Утерян кассовый чек как подтвердить расходы

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать

Какими документами можно оправдать оплату

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

Итоги

Какими документами можно оправдать оплату

С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а Налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.

Подробнее о порядке заполнения первички читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Пример 1

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.

Образец заполнения авансового отчета см. в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2019 году».

Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:

  1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

  • Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
  • Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

Пример 2

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

  1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также рассчитать страховые взносы.

Пример 3

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 120 руб. (22% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

  1. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

Пример 4

Директору ООО «Мериада» в течение 2019 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).

Итоги

Принимать или не принимать авансовый отчет у сотрудника, потерявшего чек ККМ, — решать только работодателю. Приняв расходы к учету без документов, подтверждающих факт покупки, предприятию придется отстаивать свою позицию в суде.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подотчетное лицо потеряло подтверждающие документы

Цитата:
Организация применяет общую систему налогообложения. При переезде была потеряна папка с авансовыми отчетами за I квартал 2011 года. Восстановить документы практически невозможно, так как там чеки и билеты по командировкам в другие города, кассовые чеки магазинов. Что делать в такой ситуации? Какие документы оформить?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
<>.
При отсутствии документов, необходимых для исчисления налогов, организацию могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения) и по ст. 126 НК РФ (за непредставление документов, необходимых для налогового контроля). Наличие акта, подтверждающего отсутствие документов, а также принятие мер по восстановлению утраченных документов могут быть весомыми аргументами в пользу того, что основания для применения штрафа, предусмотренного ст. 126 НК РФ, отсутствуют.
Если документы, подтверждающие расходы и вычеты НДС, не будут восстановлены, Вашей организации необходимо будет представить уточненные декларации по налогу на прибыль и НДС за I квартал 2011 года и уменьшить суммы расходов и налоговых вычетов по НДС соответственно.
Если Ваша организация не готова к спорам с территориальными отделениями ФСС и ПФР, подотчетные суммы, списанные с работников при отсутствии оправдательных документов, необходимо включить в базу для начисления страховых взносов и представить уточненные расчеты по форме-4 ФСС РФ и РСВ-1 ПФР за I квартал 2011 года в соответствующие территориальные отделения внебюджетных фондов.
По НДФЛ организация может принять решение об удержании НДФЛ с работников, однако, на наш взгляд, налогооблагаемого дохода у них не возникло.
Обоснование вывода:
<>
Налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
<>
Налог на прибыль и НДС
Одно из условий признания расходов по налогу на прибыль — их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 ). Поэтому при отсутствии документов, подтверждающих произведенные затраты, расходы по налогу на прибыль учесть нельзя (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3562).
Кроме того, для принятия к вычету НДС налогоплательщику необходим счет-фактура, а если налог предъявлен по командировочным расходам, — то бланки строгой отчетности с выделенными в них суммами налога (п. 1 ст. 172 НК РФ). Если же такие документы утеряны, то оснований для вычета НДС не имеется.
Как установлено ст. 81 НК РФ, при обнаружении налогоплательщиком в поданной им в налоговый орган декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые изменения в декларацию и представить в налоговый орган уточненную декларацию в порядке, установленном ст. 81 НК РФ.
Таким образом, в случае если документы, подтверждающие расходы и вычеты НДС, не будут восстановлены, Вашей организации необходимо будет представить уточненные декларации по налогу на прибыль и НДС за I квартал 2011 года и уменьшить суммы расходов и налоговых вычетов по НДС соответственно.
НДФЛ и страховые взносы
По вопросам обложения НДФЛ подотчетных сумм в отсутствие оправдательных документов, а также начисления на эти суммы страховых взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС, ТФОМС не исключены споры с налоговыми органами и территориальными отделениями ПФР и ФСС РФ.
<>
Однако в отсутствие оправдательных документов по командировкам (в том числе и командировочных удостоверений) велик риск того, что выплаченные работникам суммы будут квалифицированы налоговыми органами как их доходы, и отстаивать иную точку зрения придется в судебном порядке.
Суды, рассматривающие вопросы об обложении НДФЛ выплат работникам в отсутствие оправдательных документов по командировочным расходам, часто встают на сторону налогоплательщиков. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 07.09.2007 N А05-12673/2006-19 указал, что утрата проездных билетов не вызывает оснований для начисления НДФЛ. Правда, в этом случае у организации, помимо приказов о командировке сотрудников, имелись авансовые отчеты и справки о стоимости проезда, выданные транспортной компанией.
ФАС Дальневосточного округа, установив факт нахождения работников в командировке и ее производственный характер, также пришел к выводу, что объекта обложения НДФЛ нет даже при отсутствии документа, подтверждающего расходы на проезд (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3562).
По вопросам обложения НДФЛ подотчетных сумм в случае приобретения товарно-материальных ценностей при отсутствии оправдательных документов судебная практика не сложилась. По нашему мнению, у работников организации облагаемого НДФЛ дохода возникать не должно, если Ваша организация подтвердит факт оприходования приобретенных «подотчетниками» товаров (работ, услуг). Акт о пропаже документов может быть еще одним аргументом в пользу неначисления НДФЛ.
Таким образом, если Ваша организация не готова к спорам с налоговыми органами и территориальными отделениями ФСС и ПФР, подотчетные суммы, списанные с работников при отсутствии оправдательных документов, необходимо включить в базу для начисления страховых взносов и представить уточненные расчеты по форме-4 ФСС РФ и РСВ-1 ПФР за I квартал 2011 года в соответствующие территориальные отделения внебюджетных фондов.
По НДФЛ организация может принять решение об удержании НДФЛ с работников, однако, на наш взгляд, налогооблагаемого дохода у них не возникает.
Налоговая ответственность
При отсутствии документов, необходимых для исчисления налогов, организацию могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения) и по ст. 126 НК РФ (за непредставление документов, необходимых для налогового контроля).
Наличие акта, подтверждающего отсутствие документов, а также принятие мер по восстановлению утраченных документов, могут быть весомыми аргументами в пользу того, что основания для применения штрафа, предусмотренного ст. 126 НК РФ, отсутствуют.
В соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ непредставление налогоплательщиком сведений (документов), необходимых для осуществления налогового контроля, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Арбитражная практика показывает, что при утере или уничтожении документов привлечение к ответственности по ст. 126 НК РФ является правомерным, только если документы имеются у налогоплательщика в наличии. Если же документы на момент истребования отсутствовали по объективным причинам, в действиях налогоплательщика нет состава правонарушения, предусмотренного данной нормой (постановления ФАС Центрального округа от 23.10.2008 N А36-686/2008, ФАС Северо-Западного округа от 17.07.2008 N А56-5570/2007, от 24.06.2008 N А21-7879/2007 и др.). Однако есть несколько судебных решений (2001-2002 годов), где суд посчитал, что кража или умышленное уничтожение документов неустановленными лицами в силу ст. 111 НК РФ не являются обстоятельствами, исключающими вину в совершении налогового правонарушения (постановления ФАС Северо-Западного округа от 08.10.2002 N А56-18064/02, ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.01.2001 N А33-4281/00-С3-Ф02-2824/00-С1).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Варламова Виктория
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена

Как быть, если подотчетное лицо потеряло документы?

В жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно — давайте посмотрим

08.10.2013Журнал «Упрощенка»

Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.

Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.

Другое решение ситуации — возместить работнику понесенные расходы. Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.

Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.

Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009 признал, что компания может не облагать НДФЛ подотчетные суммы, даже если работник не принес чеки. В то же время ФАС Уральского округа в постановлении от 02.05.2006 № Ф09-2757/06-С2 занимал противоположную позицию в деле со схожими обстоятельствами.

Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов.

Кроме того, если документы утеряны, то истраченные сотрудником деньги нельзя включать в расходы по УСН. Ведь согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» учитывают затраты, только если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. А в этом пункте как раз говорится о том, что если расходы не подтверждены документом, то они не учитываются в налоговой базе.

Подписка Разместить:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *