Заверить трудовую книжку в 2018 году

С 1 июля заверяйте копии кадровых документов по новым правилам. Вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация».

Обновите инструкцию по кадровому делопроизводству

Пропишите в инструкции по кадровым документам, что с 1 июля копии заверяете по правилам нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Изменения внесите приказом руководителя (см. образец).

По-новому заверяйте копии для сторонних пользователей

Новый ГОСТ предусматривает два варианта заверительных надписей. Какую из них поставить, зависит от того, кому нужна копия — внутренним или внешним пользователям. Вот как будет выглядеть заверительная подпись:

· Внутренним — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дата заверения.

📌 Реклама Отключить

· Другой организации — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения и место хранения подлинника: «Подлинник документа находится в ООО “Компания” в деле № ____ за ____ год».

Т.е. теперь на копиях для сторонних организаций дополнительно указывайте место хранения подлинника. Копии для внутреннего пользования заверяйте по старым правилам

Подлинник трудовой книжки на руки вы можете выдать только при увольнении или для обращения в ПФР для назначения и пересчета пенсии (ст. 62 ТК). В других случаях давайте работникам заверенные копии или выписки. На копии трудовой для внешних пользователей укажите номер дела и год. Вот образец записи.

Если трудовые книжки не включили в номенклатуру дел как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой достаточно вписать, что он находится в отделе кадров.

📌 Реклама Отключить

Правительство уже подготовило масштабные изменения по налогам на 2-е полугодие 2018 года. Подпишитесь чтобы не пропустить изменения в работе:

Подписаться

Заверение копии трудовой книжки для банка: образец и фото

Заверение у нотариуса

Главное, что в современном мире есть возможность взять эти деньги практически беспрепятственно взаймы, впоследствии, выплачивая сумму в рамках определенного времени с некоторыми процентами. Мало граждан в нашей стране до сегодняшнего дня никогда не пользовались кредитами.

На самом деле, кредиты берут достаточно часто, и в основном у граждан не возникает проблем с их выплатой, чего не скажешь о получении кредита.

Для того чтобы поучить определенную сумму на длительный срок, необходимо предоставить определенный пакет документов. В нем должны содержаться данные о вас как о личности, а также, что, разумеется, важно для банка, о вашей платежеспособности.

Многие документы вы можете показать без проблем, так как они всегда рядом с вами, например паспорт или свидетельство о браке. Но некоторые документы вам предстоит получить и сделать это в некоторых случаях весьма непросто.

Сегодня речь пойдет о копии трудовой книжки в банк, о том, как именно ее получить в соответствии с законом и как ею воспользоваться. Расскажем обо всем в нашей статье.

Общая информация

Как правильно сделать копию трудовой книжки для банка? Получить копию вашей трудовой книжки не составит труда, если вы будете прислушиваться к некоторым нашим советам, а также усвоите ряд правил, которые помогут вам быстрее осуществить задуманное.

Конечно, вопрос о получении ксерокопии зависит от того, где именно находится трудовая. Как правило, местонахождение трудовой можно определить в зависимости, осуществляете ли вы где то трудовую функцию, или же нет.

Так, если вы официально трудоустроены, то трудовая книжка вместе с некоторыми другими документами будет хранится в организации работодателя или же в отделе кадров.

Если вы не работаете, то соответственно, трудовая книжка находится у вас на руках. Таким образом, в зависимости от положения документа, меняются и способы снятия ксерокопии.

О заверение трудовой книжки для других оснований можно прочесть .

В отделе кадров

Отдел кадров организации, это своего рода орган, который отвечает за всю внутреннюю документацию предприятия, нормативное закрепление и урегулирование ряда проблем с оформлением бумаг.

Также функцией отдела кадров организации является ведение и хранение трудовых книжек. При вашем зачислении на должность, на ваше имя создается личное дело, куда затем и поступают ваши документы, начиная с копии паспорта и заканчивая трудовой.

Поэтому, если вам понадобилась соответствующая копия, вам необходимо обратиться к сотруднику отдела кадров.

Как вы знаете, отдел кадров следует за официальным исполнением всех действий в организации, поэтому и вам трудовая книжка может быть выдана только в официальном порядке.

Например, в случае, если вы предоставите документ, который докажет надобность выдачи вам трудовой. Таким документом является лично составленное вами заявление.

Заявление, это документ, который в зависимости от требований организации может быть составлен по определенному образцу или же по собственному усмотрению.

Обязательно, прежде чем составлять документ поинтересуйтесь в отделе кадров, какие требования они предъявляют к таким заявлениям.

Заявление должно писаться на чистом листе формата А4 черной или же синей ручкой, а также может быть отпечатано на компьютере.

Заявление пишется на имя руководителя организации, поэтому в правом верхнем углу вы должны написать наименование организации, а также инициалы работодателя.

После этого вы пишите, от кого поступает данное заявление, то есть свои инициалы и должность.

Теперь, в середине строки ставится слово «заявление» и начинается краткое и лаконичное изложение причины, в соответствии с которой вы нуждаетесь в выдаче ксерокопии трудовой книжки.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книги для банка:

Если вы берете копию для банка, то так и напишите, для каких целей понадобились копии документа. В конце заявления ставьте дату и свою подпись.

Подавая заявление в отдел кадров помните, что рассматривать его могут в течение трех рабочих дней, что означает, что возможно вам не удастся получить желаемый документ сразу.

Заверение трудовой книжки для банка

Как правильно заверить копию трудовой книжки для банка? Образец и фото в статье. Как только заявление будет рассмотрено, вам скажут о результатах. Если вам отказывают в получении документа, то данное решение должно быть мотивировано, например, указана причина, по которой такое действие невозможно и важно, чтобы ситуация соответствовала закону и не ущемляла ваши права.

Если же причины вам отказывать нет, вам разрешат оформление ксерокопии трудовой. Заверяется копия также в отделе кадров, для этого есть надлежащая процедура, которая прописана в пунктах инструкции для кадровиков.

Сначала снимают копии всех страниц трудовой книжки, в том числе титульного листа. Данные листы скрепляют вместе. На каждой странице проставляется печать организации. Обратите внимание, что печать не для пакетов, а общая печать.

Также помимо печати, на каждой странице внизу должна стоять подпись о том, что копия верна. Еще необходимо, что бы лицо, а именно сотрудник отдела кадров, который бы занимался постановкой печати, оставил свои инициалы, а также указал, в какой должности он работает.

Но на этом заверение копии трудовой не заканчивается. На последней странице ставится дата, когда была сделана копия и пишется информация, что сотрудник, получивший на руки копию, и по настоящий момент работает в данной организации в той же должности.

Далее работник, который подал заявление, должен поставить свои инициалы, подпись и дату. Все написанное также заверяется печатью и подписью сотрудника отдела кадров или работодателя.

На этом процедура заверения копии завершена.

Как заверить трудовую книжку для банка? Образец (фото):

Данный документ имеет законную силу, которая истекает ровно через один месяц после получения документа на руки. С этой копией гражданину не откажут в банковских услугах.

Стоит помнить о ограниченном сроке действия данного документа. Помните о том, что воспользоваться копией вы должны в течение месяца. В дальнейшем законная сила теряется.

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Как правильно заверить трудовую книжку для банка? Правильное заверение заключается в наличии всех предусмотренных печатей и подписей.

После того, как на руки выдали заверенную копию, тщательно проверьте наличие печатей на каждом из листов ксерокопии. Также рядом с печатью должна стоять запись, что копия верна.

Не забудьте о том, что на каждом листе сотрудник отдел кадров должен оставить свои инициалы.

На самом последнем листе проверяйте записи. Помимо печатей и подписей сотрудника отдела кадров там должны быть и ваши инициалы.

Образец (фото) заверенной копии трудовой книжки для банка:

Сколько действительна копия трудовой книжки для банка?

Как мы уже говорили, срок действия такой ксерокопии составляет месяц, но срок действия копии трудовой книжки для банка можно как продлить, так и уменьшить, в зависимости от ваших предпочтений.

Так, на бланке ксерокопии может быть прописан меньший срок, например сотрудник отдела кадров выставляет дату с какого по какое число документ имеет законную силу.

Если же хочет увеличить, то пишет опять же период с какого по какое действительна ксерокопия а также делает подпись что в случае необходимости может быть выдана новая ксерокопия.

Разумеется, все эти записи делаются на самом последнем листе ксерокопии.

Если трудовая книжка на руках

Если трудовая книжка у вас на руках – это значит, что вы нигде не работаете и тем более, не имеете возможности обратиться в отдел кадров за получением ксерокопии.

Но не отчаивайтесь, выход всегда есть и в первую очередь он заключается в оформлении ксерокопии у нотариуса.

Заверение у нотариуса

Так как трудовая книжка у вас уже на руках – смело идите в нотариальную контору, не забыв прихватить с собой паспорт. В нотариальной конторе вам предложат на специальном бланке составить заявление о том, чтобы заверить ксерокопию. Ознакомившись с заявлением, нотариус решает отказывать вам в просьбе или же наоборот, согласиться.

Если решение принято в вашу пользу – предоставьте нотариусу трудовую. Он сам снимет с нее ксерокопии и поставит печать. Также в ксерокопии он утвердит, что копии верны и поставит подпись и дату.

Помните о том, что ксерокопии трудовой, сделанные у нотариуса действительны такое же время, как и копии, сделанные в отделе кадров.

Таким образом, вы познакомились с двумя законными способами получения заверенных ксерокопий. Предоставляя их в банк не у кого не будет сомнений в том, что вы действительно законопослушный гражданин. Главное – не забывайте о сроках действия ксерокопии.

Новые правила

В законодательство были внесены некоторые корректировки, которые важно знать при оформлении копии. Действовать они начали с 1 июля текущего года. Теперь все работодатели обязаны придерживаться новой методики заверения книжек.

Главным отличием является то, что теперь дополнительно требуется делать отметку о том, где именно хранится подлинник трудовой. Обычно местом хранения указывают сейф отдела кадров или бухгалтерии предприятия.

Если такой подписи сделано не будет, копия будет считаться не действительной, поэтому ее придется оформлять повторно.

Более подробно вы можете узнать об этом из следующего видео.

Каждое должностное лицо обязано знать, как правильно заполнять данный документ. Но также эту информацию должен знать и сам работник, чтобы вовремя обнаружить ошибки и попросить их своевременно исправить. Наиболее распространены следующие неточности и ошибки:

  1. Штамп «Копия верна» указан не на всех листах, при условии, что они не прошиты и не пронумерованы.
  2. Не на всех листа стоит подпись заверяющего, так же при условии, что все листы не прошиты и не пронумерованы.
  3. Отсутствует надпись на последнем листе о том, что человек работает по настоящий день.
  4. Отсутствует должность человека, заверившего копию.
  5. Сотрудник, оформивший документ, не имеет полномочий для этого. Иные лица, кроме вышеперечисленных не могут делать копии.
  6. Оттиск печати организации находится только на чистом листе бумаги и не затрагивает саму копию. Печать надо ставить таким образом, чтобы она касалась отксерокопированной книжки.
  7. Отсутствует ссылка не место хранения самой книжки.

Обратите внимание на эти распространенные ошибки при выдаче книжки и будьте внимательны при ее заполнении.

Как правильно заверить копию трудовой книжки (образец)

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Во взаимоотношениях работодателя и гражданина при выполнении последним своих должностных обязанностей существенное значение имеет порядок оформления необходимых документов. Особое место среди них отведено трудовой книжке. Обязанность по ее ведению целиком возложена на работодателя. И именно он после получения запроса работника должен выдать заверенную копию такого документа. Исполнение данного предписания может быть затруднительно, так как образец правильного заверения копии трудовой книжки положениями трудового законодательства России не утвержден и не разработан.

Оформление трудовых отношений

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно статье 56 ТК России взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре. С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в статьях 21 и 22 Трудового кодекса России.

Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки. Записи в них, как следует из содержания статьи 66 Кодекса, подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом.

Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями.

В соответствии с пунктом 7 Правил каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки. Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица. Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит.

Следует отметить, что статья 62 Трудового кодекса России предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей. Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки.

Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки. Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится.

Заверение копии трудовой книжки

В настоящее время на территории России применяется «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный нормативный акт утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.

Пункт 3.26 ГОСТа содержит образец заверения копии трудовой книжки. В этой же норме указаны все реквизиты, необходимые для надлежащего оформления соответствия копии документа его оригиналу:

  • отметка «Верно»;
  • должность работника, выполнившего заверение;
  • его личная подпись и ее расшифровка;
  • дата удостоверения копии;
  • проставление оттиска печати.

Аналогичный порядок закреплен в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, из которого также можно узнать, как должна быть заверена копия трудовой книжки.

Важное дополнение, введенное названным Указом, заключается в том, что при удостоверении копии документа необходимо проставлять оттиск печати организации.

Оформление копии трудовой книжки

В большинстве случаев оформления копии трудовой книжки в порядке, предусмотренном нормативными актами России, достаточно. Однако для конкретных ситуаций алгоритм оформления может быть несколько иным.

Например, для того, чтобы ответить на вопрос, как заверить трудовую книжку для кредита, необходимо руководствоваться требованиями конкретного банка, так как отсутствует нормативный порядок подобного оформления.

Проведя анализ таких требований, можно отметить, что для большинства банков копия трудовой книжки должна содержать как общие реквизиты, так и отметку о том, что работник продолжает работать в организации по настоящее время.

Условием правильного заверения трудовой книжки является необходимость проставления отметок о соответствии копии ее оригиналу на каждом листе. Как показывает практика, прошивать такой документ путем заверения только сшивки нельзя.

Указанное требование обязательно для случаев выдачи копий трудовых книжек. Для большинства прочих документов допустимо использовать заверение не каждого листа, а только сшивки.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки?

Перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия его трудовой книжки, достаточно широк. Он не ограничивается только получением кредита.

Например, копия трудовой книжки может потребоваться при получении российским гражданином иностранного паспорта. Приказ МИД России от 29.03.2016 N 4270 не содержит обязательного требования о предоставлении копии трудовой книжки. Однако сведения о работе физического лица должны быть указаны в соответствующем поле заявления согласно данным, изложенным в трудовой книжке. Для этой цели следует запросить у работодателя ее заверенную копию.

Также некоторые консульские учреждения иностранных государств в составе пакета документов, необходимых для получения визы, могут потребовать предоставить в их адрес копию книжки. Каждая страна самостоятельно разрабатывает такой перечень.

Всем работникам рекомендуется иметь у себя заверенную копию трудовой книжки. Данный документ будет полезен, например, если произойдет утеря или порча ее оригинала. Пример заверения копии трудовой книжки для этого случая указан в пункте 3.26 ГОСТа, приведенного выше.

Помимо случаев, указанных выше, копия трудовой книжки может потребоваться для составления резюме и предоставления ее для изучения будущему работодателю.

Заверенная копия указанной книжки может потребоваться работнику в случае его поручительства по кредиту третьего лица. Образец заверения работодателем трудовой книжки для банка (независимо от цели ее предоставления) можно скачать по данной ссылке. Такое удостоверение подлинности допускается использовать и для предоставления в другие организации.

Следует подчеркнуть, что перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия трудовой книжки, не установлен законодательно и не является исчерпывающим. Он подлежит корректировке с учетом жизненных обстоятельств и разных целей.

Где заверить трудовую книжку, если не работаешь?

При наступлении некоторых событий копия трудовой книжки может потребоваться и от неработающего гражданина. В данном случае заверить ее у работодателя не получится.

Неработающему гражданину заверить копию его трудовой книжки сможет нотариус. В силу статьи 77 Основ законодательства России о нотариате именно он наделен правом свидетельствовать верность копии документа его оригиналу. В данном случае удостоверяется только факт соответствия подлинника и его копии. Нотариус не проверяет его содержание.

Следует помнить, что нотариус оказывает свои услуги на возмездной основе. Работодатель же обязан заверить копию трудовой книжки абсолютно бесплатно.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2018 года:

КОПИЯ
№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число Месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
10 19 02 2018 Принят на должность инженера по безопасности Приказ №7-К от 19.02.2018
11 07 03 2018 Продолжает работать по настоящее время
Верно. Директор ООО «Тюльпан» Цветков А.А.

Цветков

19.02.2018

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года будут требовать, чтобы процедура происходила следующим образом:

КОПИЯ
№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число Месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
10 14 08 2018 Принят на должность инженера по безопасности Приказ №54-К от 14.08.2018
11 16 10 2018 Продолжает работать по настоящее время
Верно. Директор ООО «Тюльпан» Цветков А.А. Цветков
Оригинал документа хранится в сейфе отдела кадров ООО «Тюльпан»

Таким образом заверение трудовой будет выглядеть примерно так:

Основные ошибки

При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

  • Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
  • На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
  • На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
  • При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
  • Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
  • С 1 июля 2018 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
  • Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

С первого июля 2018 года заверять копию трудовой книжки нужно по правилам нового ГОСТа

С первого июля 2018 года заверять копию трудовой книжки нужно по правилам нового ГОСТа. В чем различия новых и старых правил, кто обязан применять новый ГОСТ?

С первого июля 2018 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В результате с указанной даты работодателям нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.

В настоящее время при заверении копий документов, в том числе трудовых книжек, применяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003).

Заверение трудовой книжки выглядит так.

Ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения.

Таким образом, взамен ГОСТ Р 6.30-2003 на заверение копий трудовых книжек с 01.07.2018 будут распространяться положения нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Новый порядок заверения копий документов действует для случаев, когда копии предоставляются в другие организации. И это в том числе относится к копиям трудовых книжек работников, которые им требуются как раз для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж в сторонних учреждениях.
Отличие состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), которая заверяется печатью организации.

Пример.

Верно

Инспектор службы кадров ______ Иванов _____ И.И. Иванов

Подлинник документа находится в ООО «Актив» в деле № 2314 за 2014 год.

Вместе с тем по общему правилу стандартизация в РФ основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее – Закон № 162-ФЗ).
Документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено законодательством Российской Федерации (ч. 1 ст. 26 Закона № 162-ФЗ).

Однако статья 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя по письменному заявлению сотрудника предоставлять ему копии документов, связанных с работой. При этом в данной норме отдельно оговорено, что копии документов должны быть заверены надлежащим образом.

Специальной ответственности за то, что работодатель неправильно заверил копию «кадрового» документа, с одной стороны, не предусмотрено. С другой — ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной — у сотрудника ее не примут.

Также, согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Поэтому, если работодатель неверно заверит копию трудовой книжки, такое деяние можно квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК. Соответственно, компания может быть привлечена к ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *