность оформлять УПД в электронном виде. Выглядит он так же как бумажный, и как и у бумажного, каждый вид электронного УПД имеет свои обязательные поля, а также требования к подписанию:

  • СЧФ – счет-фактура, подписывается только продавцом;
  • СЧФДОП – универсальный передаточный документ (счет-фактура и первичный документ), подписывается продавцом и покупателем;
  • ДОП – первичный документ, подписывается продавцом и покупателем.

Для УПД статуса «1» используются все три формата, для УПД статуса «2» – второй и третий.

Рис.6 Применение УПД с разными статусами

Электронный УПД может быть:

  • Односторонний, один xml-файл, содержащий информацию и подписи продавца;
  • Двусторонний, два xml-файла, где один файл содержит информацию и подписи продавца, второй файл содержит информацию и подписи покупателя.

Подписывать электронный УПД может лицо, уполномоченное на подписание СФ и первички. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько – по одной от каждого уполномоченного лица.

В электронных УПД обязательно корректно указывать статус лица, подписывающего документ:

  1. Сотрудник продавца;
  2. Сотрудник организации, составившей файл продавца;
  3. Сотрудник иной уполномоченной организации; при использовании этого статуса также необходимо заполнить поле «Основание полномочий (доверия)»
  4. Уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий».

Существенные отличия бумажной и цифровой версии УПД кроются в преимуществах использования электронного документооборота вообще, а не конкретно этой формы документа. Хотя использование УПД при электронном обмене через оператора позволяет снизить количество пакетов документов, пересылаемых по телекоммуникационным каналам связи, а значит снижает затраты на оплату транзакций у оператора. При этом цена использования электронного документооборота сама по себе несопоставима с затратами, которых требует бумажный документооборот: расходники для принтера, бумага, оплата курьера или почты, не говоря уже о трудозатратах, – из всего этого складываются внушительные суммы.

А если учесть, что система ЭДО сокращает время отклика, снижает ошибки, гарантирует наличие актуальных документов, и при этом обмен защищен «со всех сторон», отличия электронного УПД от бумажного становятся очевидными.

Наша компания специализируется на построении систем ЭДО, поэтому мы с радостью поможем вам внедрить безбумажный документооборот, а также предложим максимально выгодные условия обмена за счет применения собственной технологии WA:ЭДО, которая позволяет существенно сэкономить на стоимости исходящих документов. Наша компания является агрегатором операторов ЭДО и помогает настроить отправку документов самым выгодным способом. Технология обладает рядом преимуществ и дополнительных возможностей, например, подключившись к сервису WA:ЭДО, вы сможете работать в едином интерфейсе с операторами 1С:ЭДО и Контур.Диадок без роуминга, а также получите доступ к расширенному функционалу ЭДО. Технология доступна и для внедрения на территории компании. Наши специалисты готовы в любой момент рассказать обо всех преимуществах технологии и продемонстрировать, как работает сервис.

Налоговая рассказала, как нужно хранить универсальный передаточный документ

Применение УПД ставит многих налогоплательщиков перед одной и той же проблемой: куда подшивать оригинал документа – в папку по расчетам с поставщиками или в папку со счетами-фактурами? На своем официальном сайте налоговое ведомство расставило точки над i.

Налоговики отмечают, что порядок хранения универсального передаточного документа законом не регламентируется. В этой связи правила хранения универсального передаточного документа организации могут определять самостоятельно.

УПД необязательно подшивать в папку по расчетам с поставщиками. В регистре бухгалтерского учета достаточно указать лишь идентификатор документа, который позволит быстро найти конкретный документ.

Некоторые организации выбирают другую практику, когда все УПД подшиваются и хранятся отдельно. В этом случае для внутренней работы с документами используют сканированные копии УПД, позволяющие не искать подшивку в хранилище.

Как отмечают в ФНС России, удобнее всего прописать порядок учета и хранения универсального передаточного документа в локальных актах компании. Независимо от того, каким путем последует организация – хранить все УПД в одном месте или подшивать их к бухгалтерским регистрам, административная ответственность при выборе любого из вариантов законом не предусмотрена.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *